Tổng đài ảo IP, VoIP là dịch vụ tổng đài phát triển rộng rãi trong hoạt động kinh doanh hiện nay với vai trò kênh tương tác, kết nối trực tiếp với khách hàng.

Tổng đài IP là hệ thống tổng đài điện thoại triển khai trên nền tảng internet và sử dụng mạng Lan không cần sử dụng đường dây riêng. Mặt khác tổng đài VoIP là dịch vụ tổng đài điện thoại được phát triển nền tảng IP để thực hiện các cuộc gọi đến bất kỳ đầu số nào. Việc lắp đặt tổng đài VoIP giúp chuyển đổi tín hiệu thoại sang một dạng kỹ thuật số mới được truyền tải qua mạng LAN/WAN hoặc internet.

Tại sao nên sử dụng tổng đài ảo?

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo là giải pháp nghe – gọi trực tuyến bằng công nghệ hiện đại điện toán đám mây với mọi thông tin của khách hàng sẽ được lưu trữ trên hệ thống đám mây. Đặc biệt tổng đài ảo IP, VoIP có thể kết nối đa thiết bị ngoài thiết bị máy cứng như máy tính, điện thoại di động,….

Tổng đài ảo có nhiều tính năng vượt trội hơn so với tổng đài truyền thống như:

• Mở rộng máy nhánh không giới hạn: Doanh nghiệp cần phát triển mạng lưới dịch vụ tổng đài có thể trang bị thêm các máy nghe – gọi mà không tốn thêm chi phí
• Trả lời tự động (IVR): Có thể cài đặt lời chào, định tuyến cuộc gọi tự động.
• Điều hướng cuộc gọi theo Rule: Khách hàng gọi tới, cuộc gọi sẽ đổ chuông theo rule phân phối như ngẫu nhiên như người sale gần nhất, người có ít cuộc gọi nhất,….
• Lưu trữ – hiển thị thông tin: giúp các tư vấn viên dễ dàng nhận diện khi khách hàng gọi tới bằng cách nhìn nhanh lên màn hình để biết ai gọi tới, số điện thoại,….
• Kết nối nhiều đầu số: Doanh nghiệp có thể lựa chọn đầu số 1900 miễn phí, 1800 hoặc đầu số di động như 02xxx, 09xx.

Tổng đài ảo trở thành giải pháp hiện đại, thông minh giúp các doanh nghiệp xây dựng hình ảnh tính chuyên nghiệp, thúc đẩy hoạt động chăm sóc khách hàng. Đồng thời tăng tương tác và tăng trải nghiệm tốt với khách hàng.

Các bước cài đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp 

Cài đặt tổng đài ảo là bước quan trọng trước tiên để doanh nghiệp có thể vận hành, được thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Lựa chọn gói cước phù hợp

Doanh nghiệp cần tìm hiểu về các dịch vụ tổng đài. Khi lựa chọn gói cước, doanh nghiệp có thể yêu cầu bên cung cấp báo giá và các tính năng đi kèm để có thể so sánh chi tiết từ đó lựa chọn dịch vụ tương thích với quy mô và nhu cầu sử dụng.

Bước 2: Đăng ký đầu số tổng đài

Đầu số tổng đài như 02xx, 09xx, 1800xx/1900,… sẽ được phân chia theo tỉnh thành. Thông thường các doanh nghiệp sử dụng đầu số 1900 hoặc 1800 nhiều hơn để tăng nhận diện thương hiệu và tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Dịch vụ đầu số 1900 là dịch vụ mà đầu số chỉ có chức năng tiếp nhận cuộc gọi, không cho phép gọi ra. Doanh nghiệp đăng ký sử dụng dịch vụ được chi trả lại một phần cước phát sinh của khách hàng gọi vào. Thích hợp cho các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh… dùng làm hotline dịch vụ tư vấn, chăm sóc khách hàng, bán hàng hoặc các chương trình thương mại, giải trí cung cấp nội dung …

Bước 3: Mua tổng đài IP

Tổng đài IP là trung cấp của giải pháp giúp kết nối đầu số và các thiết bị cuối để hệ thống dịch vụ tổng đài hoàn chỉnh, thực hiện các cuộc gọi ra – vào. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổng đài IP theo số lượng thiết bị cần sử dụng như:

• Máy chủ Server
• Card giao tiếp với bưu điện

Những thiết bị này giống như tổng đài IP phần cứng nhưng doanh nghiệp lại có thể tùy biến theo đặc thù của doanh nghiệp và sự thay đổi của công nghệ.

Bước 4: Mua thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối được dùng để thích hợp số và dịch vụ tổng đài kết nối với những đầu số của khách hàng. Hiện nay có các dạng thiết bị là:

• Điện thoại IP
• Điện thoại wifi
• Điện thoại tiếp tân
• Phần mềm Softphone trên PC
• Phần mềm Softphone đến smartphone

Trên đây là những bước cơ bản để doanh nghiệp thực hiện cài đặt tổng đài ảo. Sau khi đã thiết lập tổng đài ảo hoàn tất, bạn nên kiểm tra kết nối mạng và thực hiện các cuộc gọi thử để xác nhận hệ thống đã hoạt động, chất lượng âm thanh đã tốt chưa.

Tin tức liên quan

Những quy định khi chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel?

Điều kiện chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel

Quy trình yêu cầu tích hợp CRM với dịch vụ đầu số 1900