Tổng đài điện thoại IP là gì? Tại sao nó lại cần thiết cho doanh nghiệp?

Tổng đài điện thoại IP là gì? Tại sao điện thoại IP cần thiết cho doanh nghiệp?

admin Tháng Mười Hai 6, 2019

Khi bạn chuyển hệ thống điện thoại doanh nghiệp của mình sang giải pháp VoIP, một số nhân viên văn phòng của bạn có thể cần một chút hướng dẫn về ý nghĩa của việc bắt đầu sử dụng tổng đài điện thoại IP và tại sao nó quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Bài viết này sẽ cung cấp tổng quan về cấp độ cho người mới bắt đầu về điện thoại IP, chúng khác với điện thoại cố định như thế nào và tại sao chúng tốt hơn.

Tổng đài điện thoại IP là gì? Tại sao điện thoại IP cần thiết cho doanh nghiệp?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trả lời các câu hỏi sau:

Thế nào là một tổng đài điện thoại IP?

Làm thế nào để điện thoại IP hoạt động?

Hệ thống tổng đài điện thoại IP là gì?

Điện thoại IP khác với điện thoại cố định như thế nào?

Tại sao tổng đài điện thoại IP tốt hơn?

Tôi có thể sử dụng điện thoại IP của mình ở đâu?

Tôi có thể mong đợi gì với điện thoại IP?

Ưu điểm tổng đài điện thoại IP dùng đầu số 1800, 1900

Trước khi bạn triển khai điện thoại IP mới, hãy chia sẻ bài đăng này với nhóm của bạn để họ có thể được hướng dẫn về những gì sắp tới và có thể tự tin rằng họ không cần phải lo lắng về việc chuyển đổi.

TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI IP LÀ GÌ?

Trước hết, thoại qua giao thức internet, hoặc VoIP, là một công nghệ cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi điện thoại qua internet. Do đó, điện thoại VoIP, hay thường được gọi là điện thoại IP, là điện thoại văn phòng vật lý mà bạn có thể sử dụng với hệ thống điện thoại VoIP. Bạn có thể đã thấy điện thoại IP ở nhiều văn phòng và thậm chí không nhận ra chúng là VoIP.

Tổng đài điện thoại IP kết nối với dịch vụ điện thoại của bạn qua internet, sử dụng cáp ethernet hoặc kết nối WiFi.

Tổng đài điện thoại IP bao gồm điện thoại bàn, điện thoại không dây và điện thoại hội nghị giống với điện thoại văn phòng hàng ngày của bạn, nhưng sử dụng một công nghệ khác để cung cấp năng lượng cho các cuộc gọi. Hãy tìm hiểu thêm về cách điện thoại IP khác với điện thoại tiền nhiệm, điện thoại analog hay còn gọi là điện thoại cố định.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐIỆN THOẠI IP HOẠT ĐỘNG?

Làm thế nào để điện thoại IP hoạt động? Điện thoại IP hoạt động bằng cách đọc tín hiệu thoại tương tự của một cá nhân và chuyển đổi chúng thành tín hiệu số. Những tín hiệu số được chuyển đổi này sau đó được gửi qua một đường truyền rộng, dưới dạng dữ liệu.

Nói một cách đơn giản hơn, điện thoại IP hoạt động bằng cách thực hiện các cuộc trò chuyện qua điện thoại và định tuyến chúng qua hệ thống điện thoại IP, còn được gọi là hệ thống VoIP, qua cáp mạng, vào mạng, sau đó ra ngoài và vào internet.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐIỆN THOẠI IP HOẠT ĐỘNG?

VoIP lấy khái niệm giao tiếp điện thoại và chuyển nó sang mạng. Micrô và bộ thu của hệ thống điện thoại IP hoạt động tương tự như cách máy nghe nhạc MP3 có thể hoạt động; bằng cách lấy âm thanh và chuyển đổi nó thành tín hiệu số và gửi chúng qua mạng. Những gì một hệ thống điện thoại IP làm là nó nhận được các tín hiệu số này và phát lại cho bạn.

HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI IP LÀ GÌ?

Hệ thống tổng đài điện thoại IP hoạt động cùng với điện thoại IP để gửi và nhận tín hiệu kỹ thuật số. Hệ thống tổng đài điện thoại IP bao gồm ba phần thiết yếu cho phép chúng hoạt động và gửi và nhận tín hiệu số bằng giọng nói IP. Một hệ thống tổng đài điện thoại IP bao gồm một điện thoại IP (còn được gọi là điện thoại VoIP) và tổng đài IP hoặc tổng đài nhánh VoIP.

Cách thức mà các hệ thống này hoạt động là chúng được kết nối với nhà cung cấp dịch vụ VoIP thông qua Mạng cục bộ (LAN). Hệ thống điện thoại IP hoạt động bằng cách truyền các cuộc gọi điện thoại qua Internet, trái ngược với cách hệ thống điện thoại truyền thống hoạt động thông qua hệ thống điện thoại chuyển mạch.

ĐIỆN THOẠI IP KHÁC VỚI ĐIỆN THOẠI CỐ ĐỊNH NHƯ THẾ NÀO?

Sau khi bạn chuyển sang hệ thống điện thoại VoIP, điện thoại cố định cũ của bạn sẽ không còn hoạt động và cần phải được thay thế bằng điện thoại IP (trừ khi bạn quyết định sử dụng bộ điều hợp ATA, thường không được khuyến nghị). Có vẻ khôn ngoan, điện thoại IP và điện thoại analog không thể phân biệt với người bình thường và cung cấp cùng chức năng.

Từ quan điểm người dùng, tổng đài điện thoại IP hoạt động tương tự như điện thoại analog. Sự khác biệt nằm ở đường truyền.

Vậy nó khác với điện thoại cố định như thế nào? Sự khác biệt nằm ở đường truyền. Điện thoại IP truyền dữ liệu thoại bằng kỹ thuật số, trong khi điện thoại cố định chỉ giới hạn ở mức đó – điện thoại cố định.

Ưu điểm của tổng đài điện thoại IP là các tín hiệu kỹ thuật số này có thể được truyền đi bất cứ nơi nào trên internet bằng cách không sử dụng kết nối internet thông thường của bạn, do đó bỏ qua các trung kế và cáp, và do đó, các khoản phí được đặt ra bởi các công ty điện thoại. Bên cạnh chi phí lớn này, chúng ta hãy xem những lợi thế khác mà điện thoại IP mang lại.

TẠI SAO ĐIỆN THOẠI IP TỐT HƠN?

Nhu cầu về điện thoại IP ngày càng tăng, trên khắp các tổ chức lớn và nhỏ. Những lợi thế là rõ ràng và định lượng. Một phiếu bầu của chủ doanh nghiệp cho điện thoại IP được chứng minh bằng các lý do sau:

NHÌN VÀ CẢM NHẬN GIỐNG NHAU

Sự khác biệt nằm ở công việc chứ không phải ngoại hình. Điện thoại IP trông gần giống với các đối tác tương tự của chúng. Mặc dù điện thoại IP tự nhiên sẽ xuất hiện mới hơn, nhưng chúng sử dụng cùng một vị trí trên bàn của bạn và đi kèm với bộ thu điện thoại, bàn phím và các nút như chuyển, giữ và hội nghị.

Quan trọng hơn, bạn không cần phải giáo dục nhân viên của mình sử dụng nó. Bàn phím, đầu thu, màn hình hiển thị và các nút đều được đặt giống như trong điện thoại cố định. Điện thoại IP trông gần giống với điện thoại cố định và không yêu cầu đào tạo.

TIẾT KIỆM CHI PHÍ

Nếu một doanh nghiệp đang tìm cách cập nhật hệ thống điện thoại của họ và tiết kiệm chi phí trong thời gian dài, một mạng điện thoại IP là lựa chọn tốt nhất. Điện thoại IP sử dụng internet để thực hiện và nhận cuộc gọi, điều đó có nghĩa là bạn không phải đầu tư vào dây đồng để mang tín hiệu tương tự khắp văn phòng.

Bạn có thể sử dụng kết nối internet hiện có trong văn phòng của mình để kết nối điện thoại IP. Hơn nữa, Người dùng có thể thực hiện cuộc gọi miễn phí tới các điện thoại IP khác trong tổ chức. Điện thoại IP sử dụng kết nối internet hiện tại của bạn do đó loại bỏ phần cứng phức tạp và chi phí của nó.

CUỘC GỌI ĐỒNG THỜI KHÔNG GIỚI HẠN

Trên điện thoại cố định truyền thống, nếu bạn muốn thực hiện cuộc gọi trong khi đã thực hiện một cuộc gọi khác trên cùng một điện thoại, bạn sẽ cần một số khác để thực hiện cuộc gọi thứ hai, còn được gọi là ‘đường dây cuộn’. Với hệ thống điện thoại đám mây, nhu cầu về các dòng tái đầu tư (và chi phí thêm cho mỗi dòng) được loại bỏ.

Hệ thống điện thoại đám mây cho phép các cuộc gọi đồng thời không giới hạn và loại bỏ các dòng cuộn qua. Với điện thoại IP được cung cấp bởi nhà cung cấp VoIP, bạn chỉ bị giới hạn số lượng điện thoại thực và những người có sẵn để trả lời các cuộc gọi và có thể tránh hoàn toàn các tín hiệu bận. Bạn có thể sử dụng hàng đợi điện thoại để tránh mất người gọi khi tất cả điện thoại của bạn bị chiếm dụng.

TÔI CÓ THỂ SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI IP CỦA MÌNH Ở ĐÂU?

Một chất lượng xác định khác của điện thoại IP là bạn có thể sử dụng chúng ở bất kỳ vị trí nào có kết nối internet. Bản thân điện thoại IP không phụ thuộc vào vị trí thực tế của văn phòng. Bạn có thể rút phích cắm điện thoại IP, mang nó đến một vị trí khác và cắm lại vào đó, nơi đường dây của bạn (số điện thoại / tiện ích mở rộng) và các cài đặt của nó (quy tắc định tuyến, giữ nhạc, v.v.) sẽ không thay đổi.

Điện thoại IP có thể được sử dụng ở bất kỳ vị trí nào, giúp dễ dàng mở rộng và làm việc từ xa.

Khía cạnh này giúp điện thoại IP linh hoạt khi di chuyển văn phòng và làm việc từ xa. Chủ lao động có thể cung cấp cho nhân viên từ xa một điện thoại IP tại văn phòng và điện thoại IP thứ hai ở nhà, trong đó cả hai điện thoại sẽ đổ chuông giống hệt nhau và có thể được trả lời từ một trong hai địa điểm.

TÔI CÓ THỂ MONG ĐỢI GÌ VỚI TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI IP?

Thật may mắn cho bạn – người dùng cuối, chuyển hệ thống điện thoại của công ty sang dịch vụ VoIP mới không có nghĩa là bạn phải học lại cách sử dụng điện thoại. Điện thoại IP vẫn là điện thoại văn phòng tiêu chuẩn của bạn, với tất cả các tính năng bạn đã sử dụng.

TÔI CÓ THỂ MONG ĐỢI GÌ VỚI TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI IP?

Điều quan trọng là hệ thống tổng đài điện thoại IP mang lại cho công ty của bạn những lợi ích kinh tế và lâu dài mà nó cần để phát triển. Cuối cùng, bạn sẽ được hưởng lợi từ điện thoại IP vì thiết kế hiện đại, dễ sử dụng, bảo trì thấp hơn và chức năng không ngừng cải tiến.

Hệ thống điện thoại IP lấy đi một lượng lao động tại chỗ đáng kể để quản lý hệ thống điện thoại.

Điều này có nghĩa là bạn không cần đợi kỹ thuật viên xuất hiện và lập trình tiện ích mở rộng mới, cài đặt bản cập nhật hoặc thực hiện kiểm tra bảo trì trên phần cứng của bạn.

ƯU ĐIỂM ĐIỆN THOẠI IP DÙNG ĐẦU SỐ 1800, 1900

Ưu điểm tổng đài điện thoại IP sử dụng đầu số 1900, 1800.

KẾT NỐI HOÀN TOÀN THÔNG QUA INTERNET

– Chỉ cần cắm trực tiếp line Internet vào tổng đài điện thoại IP là có thể dử dụng.

– Tổng đài điện thoại IP sử dụng đầu số 1900 có thể đặt ở bất cứ đâu trên lãnh thổ Việt Nam có kết nối internet.

– Khi dời dời văn phòng chỉ cần di chuyển điện thoại đi. Tổng đài điện thoiaj Ip có thể giữ nguyên số điện thoại trên hệ thống.

THIẾT LẬP MẠNG NỘI BỘ LỚN CHO CÁC DOANH NGHIỆP CÓ NHIỀU CHI NHÁNH

– Giữa các máy nhánh đặt ở các chi nhánh chỉ cần bấm trực tiếp số nội bộ và gọi MIỄN PHÍ.

+ Khả năng kết nối hệ thống nội bộ cho tất cả chi nhánh trên toàn thế giới.

+ Góp phần tiết kiệm chi phí thoại cho doanh nghiệp.

– Khách hàng gọi vào có thể bấm chọn theo phím chức năng: Phím 1 chi nhánh HCM, phím 2 chi nhánh Hà Nội,..

+ Khách gọi chi nhánh 1 cần gặp chi nhánh 2 thì nhân viên vẫn chuyển máy được.

KHÔNG GIỚI HẠN SỐ LƯỢNG CUỘC GỌI VÀO ĐỒNG THỜI:

– Các máy nhánh đều đang nghe máy thì các cuộc gọi sau đó sẽ được tự động phát thông báo bận, chuyển hướng về các số di động của nhân viên, thông báo để lại tin nhắn thoại,…

CHỈ CẦN SỬ DỤNG VÀ QUẢNG BÁ 1 SỐ 1900 DUY NHẤT (CHUYÊN NGHIỆP HƠN)

– Thay vì phải quảng bá nhiều số điện thoại cố định, số di động,… thì nay chỉ cần quảng bá một số tổng đài 1900 duy nhất.

+ Ngắn gọn, dễ nhớ. Không phân biệt mã vùng.

CÓ THỂ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM GỌI ĐIỆN LÊN MÁY TÍNH, ĐIỆN THOẠI SMARTPHONE CÓ KẾT NỐI WIFI

Lợi ích khi sử dụng đầu số 1900 cho hệ thống tổng đài IP là rất phù hợp cho nhân viên chuyên chăm sóc khách hàng, bán hàng qua điện thoại, nhân viên tư vấn kỹ thuật, bảo hành,…