Đối với các văn phòng hiện đại, giao tiếp hợp lý là điều cần thiết. Cho dù giao dịch viễn thông nội bộ hay bên ngoài, doanh nghiệp cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng giúp mọi người kết nối dễ dàng. Các nhà quản lý văn phòng đang tìm kiếm các tính năng điện thoại doanh nghiệp này chắc chắn sẽ bắt gặp các hệ thống điện thoại PBX trong danh mục của các nhà sản xuất lớn. Vậy, hệ thống điện thoại PBX là gì?

HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI PBX LÀ GÌ?

PBX là viết tắt của Private branch exchange. Hệ thống điện thoại PBX là một mạng điện thoại riêng hỗ trợ một loạt các tính năng hữu ích trong khi vẫn cho phép dịch vụ điện thoại nói chung.

Tính năng cần có của một hệ thống PBX là gì? Hầu hết mọi người đã quen thuộc với nhiều tính năng mà hệ thống điện thoại PBX cung cấp:

QUAY SỐ MỞ RỘNG

Hệ thống điện thoại PBX cho phép toàn bộ văn phòng chia sẻ một số điện thoại trong khi chỉ định các tiện ích mở rộng duy nhất cho mỗi nhân viên trong văn phòng. Điều này giúp các cuộc gọi đến dễ dàng hơn nhiều để đạt được mục tiêu dự định của họ trong khi đơn giản hóa trải nghiệm gọi điện.

CÀI ĐẶT GIỜ LÀM VIỆC

Các giải pháp điện thoại PBX có thể định tuyến các cuộc gọi kinh doanh ngoài giờ đến các số điện thoại khác nhau theo các mã được đặt trước. Điều này cho phép các văn phòng lớn, nhiều chi nhánh định tuyến các cuộc gọi ngoài giờ đến các chi nhánh vẫn đang mở hoặc đến đường dây hỗ trợ khách hàng 24/7.

HÀNG ĐỢI NGƯỜI GỌI

Không ai thích phải đợi, nhưng thật tuyệt khi biết bạn có thể chờ đợi bao lâu. Hệ thống điện thoại PBX có thể cho người gọi đến biết họ sẽ đợi bao lâu cho đến khi một nhà điều hành kết nối, cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách quản lý kỳ vọng.

HỘI NGHỊ CUỘC GỌI

Các cuộc gọi hội nghị là trung tâm cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào ngoài một quy mô nhất định. Hệ thống điện thoại PBX cho phép người dùng thiết lập các cuộc gọi hội nghị một cách dễ dàng, hợp lý hóa các cuộc họp và cải thiện năng suất văn phòng.

THƯ THOẠI ĐẾN EMAIL

Với hệ thống điện thoại PBX có kết nối internet, người dùng có thể đặt hệ thống để chuyển hướng thư thoại đến trực tiếp đến địa chỉ email của người dùng. Điều này hợp nhất giao tiếp trên nhiều nền tảng và giúp người dùng truy cập vào các tin nhắn quan trọng nhanh hơn.

GHI ÂM CUỘC GỌI VÀ HỒ SƠ ĐIỆN THOẠI CHI TIẾT

Hệ thống PBX giúp quản trị viên dễ dàng theo dõi, ghi âm và phân tích các cuộc gọi điện thoại hơn nhiều. Một trong những cách sử dụng phổ biến nhất để ghi âm cuộc gọi là thu thập tài liệu để đào tạo nhân viên dịch vụ khách hàng mới. Nhưng các cuộc gọi được lưu trữ cũng có thể giúp các tổ chức trì hoãn trách nhiệm pháp lý khi trả lời kiện tụng.

CHỨC NĂNG PBX LÀ GÌ?

Như đã đề cập, các chức năng của một tổng đài PBX có thể rất phức tạp, nhưng đây là những tính năng cần thiết:

• Sử dụng nhiều đường dây điện thoại trong một tổ chức

• Quản lý các cuộc gọi đi và đến

• Tách một đường dây điện thoại thành một số đường dây nội bộ, được xác định thông qua các số có ba hoặc bốn chữ số được gọi là tiện ích mở rộng và chuyển cuộc gọi sang đường dây nội bộ phù hợp

• Liên lạc qua điện thoại nội bộ

• Gọi điện thoại qua VoIP (giao thức thoại qua internet), có một số lượng lớn các tính năng và cải tiến so với điện thoại truyền thống, nổi bật nhất là tiết kiệm chi phí

• Giao diện chất lượng với khách hàng thông qua các tính năng như ghi âm cuộc gọi, thư thoại, IVR (phản hồi bằng giọng nói tương tác), v.v.

• Phản hồi tự động, tự động hướng người dùng đến các dòng thích hợp nhất thông qua menu giọng nói

Note: Một hệ thống PBX là những gì cho phép tất cả các phòng ban của một tổ chức đạt được từ một số điện thoại. Điều này tiết kiệm tiền của công ty vì nó chỉ cần một đường dây điện thoại duy nhất.

THỐNG PBX ĐIỆN THOẠI HOẠT ĐỘNG NHƯ THẾ NÀO?

Trước đây, các hệ thống tổng đài PBX dựa trên các thiết bị chuyển mạch analog phức tạp được điều khiển bởi các nhà khai thác điện thoại. Các hệ thống hiện đại sử dụng hệ thống thoại qua IP (VoIP) để gửi tín hiệu kỹ thuật số đến và từ người dùng. Công nghệ VoIP là chìa khóa để truy cập các tính năng tiên tiến nhất mà các hệ thống PBX phải cung cấp. Chẳng hạn như thư thoại đến email.

Khi hệ thống chuyển đổi cuộc gọi đến thành tín hiệu số, hệ thống có thể quản lý tín hiệu giống như bất kỳ thông tin kỹ thuật số nào khác. Mua đầu số hotline 1900 cũng là giải pháp trung lập nền tảng để chuyển đổi và định tuyến các cuộc gọi đến gần như bất kỳ thiết bị nào.

Duy trì một hệ thống điện thoại PBX kỹ thuật số tại chỗ đòi hỏi một khoản đầu tư đáng kể. Thiết bị có thể đắt tiền và chỉ những chuyên gia được đào tạo chuyên sâu mới có thể sửa chữa, bảo trì hoặc cập nhật các hệ thống này.

Do đó, PBX không phải là câu trả lời một kích cỡ phù hợp cho tất cả. Các tổ chức có thể thay thế tận dụng các giải pháp tổng đài được lưu trữ thông qua một nhà cung cấp dịch vụ được quản lý mà không phải đầu tư lớn. Thay vào đó, nhà cung cấp cung cấp cơ sở hạ tầng tổng đài như một dịch vụ và tổ chức trả phí hàng tháng cho việc sử dụng nó, bỏ qua nhu cầu thuê và đào tạo các chuyên gia CNTT cho mục đích này.

CÓ NÊN CÓ HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI PBX TRONG VĂN PHÒNG KHÔNG?

Các doanh nghiệp lớn cần hệ thống điện thoại PBX để tổ chức đầy đủ cơ sở hạ tầng viễn thông. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể hưởng lợi từ cơ sở hạ tầng tổng đài, nhưng nhìn chung sẽ kiếm được giá trị lớn hơn từ các giải pháp lưu trữ thay vì các hệ thống tại chỗ đắt tiền.

Các tổ chức dựa vào các cuộc gọi đến hoặc đi sẽ nhận thấy những lợi ích rõ ràng, ngay lập tức sau khi chuyển sang hệ thống điện thoại PBX. Cải thiện chức năng và chi phí điện thoại thấp hơn làm cho hệ thống PBX kỹ thuật số trở thành tài sản quý giá cho các quy trình kinh doanh tập trung vào điện thoại.

Tương tự, các tổ chức muốn triển khai các tính năng hỗ trợ khách hàng qua điện thoại rộng rãi sẽ cần triển khai hệ thống PBX để thực hiện điều đó. Một hệ thống để định tuyến hiệu quả các cuộc gọi trong thời gian cao điểm đảm bảo cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ khách hàng không đau đớn trong khi đảm bảo rằng các cuộc gọi nội bộ được xử lý riêng.

PBX CÓ PHÙ HỢP VỚI DOANH NGHIỆP KHÔNG?

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, các giải pháp tổng đài PBX được lưu trữ đòi hỏi ít hoặc không cần đầu tư trực tiếp và các nhà cung cấp được quản lý cung cấp một loạt các kế hoạch linh hoạt dựa trên việc sử dụng dịch vụ thực tế. Bạn có thể tìm hiểu Tổng đài điện thoại PBX, IP, VOIP: Tìm hiểu cơ bản về hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Tiềm năng triển khai các giải pháp viễn thông cấp doanh nghiệp theo cách có thể mở rộng khiến nó trở nên hấp dẫn đối với hầu hết mọi tổ chức.

Tin tức liên quan

Những quy định khi chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel?

Điều kiện chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel

Quy trình yêu cầu tích hợp CRM với dịch vụ đầu số 1900