Nếu bạn đã từng gọi một doanh nghiệp và các số được chọn cho các tùy chọn menu hoặc quay số một phần mở rộng văn phòng cụ thể, bạn đã sử dụng tổng đài điện thoại PBX Private Bank Exchange.

Trong những năm đầu của đường dây điện thoại, các cuộc gọi đã đi qua các tổng đài công cộng, nơi các nhà khai thác hướng dẫn họ đến các máy thu chính xác.

Vào giữa thế kỷ 20, nhu cầu ngày càng tăng và nhiều đường dây đã được cài đặt để xử lý số lượng cuộc gọi điện thoại ngày càng tăng. Các doanh nghiệp bắt đầu sử dụng các dòng riêng biệt cho từng bộ phận nội bộ.

Tuy nhiên, họ vẫn phải trả tiền cho mỗi cuộc gọi đắt tiền. Bao gồm cả các cuộc gọi được thực hiện giữa các bộ phận; chi phí chỉ bằng một cuộc gọi được thực hiện trên toàn thị trấn. Khi các chi phí này tăng lên; nhu cầu về một giải pháp tốt hơn đã sớm xuất hiện.

Điều này châm ngòi cho một cuộc cách mạng điện thoại kinh doanh sẽ tiếp tục phát triển trong suốt thế kỷ 21 và đi vào cuộc cách mạng kỹ thuật số.

LỊCH SỬ TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI PBX

Hệ thống tổng đài điện thoại PBX đầu tiên được phát triển bởi các luật sư vào những năm 1960 và yêu cầu một nhà điều hành con người thực hiện các cuộc gọi trực tiếp bằng tay. Bằng cách thuê các nhà khai thác của riêng họ và mua hoặc thuê một số lượng nhỏ đường dây điện thoại và khối tổng đài; các công ty đã có thể sử dụng một số lượng lớn điện thoại với giá rẻ hơn.

Thực tế vẫn còn, các cuộc gọi điện thoại vẫn cần một nhà điều hành con người. Tổng đài tự động đã được sử dụng bởi các dịch vụ công cộng trong nhiều thập kỷ; nhưng các doanh nghiệp tư nhân đã do dự sử dụng công nghệ thường không đáng tin cậy này.

Vào những năm 1970, các tổng đài tự động đã chứng kiến ​​sự bổ sung các chất siêu dẫn; khiến chúng nhanh hơn và đáng tin cậy hơn.

Không cần người vận hành, hệ thống tổng đài trở nên hợp lý và phổ biến hơn. Khi các doanh nghiệp chuyển từ sử dụng các dịch vụ công cộng, họ đã phát hiện ra nhiều đặc quyền được cung cấp bởi các hệ thống mới của họ. Bao gồm quay số mở rộng; các nhóm thoại đặc biệt và chuyển tiếp cuộc gọi.

HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI PBX XUÁT HIỆN

Khi các máy tính được phát triển, một bản cập nhật cho tổng đài điện thoại PBX xuất hiện: hệ thống ghép kênh phân chia thời gian (TDM). Hệ thống này, vẫn là hệ thống điện thoại được các tập đoàn sử dụng phổ biến nhất hiện nay; được chế tạo giống như một máy tính để bàn. Nó được thiết kế như một chiếc tủ lớn chứa đựng:

+ ổ cứng

+ bộ xử lý trung tâm (CPU)

+ bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên (RAM)

+ và hệ điều hành…

Các doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm nhạc chờ giữ hoặc đường dây điện thoại bổ sung bằng cách mua bảng mới để thêm vào tủ, nhỏ hơn các hệ thống trước đó.

Thật không may, hệ thống mới này có thể là một khoản đầu tư tốn kém. Để chuyển từ analog sang kỹ thuật số, mọi điện thoại đều cần một sự thay thế tương thích TDM. Những bảng dễ dàng thêm vào chỉ có sẵn với 16 dòng. Điều này buộc các công ty phải mua nhiều dòng hơn mức cần thiết.

Sau đó, đến internet, và với nó, một sự phát triển mới để tham gia các tổng đài điện thoại PBX và TDM.

HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI IP LÀ GÌ?

Trước khi có internet, tất cả các cuộc gọi điện thoại đều đi qua mạng của công ty điện thoại, yêu cầu điện thoại analog ở mỗi đầu. Sau đó, bắt đầu từ những năm 1990, các nhà phát triển đã tạo ra khả năng chuyển các cuộc gọi thông qua mạng dữ liệu của internet. Điều này được gọi là Giao thức thoại qua Internet (VoIP).

VOIP HOẠT ĐỘNG THEO TRÌNH TỰ SAU:

1./ Cuộc gọi điện thoại tương tự được chuyển đổi thành tín hiệu kỹ thuật số.

2. /Các tín hiệu số được dịch thành các gói Giao thức Internet (IP).

3./ Các gói IP được chuyển đổi trở lại tín hiệu điện thoại và được nhận bởi một điện thoại ở đầu bên kia.

VoIP làm cho các mạng thoại và dữ liệu tập trung: người dùng có quyền truy cập internet, các cuộc gọi điện thoại tương tự và các cuộc gọi điện thoại VoIP thông qua cùng một đường dây.

Hệ thống mới này là một cuộc cách mạng cho nhiều doanh nghiệp; nhưng nó vẫn là một khoản đầu tư. Các công ty đã phải một lần nữa thay thế thiết bị và phần mềm của họ, lần này bằng các hệ thống và điện thoại IP đắt tiền.

Mặc dù chi phí, hệ thống tổng đài IP là một lựa chọn thuận lợi cho nhiều doanh nghiệp. Vì nó ít tốn kém hơn hệ thống tổng đài; nên một tùy chọn chỉ phù hợp với các tập đoàn lớn; bất kỳ công ty nào cũng có thể sử dụng hệ thống tổng đài IP. Hệ thống này không rẻ; nhưng nó tiết kiệm chi phí trên không; và cung cấp một số tính năng nhất định; khiến nó trở thành một khoản đầu tư có giá trị cho các công ty thuộc mọi quy mô.

SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG NGHỆ VOIP

Khi internet tiếp tục phát triển, những khả năng mới nảy sinh; thay vì hạn chế các cuộc gọi đến thiết bị tổng đài IP, các hệ thống VoIP cho phép liên lạc giữa các máy tính, điện thoại và điện thoại IP. Hệ thống mới này dựa trên đám mây và được lưu trữ bởi một nhà cung cấp bên ngoài.

Nó hoạt động như một ứng dụng, cung cấp nhiều kênh giao tiếp. Người dùng có thể trò chuyện video; chia sẻ dữ liệu; tin nhắn tức thời và hơn thế nữa. Họ có thể làm như vậy từ bất cứ đâu; miễn là họ có trong tay một thiết bị kết nối với internet.

Hệ thống VoIP cũng cho phép các công ty tích hợp giao tiếp với các ứng dụng khác. Nhân viên bán hàng hiện có thể theo dõi các cuộc gọi trong các hệ thống CRM và sử dụng ghi chú từ các cuộc hội thoại trước đó. Truyền thông trở nên kết nối và khả năng vô tận.

ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI PBX, IP VÀ CÔNG NGHỆ VOIP

Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, nhiều người mong đợi các hệ thống VoIP sẽ phổ biến hơn các tổng đài điện thoại PBX và IP PBX; nhưng điều đó không phải lúc nào cũng đúng. Mỗi hệ thống đều có những ưu điểm và nhược điểm; giúp chúng phù hợp hơn với những tình huống nhất định. Những ưu và nhược điểm này sẽ giúp bạn hiểu hệ thống nào sẽ tốt nhất cho công ty của bạn.

ƯU ĐIỂM TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI PBX:

Độ tin cậy: Hệ thống tổng đài điện thoại PBX vẫn hoạt động thông qua các đường dây điện thoại, có thể bảo vệ thông tin liên lạc của bạn khỏi sự cố mất điện và sự cố internet. Một số đường dây điện thoại vẫn hoạt động trong thời gian mất điện; cho phép bạn giữ đường dây điện thoại của mình.

Khả năng truy cập: Các công ty sử dụng hệ thống tổng đài có thiết bị riêng và thuê nhân viên CNTT của riêng họ để bảo trì và vận hành hệ thống. Điều này cho phép họ kiểm soát hoàn toàn và truy cập vào thiết bị và phần mềm.

Chất lượng âm thanh: Cuộc gọi di chuyển qua điện thoại cố định; giúp chất lượng âm thanh tốt nhất và độ tin cậy theo thời gian

Tiện: Bởi vì hệ thống tổng đài tồn tại quá lâu, nhiều công ty đã có thiết bị họ cần. Thay vì trả tiền và cài đặt phần cứng mới, các công ty này có thể tiếp tục sử dụng những gì họ có. Đối với các công ty không có truy cập internet, hệ thống tổng đài là lựa chọn tốt nhất.

NHƯỢC ĐIỂM TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI PBX:

Tính khả dụng: Mặc dù các hệ thống tổng đài vẫn còn tồn tại, công nghệ kỹ thuật số gần như đã thay thế hoàn toàn tương tự. Trừ khi một công ty đã có sẵn hệ thống tổng đài, tùy chọn này không khả dụng.

Chi phí: Các tủ mà hệ thống tổng đài nhà đắt tiền; nhưng cần thiết cho hoạt động. Ngay cả sau khi trả tiền cho thiết bị, các công ty cũng phải trả lương CNTT và phí hàng tháng.

Hạn chế: Hệ thống tổng đài có giới hạn số điện thoại và đường dây; và bất kỳ số bổ sung nào cũng có thể tốn kém. Hơn nữa, các cuộc gọi chỉ có thể đi qua các thiết bị cụ thể trong hệ thống; thay vì cho phép các tùy chọn cuộc gọi linh hoạt.

ƯU ĐIỂM TỔNG ĐÀI IP:

Khả năng sử dụng: Hệ thống tổng đài IP đòi hỏi ít kiến ​​thức kỹ thuật để sử dụng và bảo trì. Các công ty sẽ không cần các bộ phận CNTT chuyên dụng hoặc đào tạo tinh vi để sử dụng và cập nhật hệ thống của họ.

Chi phí: Hệ thống tổng đài có thể có phí thuê bao hàng tháng cao. Hệ thống tổng đài IP có thể giảm chi phí vận hành hàng tháng; ngay cả khi có số lượng người dùng cao. Hỗ trợ, nâng cấp và bảo trì thường không tốn kém và các công ty không phải ký hợp đồng với một công ty lưu trữ.

Điện thoại di động: Hệ thống tổng đài IP dựa trên IP, cho phép người dùng di chuyển điện thoại đến các kết nối khác nhau mà không gặp sự cố, giống như PC.

Tiện ích mở rộng: Để thêm tiện ích mở rộng từ xa hoặc chi nhánh vào hệ thống, người dùng chỉ cần một điện thoại IP và kết nối internet khác. Điều này cho phép các công ty có quyền truy cập điện thoại từ nhà và các địa điểm khác.

NHƯỢC ĐIỂM TỔNG ĐÀI IP:

Không đáng tin cậy: Một hệ thống tổng đài IP chỉ đáng tin cậy như kết nối internet mà nó sử dụng. Nếu một công ty bị mất điện, trục trặc thiết bị hoặc mất kết nối internet, hệ thống điện thoại không thể hoạt động.

Chất lượng âm thanh: Tương tự, nếu tín hiệu internet và cường độ băng thông rộng của công ty thấp hoặc bị lỗi, các cuộc gọi sẽ mất chất lượng âm thanh. Nếu nhà cung cấp mạng internet không thể hỗ trợ chất lượng âm thanh cao trên mạng cục bộ, việc liên lạc sẽ không đáng tin cậy.

Tùy chọn hạn chế: Một hệ thống tổng đài IP được lưu trữ tại chỗ. Mặc dù điều này mang lại cho công ty nhiều quyền kiểm soát hơn; nhưng nó cũng giới hạn họ trong các tài nguyên họ có thể truy cập và đủ khả năng.

Thiết bị: Các công ty vẫn phải sử dụng điện thoại IP để vận hành hệ thống này.

ƯU ĐIỂM VOIP:

Chi phí: Việc thiếu thiết bị cần thiết và bảo trì làm giảm chi phí. Các cuộc gọi (thậm chí đường dài và quốc tế) không phải chịu phí bổ sung. Phí thuê bao cố định hàng tháng cho phép các công ty ngân sách phù hợp.

Tính linh hoạt: Nhận cuộc gọi từ bất kỳ vị trí nào trên mọi thiết bị. Các cuộc gọi có thể đến điện thoại di động hoặc máy tính khi người dùng ra ngoài hoặc ở nhà. Do đó, lập kế hoạch và giao tiếp trở thành một vấn đề đơn giản hơn.

Khôi phục thảm họa: Các cuộc gọi sẽ không được thực hiện mà không có internet; nhưng hệ thống vẫn có thể hoạt động trong trường hợp khẩn cấp. Do lưu trữ từ xa, các cuộc gọi được chấp nhận và gửi vào hộp thư thoại.

Các tính năng: Chúng bao gồm gọi hội nghị; nhận dạng người gọi; chờ cuộc gọi; tùy chọn thư thoại; chuyển cuộc gọi; hàng đợi cuộc gọi và đáp ứng bằng giọng nói tương tác.

Kích thước: Băng thông giới hạn số lượng tối đa số lượng và người dùng. Các công ty cũng có thể sử dụng nhiều số địa phương và quốc tế trên cùng một hệ thống.

Chất lượng âm thanh: Mặc dù chất lượng âm thanh phụ thuộc vào kết nối internet tốt, cáp quang loại bỏ mọi vấn đề về chất lượng.

NHƯỢC ĐIỂM VOIP:

Tính không ổn định: Giống như hệ thống tổng đài IP, hệ thống VoIP phụ thuộc vào internet. Trong trường hợp mất internet hoặc mất điện, các cuộc gọi sẽ không được thực hiện.

Các yếu tố khác cần lưu ý khi lựa chọn giữa các tổng đài điện thoại PBX, IP PBX và VoIP

TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI PBX CÓ Ý NGHĨA GÌ VỚI BẠN?

Nếu bạn đang muốn lắp đặt tổng đài 1900 mới, cho dù là lần đầu tiên hoặc là một bản nâng cấp của cài đặt hiện tại của bạn, điều quan trọng là phải biết các tùy chọn của bạn. Để có được ý tưởng về hệ thống nào là tốt nhất cho công ty của bạn, hãy sử dụng các mẹo bên dưới để đánh giá các tùy chọn liên lạc qua điện thoại của bạn.

THIẾT LẬP TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI PBX HIỆN TẠI CỦA BẠN LÀ GÌ?

Nếu bạn đã sử dụng tổng đài điện thoại PBX hoặc IP PBX và nó có giá cả phải chăng và hoạt động cho công ty của bạn, bạn có thể muốn gắn bó với nó. Thiết bị và phần mềm của bạn đắt tiền và có thể đáng để sử dụng nếu nó hoạt động tốt với công ty và địa điểm của bạn.

Nếu bạn không có hệ thống, hệ thống VoIP hoặc IP PBX là lựa chọn tốt nhất của bạn. Nếu bạn có tiền để mua thiết bị và phần mềm IP và muốn lưu trữ hệ thống của riêng bạn, hãy xem xét hệ thống tổng đài IP. Nếu bạn muốn tránh mua thiết bị mới và bạn có thể đủ khả năng thanh toán hàng tháng, hãy xem xét hệ thống VoIP.

BẠN CÓ TRUY CẬP INTERNET ĐÁNG TIN CẬY?

Cả hệ thống tổng đài IP và VoIP phụ thuộc nhiều vào truy cập internet của bạn. Trước khi tích hợp một trong hai hệ thống, hãy đảm bảo bạn có đủ băng thông và tín hiệu đủ mạnh để xử lý các cuộc gọi của bạn.

Nếu bạn không có quyền truy cập internet đáng tin cậy, hệ thống tổng đài IP là lựa chọn tốt nhất của bạn. Bạn sẽ có thể sử dụng hệ thống của mình thông qua các cổng vào đường dây điện thoại của bạn; mặc dù kết nối internet mạnh mẽ có thể là một tài sản.

Nếu bạn và nhân viên của bạn thường xuyên rời khỏi văn phòng, đi lại giữa khách hàng và người làm việc, bạn có thể sẽ muốn có một hệ thống VoIP. Hệ thống này sẽ cho phép bạn nhận cuộc gọi trên máy tính và điện thoại di động; thay vì tiện ích mở rộng văn phòng. Ngay cả khi bạn đang di chuyển quanh thị trấn, khách hàng của bạn sẽ có thể tiếp cận bạn khi họ cần bạn.

Hy vọng rằng bây giờ bạn hiểu biết nhiều hơn về sự lựa chọn của bạn về các hệ thống điện thoại kinh doanh. Hãy cho chúng tôi biết những gì bạn nghĩ!

Tin tức liên quan

Những quy định khi chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel?

Điều kiện chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel

Quy trình yêu cầu tích hợp CRM với dịch vụ đầu số 1900