Tổng Đài Nội Bộ Là Gì? Lợi Ích Và Mô Hình Tổng Đài Nội Bộ Tại Việt Nam

admin Tháng Tư 6, 2020

Tổng đài nội bộ là gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu hơn về những mô hình tổng đài này ở Việt Nam.

Định Nghĩa

Hệ thống tổng đài nội bộ chính là một phần không thể thiếu trong việc quản lý của các doanh nghiệp. Việc giao tiếp giữa những bộ phận, phòng ban trong công ty, việc này thường chiếm rất nhiều thời gian làm việc tại công ty vì vậy doanh nghiệp cần có hệ thống tổng đài nội bộ cho mình. Trên thực tế, một doanh nghiệp không thể tốn quá nhiều thời gian cho việc trao đổi, liên hệ giữa từng nhân việc một với nhau được.

Tổng đài nội bộ là từ tiếng Việt được dịch ra từ Private Branch Exchange, viết tắt là PBX – là hệ thống giúp cho những thiết bị đầu cuối có thể thực hiện các cuộc gọi để liên lạc với nhau và có thể thực hiện cuộc gọi đi trên một số đường thuê bao.

Tổng Đài Nội Bộ Là Gì? Lợi Ích Và Mô Hình Tổng Đài Nội Bộ Tại Việt Nam

Nói một cách dễ hiểu thì đây chính là một dạng mạng điện thoại riêng chỉ được sử dụng, nhận cuộc gọi và gọi đi trong phạm vi của một công ty.

Các nhân viên có thể kết nối và gọi điện với nhau miễn phí trong hệ thống tổng đài nội bộ của công ty. Và tổng đài này cũng hỗ trợ doanh nghiệp có khả năng kết nối được nhiều chi nhánh để liên lạc ở nhiều khu vực xa nhau của công ty.

Lợi Ích Khi Sử Dụng Tổng Đài Nội Bộ Cho Doanh Nghiệp

2.1. Có Thể Nghe Gọi Nội Bộ Trong Công Ty Hoàn Toàn Miễn Phí

Các nhân viên có thể sử dụng tổng đài nội bộ để đàm thoại miễn phí với nhiều người trong công ty mà không bị mất bất kì một chi phí nào. Như vậy doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một lượng lớn chi phí.

Các doanh nghiệp hãy thử tính xem nếu như một nhân viên giao tiếp với các khách hàng bằng điện thoại với cước phí thông thường thì đó thực sự là một khoản chi phí rất lớn, rất tốn kém

2.2 Có Thể Kết Nối Thông Tin Liên Lạc Được Tốt Hơn Giữa Những Nhân Viên

Tổng đài nội bộ có thể giúp những phòng ban trong nội bộ công ty tương tác với nhau được nhanh chóng, gọn lẹ hơn. Những thông tin này được truyền tải đi một cách trực tiếp và ngay lập tức, việc này sẽ giúp cho tiến độ công việc được thực hiện một cách liên tục. Đây là ưu điểm mà những phần mềm như nhắn tin hay chat nhóm không thể thực hiện được.

2.3. Những Lợi Ích Bổ Sung Khác

Tổng đài nội bộ sẽ bảo mật những cuộc gọi nội bộ rất tốt. Vì những cuộc gọi này có rất ích sự can thiệp từ phía bên ngoài. Ưu điểm này sẽ rất có lợi cho doanh nghiệp, những tổ chức cần sự bảo vệ thông tin nội bộ tuyệt đối.

Có khả năng chặn những cuộc gọi mà phía doanh nghiệp không mong muốn ra bên ngoài để có thể giảm thiểu được các chi phí phát sinh.

Quản lý được các chi phí: thông qua Account dùng để quản lý, xem lại các lịch sử cuộc gọi cá nhân.

Có thể tích hợp được VoIP để có thể liên kết được giữa những trụ sở của các công ty với nhau, giảm thêm nhiều chi phí

Tích hợp những lời chào khi quý khách hàng gọi tới. Cài đặt được kịch bản đổ chuông cho những máy nhánh trong nội bộ công ty.

Bạn có thể tìm hiểu cách hoạt động của hệ thống PBX trong bài viết Hệ Thống Điện Thoại PBX Hoạt Động Như Thế Nào?

Những Mô Hình Tổng Đài Nội Bộ Ở Việt Nam

1/ Đầu Tiên Là Tổng Đài Nội Bộ Trung Tâm

Đây chính là hệ thống tổng đài với thiết kế có nhiều đường line đơn giản, giá thành rẻ tiền rất thích hợp với những doanh nghiệp nhỏ. Tổng đài mô hình này có thể cung cấp cho doanh nghiệp bạn từ 3 đến 8 line:

Đây là cơ sở có thể liên lạc tốt và các cuộc gọi có thể được giữ lại.

Cho phép người sử dụng có những sự lựa chọn một luồng hoặc đến các máy nhánh bằng cách nhấn một nút cụ thể.

Có thể chuyển cuộc gọi đến một số nhân viên trực tổng đài cố định

Mô hình tổng đài này có giá thành thấp nhất so với bất kỳ hệ thống tổng đài nội bộ nhiều đường thoại khác.

2/ Hệ Thống Lai Giữa Tổng Đài Điện Thoại Với Tổng Đài Qua Mạng Internet

Là sự kết hợp giữa tổng đài 1900 nội bộ kiểu truyền thống với tổng đài điện thoại theo kiểu công nghệ VoIP hiện đại.

Những cuộc gọi nội bộ vẫn được thực hiện như những hệ thống khác. Tuy nhiên có điểm khác biệt là các cuộc gọi có thể được thực hiện qua internet.

Những cuộc gọi được thực hiện qua internet sẽ có chi phí rẻ hơn rất nhiều.

Mô hình này là sự kết hợp giữa công nghệ hiện đại và những thiết bị cũ sẽ giúp cho chi phí triển khai sử dụng tổng đài giảm đáng kể.

Dịch vụ đầu số 1900 là dịch vụ mà đầu số chỉ có chức năng tiếp nhận cuộc gọi, không cho phép gọi ra. Doanh nghiệp đăng ký sử dụng dịch vụ được chi trả lại một phần cước phát sinh của khách hàng gọi vào. Thích hợp cho các doanh nghiệp, tổ chức dùng cho dịch vụ tư vấn hoặc các chương trình thương mại, giải trí cung cấp nội dung, chăm sóc khách hàng, bán hàng…