Tổng đài VoIP là gì?

Tổng đài VoIP (Giao thức Thoại qua Internet) là một loại hệ thống điện thoại ảo sử dụng Internet, không phải dây đồng vật lý của PSTN, để quản lý các cuộc gọi vào và ra. Tổng đài VoIP còn được gọi là điện thoại ảo, gọi trực tuyến và điện thoại IP.

Ngoài việc dựa vào kết nối Internet để thực hiện và nhận các cuộc gọi bên ngoài và bên trong, một trong những khía cạnh lớn nhất tách Tổng đài VoIP khỏi Tổng đài PBX là tính di động.

Vì Tổng đài VoIP không cần mạng điện thoại vật lý trong nhà để hoạt động, người dùng Tổng đài VoIP về cơ bản có thể mang theo toàn bộ hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp nhỏ của họ mọi lúc mọi nơi. Cuộc gọi Tổng đài VoIP hoạt động ở mọi nơi có truy cập Internet chất lượng (với băng thông tối thiểu 90-100 kbps.)

Điều này cũng có nghĩa là giao tiếp Tổng đài VoIP có thể truy cập được trên mọi thiết bị, cho dù đó là máy tính để bàn tại văn phòng, máy tính xách tay ở nhà hay thậm chí là điện thoại di động của bạn thông qua ứng dụng di động iOS và Android.

Tổng đài VoIP hoạt động như thế nào?

Hãy nhanh chóng thảo luận về cách thức hoạt động của Tổng đài VoIP.

Như đã thấy trong hình trên, khi người dùng cuối bắt đầu cuộc gọi, âm thanh giọng nói của họ được chia thành nhiều gói dữ liệu nhỏ, sau đó được gửi qua Internet.

Lưu ý rằng trong quá trình truyền, các gói dữ liệu thoại này bị xáo trộn. Để ngăn không cho người ở đầu dây bên kia nghe thấy tiếng vô nghĩa, các gói dữ liệu sẽ tập hợp lại theo đúng thứ tự trước khi chúng được phát cho người nhận cuộc gọi. Quá trình này được lặp đi lặp lại trong suốt cuộc trò chuyện.

Tóm lại, Tổng đài VoIP:

• Sử dụng Internet băng thông rộng để tạo điều kiện liên lạc bằng giọng nói

• Không giới hạn ở một vị trí thực tế duy nhất
• Có thể được truy cập trên nhiều thiết bị

Tổng đài là gì?

Tổng đài PBX (Private Branch Exchange) là một loại hệ thống điện thoại nội bộ, dựa trên tiền đề, sử dụng PSTN (Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng) truyền thống để hỗ trợ các cuộc gọi thoại.

Hãy coi hệ thống Tổng đài PBX truyền thống tương tự như điện thoại cố định, ở chỗ nó dựa vào chuyển mạch kênh và dây đồng để gửi và nhận cuộc gọi. Trong khi điện thoại cố định thường hỗ trợ các cuộc gọi cá nhân giữa hai bên, Tổng đài PBX được thiết kế cho các doanh nghiệp quy mô lớn sở hữu và vận hành mạng dữ liệu điện thoại riêng của họ.

Với Tổng đài PBX, các công ty có thể tránh phải trả tiền cho các mạng điện thoại cho các đường dây điện thoại bổ sung. Họ cũng sẽ có quyền kiểm soát tổng thể tốt hơn đối với hệ thống điện thoại doanh nghiệp của mình, vì hệ thống này thực tế nằm trong tòa nhà văn phòng của doanh nghiệp sử dụng nó.

Điều này có nghĩa là các hệ thống Tổng đài PBX tiêu chuẩn được cố định ở một vị trí duy nhất và chỉ có thể được truy cập trên các thiết bị được kết nối với nó.

Tóm lại, Tổng đài PBX:

• Dựa vào phần cứng vật lý, tại chỗ của PSTN để hỗ trợ các cuộc gọi điện thoại
• Được cố định ở một vị trí (khu vực đặt phần cứng)
• Có thể truy cập các tính năng Tổng đài VoIP thông qua SIP Trunking hoặc Hosted Tổng đài PBX

So sánh chi tiết Tổng đài PBX vs Tổng đài VoIP: 

Bây giờ bạn đã hiểu sự khác biệt chính giữa Tổng đài PBX và Tổng đài VoIP, hãy xem xét kỹ hơn các tính năng, chi phí, phần cứng, quy trình thiết lập và độ tin cậy của từng tùy chọn.

Các tính năng khả dụng

Các hệ thống điện thoại Tổng đài PBX có các tính năng hạn chế so với các giải pháp Tổng đài VoIP, nhưng nếu cuộc gọi thoại không phải là kênh liên lạc được sử dụng nhiều nhất trong doanh nghiệp của bạn, thì đây có thể không phải là một công cụ giải quyết vấn đề.

Các tính năng tổng đài chính

Các hệ thống Tổng đài PBX tại chỗ chỉ cung cấp các tính năng điện thoại cơ bản nhất, bao gồm:

• Gọi thoại
• Khả năng chuyển cuộc gọi
• Giữ cuộc gọi/Chờ cuộc gọi
• thư thoại
• Người gọi ID
• Fax
• Hội nghị âm thanh điện thoại
• Chặn cuộc gọi

Một lần nữa, các tính năng này sẽ chỉ có thể truy cập được trên chính điện thoại bàn. Các mẫu mới hơn có màn hình LCD màu cho phép người dùng lập trình/truy cập các tính năng này. Một số giải pháp Tổng đài PBX có thể cung cấp ghi âm cuộc gọi, nhưng nó không được coi là tính năng Tổng đài PBX “tiêu chuẩn”.

Các tính năng chính của Tổng đài VoIP

Các nhóm cần một bộ tính năng mạnh mẽ hoặc muốn truy cập vào các khả năng của hệ thống điện thoại tiên tiến mà lực lượng lao động ngày nay mong đợi, chắc chắn nên chọn giải pháp Tổng đài VoIP.

Gọi điện và quản lý cuộc gọi Các tính năng Tổng đài VoIP bao gồm:

• IVR và ACD
• Chuyển tiếp cuộc gọi (Tìm tôi, Theo dõi tôi)
• Phiên âm thư thoại
• Các chế độ quay số đi tự động (Power, Predictive, v.v.)
• Call Parking, Call Flip, Hot Desking
• Xếp hàng cuộc gọi và gọi lại tự động
• Chiến lược định tuyến cuộc gọi (Vòng quay, Dựa trên danh sách, Dựa trên thời gian, Dựa trên kỹ năng, v.v.)
• Ghi âm và Phiên âm cuộc gọi
• Giám sát cuộc gọi, Gọi sà lan, Gọi thì thầm

Ngoài các tính năng liên quan đến gọi thoại, Tổng đài VoIP cung cấp liên lạc hợp nhất với các kênh như:

• Gọi video với tính năng chia sẻ màn hình, bảng trắng ảo, ghi âm cuộc họp, v.v.
• Nhắn tin tức thì với chia sẻ tệp và đồng bộ hóa thời gian thực, đề cập của người dùng, kênh, cập nhật hiện diện của người dùng, v.v.)
• Nhắn tin SMS kinh doanh
• Fax ảo
• Tích hợp truyền thông xã hội

Chi phí và Giá cả

Mặc dù Tổng đài VoIP có khoản đầu tư trả trước thấp hơn nhiều so với Tổng đài PBX, nhưng tùy thuộc vào nhà cung cấp, gói, tính năng và số lượng người dùng bạn cần, tổng chi phí Tổng đài VoIP có thể tăng lên nhanh chóng.

Mặc dù chi phí Tổng đài VoIP có thể cao hơn so với dự đoán ban đầu nhưng chúng vẫn mang lại khoản tiết kiệm rất lớn so với hệ thống điện thoại Tổng đài PBX tại chỗ.

Phần cứng, Cài đặt và Thiết lập

Mặc dù Tổng đài VoIP yêu cầu ít phần cứng/thiết bị hơn đáng kể để hoạt động so với Tổng đài PBX, nhưng vẫn có một số thứ bạn cần. Quá trình cài đặt Tổng đài VoIP ngắn hơn nhiều so với quá trình thiết lập Tổng đài PBX, nhưng lưu ý rằng nó sẽ yêu cầu đào tạo nhân viên nhiều hơn so với điện thoại cố định Tổng đài PBX truyền thống.

Quy trình cài đặt và phần cứng Tổng đài PBX cần thiết

Không có gì ngạc nhiên khi hệ thống Tổng đài PBX dựa trên tiền đề yêu cầu nhiều phần cứng và đi kèm với quá trình cài đặt kéo dài.

Phần cứng chính bao gồm:

• Điện thoại bàn
• Cáp và bộ chia
• modem
• Giắc cắm tường với mạch thích hợp
• Máy chủ Tổng đài PBX tại chỗ
• Nguồn điện dự phòng

Thiết bị Tổng đài VoIP và quy trình thiết lập

Các giải pháp Tổng đài VoIP có quy trình thiết lập và cài đặt đơn giản hơn nhiều so với Tổng đài PBX, đặc biệt là vì có ít phần cứng liên quan hơn.

Thiết bị Tổng đài VoIP cần thiết bao gồm:

• Bộ định tuyến, dây Ethernet và truy cập Internet
• Một bộ chuyển đổi PoE
• Một thiết bị (máy tính để bàn hoặc điện thoại di động) để vận hành hệ thống điện thoại trên
• Bộ điều hợp điện thoại tương tự (ATA) hoặc Cổng Tổng đài VoIP

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn thiết bị Tổng đài VoIP bổ sung như điện thoại IP để bàn, hệ thống loa và tai nghe.

Tùy thuộc vào độ phức tạp của hệ thống, điện thoại Tổng đài VoIP mới của bạn có thể được thiết lập và chạy trong một ngày làm việc.

Nói như vậy, các thành viên trong nhóm có thể mất một khoảng thời gian để tìm hiểu cách sử dụng các tính năng mới, truy cập cuộc gọi Tổng đài VoIP trên nhiều thiết bị và thiết lập các tính năng chính như đường dẫn luồng cuộc gọi IVR, lời chào và chiến lược định tuyến cuộc gọi. Để giải quyết vấn đề này, hãy tìm một nhà cung cấp cung cấp hỗ trợ 24/7 bên cạnh các hội thảo trên web đào tạo trực tiếp hoặc theo yêu cầu.

Chất lượng cuộc gọi và độ tin cậy

Tổng đài PBX có lợi thế rất nhỏ so với Tổng đài VoIP về độ tin cậy tổng thể, trong khi Tổng đài VoIP chiến thắng với biên độ hẹp khi nói đến chất lượng cuộc gọi.

Chất lượng cuộc gọi Tổng đài PBX và độ tin cậy

Điện thoại Tổng đài PBX tại chỗ có độ tin cậy cao với ít sự cố ngừng hoạt động vì chúng hoạt động thông qua hệ thống dây đồng của PSTN – mạng có ít vấn đề về độ ổn định hơn so với Internet.

Chất lượng cuộc gọi Tổng đài PBX, mặc dù phần lớn ổn định, có thể bị ảnh hưởng bởi tiếng vang, cuộc gọi bị gián đoạn và thậm chí cả thời tiết.

Chất lượng cuộc gọi Tổng đài VoIP và độ tin cậy

Tổng đài VoIP cung cấp âm thanh và video HD, cung cấp chất lượng cuộc gọi tổng thể cao hơn so với điện thoại truyền thống.

Hầu hết các hệ thống cũng có các tùy chọn âm thanh có thể tùy chỉnh, chẳng hạn như khử tiếng ồn xung quanh, loại bỏ tiếng ồn và kiểm tra âm thanh trước các cuộc gọi điện thoại hoặc hội nghị truyền hình.

Nhược điểm là công nghệ Tổng đài VoIP hoàn toàn phụ thuộc vào độ mạnh của kết nối Internet hiện tại, nghĩa là kết nối yếu có thể dẫn đến rớt cuộc gọi, giật hình và độ trễ.

Đối với dịch vụ Tổng đài VoIP không bị gián đoạn, bạn sẽ cần băng thông tối thiểu là 100kbps cho mỗi đường dây điện thoại. Nhiều công ty cũng lựa chọn nguồn điện dự phòng, nguồn này sẽ tự động khởi động trong trường hợp mất điện/dịch vụ.

Hướng dẫn giải quyết các sự cố Tổng đài VoIP phổ biến của chúng tôi cung cấp thêm thông tin về cách ngăn chặn hoặc khắc phục các sự cố tiềm ẩn về chất lượng cuộc gọi.

Xét về độ tin cậy tổng thể, các nhà cung cấp Tổng đài VoIP cung cấp thời gian hoạt động được đảm bảo tối thiểu là 99,9% (mặc dù 99,999% là tiêu chuẩn vàng). Độ tin cậy này là nhờ vào sự phụ thuộc của Tổng đài VoIP vào các mạng cấp nhà cung cấp dịch vụ, cũng như các trung tâm dữ liệu dự phòng về mặt địa lý.

Khả năng mở rộng và tính linh hoạt

Tổng đài VoIP cung cấp tính di động cao hơn nhiều so với Tổng đài PBX, bởi vì nó không bị ràng buộc với một vị trí hoặc một thiết bị. Mở rộng quy mô hệ thống Tổng đài PBX có nghĩa là nhiệm vụ tốn thời gian và thường tốn kém khi lắp đặt nhiều đường dây hơn – và thậm chí sau đó, bạn không thể mang nó ra khỏi văn phòng.

Khả năng mở rộng và tính linh hoạt của Tổng đài PBX

Ngoài quá trình cài đặt kéo dài, việc thêm các đường dây mới vào hệ thống Tổng đài PBX dựa trên tiền đề sẽ nhanh chóng trở nên đắt đỏ.

Để mở rộng dịch vụ điện thoại, bạn sẽ cần thuê kỹ thuật viên để lắp đặt thêm cáp, mua điện thoại cứng mới và xử lý khả năng gián đoạn đối với dịch vụ hiện tại của bạn.

“Khả năng mở rộng” của Tổng đài PBX thực sự chỉ có thể tiến xa. Không giống như Tổng đài VoIP, không có tính năng nâng cao bổ sung nào để truy cập và ngay cả việc lắp đặt đường dây điện thoại mới cũng không có nghĩa là các thành viên trong nhóm có thể truy cập điện thoại doanh nghiệp của họ ở bất kỳ đâu bên ngoài không gian văn phòng được chỉ định.

Khả năng mở rộng và tính linh hoạt của Tổng đài VoIP

Mở rộng quy mô hệ thống điện thoại Tổng đài VoIP của bạn thường đơn giản như nâng cấp gói của bạn lên tầng tiếp theo trong cổng trực tuyến của nhà cung cấp. Quản trị viên có thể thêm ngay các tính năng mới hoặc người dùng bổ sung (riêng lẻ hoặc theo nhóm 5-10 người, tùy thuộc vào nhà cung cấp.)

Không giống như Tổng đài PBX, không cần phải mua phần cứng bổ sung để phù hợp với việc nâng cấp Tổng đài VoIP. Nhược điểm tiềm năng duy nhất là, tùy thuộc vào nhà cung cấp và các gói có sẵn, cuối cùng bạn có thể trả tiền cho các tính năng trong các gói đi kèm mà bạn không cần.

Về tính linh hoạt, không có sự cạnh tranh nào giữa Tổng đài VoIP và Tổng đài PBX.

Tổng đài VoIP hoạt động trên nhiều thiết bị với tính năng đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực trên máy tính để bàn, điện thoại thông minh, ứng dụng di động iOS và Android, máy tính xách tay và thậm chí cả máy tính bảng. Tổng đài VoIP doanh nghiệp của bạn có thể đi bất cứ nơi nào nhóm của bạn làm.

Bảo vệ

Thật không may, cho dù bạn chọn Tổng đài PBX hay Tổng đài VoIP, doanh nghiệp của bạn không bao giờ được miễn nhiễm 100% khỏi tin tặc hoặc vi phạm dữ liệu.

Nói như vậy, nếu bạn sẵn sàng hy sinh tất cả chức năng, khả năng mở rộng và tính di động vì mục đích bảo mật, thì Tổng đài PBX có thể phù hợp với bạn.

Tổng đài PBX có an toàn không?

Tổng đài PBX dựa vào hệ thống dây đồng của PSTN, ít gặp sự cố bảo mật hơn đáng kể so với bất kỳ thiết bị nào chạy qua Internet (như Tổng đài VoIP). Bằng cách loại bỏ hoàn toàn Internet ra khỏi phương trình, việc lắp đặt tổng đài ảo PBX loại bỏ mọi mối đe dọa an ninh mạng.

Mối quan tâm bảo mật thực sự duy nhất cần lo lắng với Tổng đài PBX là nghe lén cấp FBI hoặc ai đó nghe lén cuộc gọi của bạn.

Tổng đài VoIP có an toàn không?

Bảo mật Tổng đài VoIP là một chủ đề nóng và nhiều doanh nghiệp có mối quan tâm chính đáng về mức độ riêng tư của dữ liệu của họ – và mức độ dễ bị tin tặc tấn công.

Mặc dù không nhà cung cấp nào có thể – hoặc nên – đảm bảo không có rủi ro vi phạm dữ liệu hoặc vi phạm quyền riêng tư, nhưng Tổng đài VoIP cung cấp tiêu chuẩn bảo mật cao hơn nhiều so với những gì bạn có thể dự đoán.

Các cân nhắc về bảo mật Tổng đài VoIP bao gồm:

• Mã hóa đầu cuối
• Xác thực hai yếu tố và bảo vệ bằng mật khẩu
• Giám sát mạng 24/7
• Thông báo theo thời gian thực về hoạt động đáng ngờ hoặc vấn đề bảo mật
• Thử nghiệm của bên thứ ba
• Chứng nhận tuân thủ và bảo mật của bên thứ ba (GDPR, HIPAA, PCI, SOC 2 Type 2, v.v.)

Tổng đài PBX: Ưu và nhược điểm

Bảng dưới đây phác thảo những ưu và nhược điểm hàng đầu của Tổng đài PBX.

Tổng đài VoIP: Ưu và nhược điểm

Bảng dưới đây phác thảo những ưu và nhược điểm hàng đầu của Tổng đài VoIP:

Tổng đài so với Tổng đài VoIP: Bạn nên chọn dịch vụ nào

Khi quyết định giữa Tổng đài VoIP và Tổng đài PBX, trong phần lớn các trường hợp, Tổng đài VoIP là lựa chọn tổng thể tốt hơn.

Tổng đài VoIP không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đáng kể so với tổng đài dựa trên tiền đề mà còn đi kèm với nhiều tính năng hơn, mức độ di động và khả năng mở rộng cao, các tiêu chuẩn bảo mật mạnh mẽ, v.v.

Các chuyên gia trong ngành cho biết các hệ thống điện thoại analog đang trên đà phát triển – vì vậy việc đầu tư vào một hệ thống Tổng đài PBX hoàn toàn mới, hoàn toàn dựa trên tiền đề thực sự chỉ có ý nghĩa đối với các tập đoàn cấp doanh nghiệp và các doanh nghiệp/lĩnh vực đang giải quyết các vấn đề bảo mật cấp cao.

Các hệ thống Tổng đài PBX của Dauso1900 được lưu trữ – giải pháp thay thế dựa trên đám mây cho Tổng đài PBX dựa trên tiền đề – đã bùng nổ về mức độ phổ biến. Dauso1900 cũng vậy, kết nối hệ thống điện thoại dựa trên tiền đề hiện có với đám mây, cho phép các nhóm truy cập vào các tính năng Tổng đài VoIP.

Tin tức liên quan

Những quy định khi chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel?

Điều kiện chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel

Quy trình yêu cầu tích hợp CRM với dịch vụ đầu số 1900