Tổng đài điện toán đám mây là gì?

admin Tháng Chín 8, 2022

Hệ thống tổng đài PBX được lưu trữ trên nền tảng đám mây ngày càng trở nên phổ biến với khả năng bổ sung một hệ thống điện thoại mạnh mẽ có tất cả các tính năng và công cụ người dùng cần mà không phải cài đặt hoặc bảo trì bất kỳ thiết bị nào.

Tuy nhiên trước khi quyết định xem hệ thống tổng đài điện toán đám mây có phù hợp với doanh nghiệp của người dùng hay không, điều quan trọng là phải hiểu chính xác hệ thống tổng đài điện toán đám mây là gì, cách nó hoạt động và những ưu và nhược điểm.

Tổng đài điện toán đám mây là gì?

Hệ thống tổng đài chi nhánh riêng (PBX) là mạng điện thoại cấp doanh nghiệp cho phép liên lạc cả trong và ngoài doanh nghiệp của người dùng. Hệ thống điện thoại doanh nghiệp khác với các dịch vụ dân dụng hoặc di động ở chỗ nó có các dịch vụ bổ sung, thường bao gồm cuộc gọi hội nghị, quay số máy lẻ, cài đặt giờ làm việc để định tuyến các cuộc gọi ngoài giờ…

Hệ thống tổng đài PBX được lưu trữ trên đám mây là một lựa chọn hệ thống điện thoại kinh doanh hiệu quả về chi phí.
Các hệ thống được lưu trữ trên đám mây cung cấp nhiều lựa chọn các tính năng có giá trị và dịch vụ nhất quán.
Nếu người dùng không có kết nối internet đáng tin cậy, hệ thống tổng đài điện toán đám mây có thể không phù hợp với doanh nghiệp của người dùng.

Cloud PBX, còn được gọi là PBX là một giải pháp PBX dựa trên IP được cung cấp và truy cập hoàn toàn thông qua internet. Thay vì lưu trữ phần mềm trên máy chủ như cách các hệ thống kỹ thuật số làm, tổng đài điện toán đám mây lưu trữ tất cả phần mềm và dữ liệu trên đám mây.

Hệ thống tổng đài điện toán đám mây là một giải pháp điện thoại dành cho doanh nghiệp được cung cấp bởi kết nối internet. Tất cả phần mềm và dữ liệu đều được lưu trữ trên đám mây. Hệ thống tổng đài điện toán đám mây cung cấp các tính năng có giá trị, như người tham dự tự động, hàng đợi cuộc gọi, quay số mở rộng và gọi điện hội nghị.

So sánh tổng đài kỹ thuật số với đám mây

Hệ thống tổng đài điện thoại đám mây là một nhánh của hệ thống tổng đài kỹ thuật số. Các hệ thống này cung cấp cùng mức chức năng nhưng khác nhau về vị trí đặt thiết bị và cách bảo trì thiết bị.

Hệ thống điện thoại tại chỗ có thiết bị PBX được đặt trong phần cứng lớn được lưu trữ tại chỗ. Hệ thống tại chỗ có thể rất tốn kém vì kích thước và yêu cầu của chúng đối với một cơ sở lưu trữ đặc biệt. Các công ty cũng đang quan tâm đến việc bảo trì thường xuyên tốn kém, vì máy móc rất phức tạp và đòi hỏi sự chăm sóc của chuyên gia.

Hệ thống điện thoại PBX kỹ thuật số được giám sát bằng cách sử dụng một tổng đài PBX. Tổng đài xử lý kết nối giữa các điện thoại để tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc gọi và kiểm soát nhiều tính năng của hệ thống điện thoại cấp doanh nghiệp.

Cloud PBX nhận tất cả các chức năng của một hệ thống kỹ thuật số và chuyển nó vào một không gian ảo, loại bỏ nhu cầu về phần cứng và thiết bị khác, giúp người dùng tiết kiệm tiền lắp đặt và bảo trì. Các hệ thống PBX được lưu trữ đã trở nên phổ biến phần lớn vì chúng dễ sử dụng hơn và cung cấp tất cả các chức năng của một nền tảng PBX kỹ thuật số mà không yêu cầu thiết bị rườm rà, tốn kém.

Hệ thống điện thoại PBX kỹ thuật số là một giải pháp tại chỗ, có nghĩa là tất cả thiết bị được lưu trữ trên các máy chủ bên trong doanh nghiệp của người dùng. Hệ thống tổng đài điện toán đám mây không yêu cầu thiết bị vật lý. Tất cả các thiết bị được lưu trữ trên đám mây, làm cho nó trở thành một tùy chọn linh hoạt hơn nhiều.

Nội dung tham khảo thêm:

8 TÍNH NĂNG HÀNG ĐẦU TRONG TRUNG TÂM LIÊN LẠC ĐÁM MÂY

Tổng đài điện toán đám mây hoạt động như thế nào?

Cloud PBX là một hệ thống điện thoại internet bao gồm cả thiết bị PBX và cung cấp dịch vụ điện thoại của người dùng. Điện thoại bàn của người dùng cắm vào bộ định tuyến và mọi cuộc gọi, tín hiệu và tính năng đều được xử lý thông qua một máy chủ tại vị trí thực của nhà cung cấp.

PBX chịu trách nhiệm định tuyến các cuộc gọi đến, cho phép chuyển cuộc gọi đến các phần mở rộng khác và chạy tất cả các tính năng liên lạc của hệ thống điện thoại của người dùng, chẳng hạn như chờ cuộc gọi và thư thoại. Hệ thống của người dùng có thể được quản lý bằng luồng cuộc gọi, là một tập hợp các tính năng và quy tắc mà người dùng gán cho một số điện thoại nhất định.

Trong hệ thống tổng đài điện toán đám mây, tất cả phần mềm và dữ liệu đều được lưu trữ trên đám mây. Thiết bị PBX hỗ trợ tất cả các dịch vụ điện thoại và cho phép các tính năng như chờ cuộc gọi và thư thoại.

Cách sử dụng luồng cuộc gọi

Luồng cuộc gọi giúp người dùng quản lý cách định tuyến các cuộc gọi của mình. Cấu hình luồng cuộc gọi cho phép người dùng kiểm soát thời gian, địa điểm và cách thức các cuộc gọi đến thông qua các đường dây điện thoại doanh nghiệp chính của người dùng. Điều này có nghĩa là người dùng có thể đặt giờ làm việc nhất định để nhận cuộc gọi, xem vị trí của người gọi hoặc kiểm soát người nhận cuộc gọi. Giao diện luồng cuộc gọi khác nhau tùy theo nhà cung cấp, nhưng hầu hết đều cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh tương tự cho giải pháp PBX được lưu trữ của người dùng.

Luồng cuộc gọi về cơ bản là cách quản lý các cuộc gọi đến đường dây điện thoại doanh nghiệp của người dùng. Bạn có thể kiểm soát địa điểm, thời điểm và cách thức xử lý các cuộc gọi với hệ thống của mình.

Các lợi ích của tổng đài điện toán đám mây là gì?

Giá thấp

Lợi ích lớn nhất của hệ thống tổng đài điện toán đám mây được lưu trữ trên máy chủ là chi phí thấp. Vì hệ thống PBX được lưu trữ trên máy chủ được cung cấp dưới dạng dịch vụ, người dùng không phải mua bất kỳ thiết bị vật lý nào; thiết bị duy nhất người dùng có thể cần là điện thoại để bàn hỗ trợ VoIP.

Người dùng cũng có tùy chọn định tuyến tất cả các cuộc gọi đến điện thoại di động của nhân viên. Tất cả các dịch vụ và tính năng của người dùng được lưu trữ đầy đủ trên đám mây và được duy trì bởi nhà cung cấp của người dùng, có nghĩa là chi phí dịch vụ điện thoại của người dùng bao gồm các bản cập nhật và bảo trì thường xuyên. Hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp các cổng trực tuyến mà qua đó người dùng có thể quản lý các đường dây điện thoại, các bản cập nhật và nhu cầu bảo trì.

Giải pháp PBX được lưu trữ cũng cho phép người dùng kiểm soát đáng kể số tiền người dùng phải trả, vì người dùng chỉ trả tiền cho các tính năng và đường dây điện thoại người dùng cần. Ngoài ra, hầu hết các hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ trên đám mây đều cung cấp tính năng gọi điện trong nước không giới hạn, đảm bảo nhân viên có thể sử dụng điện thoại bao lâu họ muốn mà không bao giờ phải lo lắng về việc tăng thêm phí.

Tính năng và tính linh hoạt

Hệ thống tổng đài PBX dựa trên đám mây mang lại những lợi ích đáng kể về tính năng và tính linh hoạt. Khi thế giới ngày càng chuyển sang các môi trường làm việc linh hoạt và phi truyền thống, nó đã trở thành một ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp để có thể tiếp cận mọi lúc mọi nơi. Giải pháp được lưu trữ trên máy chủ cho phép người dùng thực hiện các cuộc gọi công việc qua điện thoại thông minh hoặc máy tính của mình miễn là người dùng có kết nối internet, vì vậy nếu người dùng đang nghĩ đến việc chuyển doanh nghiệp của mình đến một địa điểm mới, người dùng sẽ không phải lo lắng về việc gắn bất kỳ thiết bị nào ( ngoại trừ điện thoại).

Nhân viên có thể tùy chỉnh cài đặt điện thoại của họ thành bất kỳ điều gì phù hợp nhất với họ, chẳng hạn như chuyển cuộc gọi đến cả điện thoại bàn và máy tính của họ hoặc đến điện thoại bàn và điện thoại di động của họ.

Cloud PBX cũng cung cấp các tính năng như nhắn tin, phiên âm thư thoại, ghi âm cuộc gọi và tích hợp với các dịch vụ của nhà cung cấp. Các tính năng khác nhau giữa các hệ thống, vì vậy người dùng nên khám phá những tính năng mà người dùng nghĩ rằng doanh nghiệp của mình sẽ cần và mua sắm xung quanh để xem mỗi nhà cung cấp bao gồm những tính năng nào và những tính năng nào người dùng phải mua dưới dạng tiện ích bổ sung.

Dưới đây là một số tính năng hữu ích bổ sung mà nhiều hệ thống PBX được lưu trữ trên đám mây cung cấp:

Quản lý trực tuyến: Quản trị viên có thể thực hiện các thay đổi đối với hệ thống điện thoại, chẳng hạn như thêm người dùng, chỉ định số điện thoại, tạo nhóm đổ chuông và xem xét các báo cáo cuộc gọi và báo cáo hàng tháng từ một cổng trực tuyến. Nhân viên có thể đăng nhập vào cổng thông tin để kiểm tra thư thoại của họ, xem danh bạ công ty và thiết lập các tuyến chuyển tiếp cuộc gọi.

Nhóm đổ chuông : Nhóm đổ chuông được sử dụng để sắp xếp nhân viên của người dùng thành các nhóm theo công việc họ làm hoặc bộ phận của họ. Ví dụ: nhóm bán hàng có thể có nhóm đổ chuông riêng để khi khách hàng gọi điện để nói chuyện với đại diện, mọi người trong nhóm đổ chuông đó đều được thông báo.

Thư thoại đến email: Tính năng này cho phép người dùng gửi tệp âm thanh hoặc bản ghi của thư thoại đến hộp thư đến của nhân viên.

Hàng đợi cuộc gọi: Hàng đợi cuộc gọi giúp quản lý dòng cuộc gọi của người dùng bằng cách xếp người gọi vào một hàng hoặc giữ cho đến khi có nhân viên để nhận cuộc gọi.

Gọi không giới hạn: Điều này cho phép nhân viên thực hiện nhiều cuộc gọi trong nước như họ cần mà không phải trả thêm phí.

Hội nghị truyền hình / web: Người dùng có thể lưu trữ các cuộc họp video cho phép chia sẻ màn hình, cho phép người dùng xem và thảo luận về tài liệu hoặc bản trình bày. Mặc dù dung lượng cuộc gọi khác nhau giữa các nhà cung cấp, một số cho phép người dùng có tới 1.000 người trong một cuộc gọi.

Nhắn tin nhanh: Tính năng này cho phép người dùng gửi tin nhắn trực tuyến cho đồng nghiệp.

Nhắn tin văn bản: Nhân viên có thể gửi tin nhắn văn bản từ ngành nghề kinh doanh của họ thay vì từ số điện thoại cá nhân của họ.

Tiếp viên tự động : Tiếp viên tự động về cơ bản là những lễ tân ảo trả lời cuộc gọi và chuyển người gọi đến những nhân viên thích hợp. Ví dụ: một người gọi có thể nghe thấy một nhân viên tự động nói, “Nhấn phím 1 để bán hàng, nhấn phím 2 cho dịch vụ khách hàng hoặc nhấn phím 0 để nói chuyện với tổng đài viên”.

Quay số mở rộng: Thay vì bấm vào toàn bộ số điện thoại của nhân viên, nhân viên có thể quay một vài số để kết nối với đồng nghiệp.

Gọi hội nghị: Bạn có thể doanh nghiệp các cuộc gọi với hàng trăm hoặc đôi khi hàng nghìn người tham gia cùng một lúc.

Dịch vụ đáng tin cậy

Đối với nhiều doanh nghiệp, liên lạc qua điện thoại là xương sống của các hoạt động hàng ngày của họ, vì vậy dịch vụ đáng tin cậy là điều bắt buộc. Hệ thống điện thoại cố định truyền thống sử dụng cáp đồng để chuyển các cuộc gọi điện thoại và các loại cáp này dễ bị ảnh hưởng bởi thiên tai, phá hoại và hao mòn nói chung, tất cả đều có thể đồng nghĩa với việc dịch vụ điện thoại của người dùng bị ngừng hoạt động kéo dài.

Hệ thống tổng đài điện toán đám mây sử dụng internet, có nghĩa là dịch vụ điện thoại của người dùng cũng mạnh như kết nối internet của người dùng. Bởi vì tất cả thông tin của người dùng đều nằm trên đám mây, hệ thống của người dùng sẽ gặp ít hoặc không có thời gian ngừng hoạt động trong trường hợp có sự cố. Dự phòng theo địa lý, tức là khi nhà cung cấp có một số máy chủ ở các vị trí thực tế khác nhau, là một trong những thước đo độ tin cậy phổ biến nhất của các hệ thống này. Mỗi máy chủ chứa thông tin giống hệt nhau, vì vậy nếu một máy chủ bị lỗi, máy chủ khác có thể thay thế nó gần như ngay lập tức.

Hệ thống tổng đài đám mây rẻ hơn và linh hoạt hơn so với hệ thống điện thoại cố định tại chỗ và truyền thống. Các giải pháp tổng đài điện toán đám mây cũng cung cấp một số tính năng có giá trị, như gọi điện không giới hạn, hàng đợi cuộc gọi và người phục vụ tự động.

Nhược điểm của hệ thống PBX được lưu trữ là gì?

Mặc dù dịch vụ PBX được lưu trữ có vẻ là tùy chọn phổ biến nhất trên thị trường hiện tại, nhưng nhà cung cấp PBX được lưu trữ có thể không phải là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của người dùng.

Nếu người dùng không có quyền truy cập internet tốc độ cao, kết nối internet kém hoặc không thể bảo mật kết nối đúng cách, tổng đài điện toán đám mây có thể mang lại cho người dùng nhiều thất vọng hơn mức đáng có. Hệ thống hoàn toàn phụ thuộc vào internet và sẽ không hoạt động bình thường nếu không có kết nối mạnh, vì vậy nếu nhà cung cấp dịch vụ internet của người dùng không đáng tin cậy hoặc thường xuyên rớt dịch vụ internet, PBX được lưu trữ sẽ không phù hợp với người dùng.

Ngoài ra, vì chúng dựa trên internet, các giải pháp tổng đài điện toán đám mây dễ bị vi phạm bảo mật hơn các hệ thống kỹ thuật số. Khi nói chuyện với các nhà cung cấp, hãy nhớ hỏi về các biện pháp bảo mật của họ và cách họ bảo vệ dữ liệu của người dùng. Bạn phải đảm bảo rằng chúng có cả bảo mật vật lý và mạng, bảo mật điểm cuối đường trục SIP , giám sát và phát hiện gian lận phí và một hệ thống giám sát chuyên dụng cảnh báo người dùng về bất kỳ hoạt động đáng ngờ nào.

Hãy gọi cho chúng tôi để tham khảo thêm các dịch vụ tổng đài. Dịch vụ đầu số 1900 của chúng tôi là dịch vụ mà đầu số chỉ có chức năng tiếp nhận cuộc gọi, không cho phép gọi ra. Doanh nghiệp đăng ký sử dụng dịch vụ được chi trả lại một phần cước phát sinh của khách hàng gọi vào. Thích hợp cho các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh… dùng làm hotline dịch vụ tư vấn, chăm sóc khách hàng, bán hàng hoặc các chương trình thương mại, giải trí cung cấp nội dung …