Thiết lập tổng đài ảo cho doanh nghiệp

admin Tháng Bảy 1, 2022

Tổng đài ảo là một giải pháp nghe/gọi trực tiếp trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây với thông tin, dữ liệu đều được lưu trữ trực tiếp trên internet. Vì thế doanh nghiệp sử dụng có thể tối ưu được chi phí cũng như quá trình nghiên cứu để đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, nối dây cáp,… như hệ thống Analog cũ ngày xưa.

Nhu cầu chuyển đổi, nâng cấp tổng đài Analog sang tổng đài IP đang dẫn đầu xu hướng trên thị trường hiện nay. Viễn Thông Số sẽ hướng dẫn người dùng thiết lập tổng đài ảo cho doanh nghiệp và những người có nhu cầu được biết

3 giai đoạn thiết lập tổng đài ảo

Thiết lập tổng đài ảo cần phải xác định được 03 giai đoạn:

Giai đoạn nghiên cứu, chuẩn bị
Giai đoạn di chuyển và thiết lập
Giai đoạn sau khi thiết lập tổng đài ảo

Các bước thiết lập tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nhu cầu

Xác định được nhu cầu sử dụng tổng đài điện thoại của mình là gì nhằm mục đích lựa chọn gói cung cấp phù hợp, tránh trường hợp bị thiếu hay lãng phí như:

Extension – Số lượng người dùng trên tổng đài
Ngân sách
Các yêu cầu về thủ tục, pháp lý
Các trang thiết bị đầu cuối cần chuẩn bị
…

Bước 2: Cài đặt tính năng phục vụ cho nhu cầu

Đây là một số tính năng tổng đài ảo Viễn Thông Số mang đến cho bạn khi đăng ký dịch vụ của chúng tôi:

Không giới hạn mở rộng máy nhánh
Trả lời cuộc gọi tự động (IVR)
Quản lý thông tin khách hàng (Tích hợp CRM)
Ghi âm, chấm điểm cuộc gọi
Gọi nội bộ miễn phí 100%
Nghe/Gọi hàng loạt không giới hạn
Video Call, Chatbot
Quản lý, giám sát đội ngũ
…

Bước 3: Kiểm tra băng thông

Tổng đài ảo hoạt động hoàn toàn trên Internet vì vậy cần đảm bảo doanh nghiệp bạn đáp ứng được băng thông đủ rộng để thực hiện các cuộc gọi ổn định.

Các cuộc gọi được đánh giá chất lượng qua tổng đài ảo đều phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Băng thông: 100 Kbps/dòng (Ví dụ: 10 dòng cần 1000 Kbps hoặc 1 Mbps)
Độ trễ: 150ms (Mili giây) trở xuống
Jitter: 20ms (Mili giây) hoặc ít hơn

Bước 4: Lựa chọn sử dụng thiết bị đầu cuối

Việc lựa chọn sử dụng thiết bị đầu cuối như thế nào sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Tuỳ vào tính chất công việc của đội ngũ nhân viên là thường xuyên di chuyển bên ngoài hay chủ yếu làm việc tại văn phòng.

Nếu thường xuyên đi khảo sát thị trường, gặp khách hàng,… thì doanh nghiệp nên sử dụng Softphone. Ngược lại, nếu nhân sự chủ yếu ngồi tại văn phòng thì bạn hãy sử dụng IP Phone hoặc tai nghe tổng đài để chất lượng cuộc gọi được tốt nhất.

Bước 5: Chuyển đổi đầu số

Nếu bạn là một doanh nghiệp mới hoặc muốn đổi mới hệ thống hoàn toàn, không muốn sử dụng lại đầu số cũ thì hãy đăng ký một đầu số mới. Viễn Thông Số ngoài cung cấp tổng đài ảo cho doanh nghiệp, còn hỗ trợ cung cấp số tổng đài chất lượng với đa dạng đầu số 1900, 1800, 028, 024, mobile SIP,…

Tuy nhiên nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng đầu số hotline đã gắn liền với thương hiệu của mình, chỉ cần thông báo với Viễn Thông Số. Chúng tôi sẽ giúp bạn chuyển đổi đầu số từ PSTN sang VoIP vô cùng nhanh chóng.

Bước 6: Tạo mới và quản lý người dùng

Liệt kê chi tiết danh sách những người sẽ sử dụng hệ thống tổng đài VoIP. Ví dụ như bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ bao gồm ai. Bộ phận bán hàng sẽ có những nhân viên nào? Ai sẽ là người có quyền quản lý và phân bố công việc trên phần mềm tổng đài?…

Bước 7: Thiết lập thiết bị đầu cuối

Nếu bạn sử dụng softphone nhà cung cấp sẽ tạo ra cho mỗi người dùng một tài khoản để đăng nhập riêng biệt. Nếu bạn dùng IP Phone, số lượng IP Phone sẽ được Viễn Thông Số giao theo đúng số lượng người dùng mà bạn đăng ký.

Bước 8: Xây dựng kịch bản cuộc gọi

Xây dựng kịch bản cuộc gọi có điều hướng rõ ràng để đưa vào tính năng IVR trên phần mềm giúp bạn tương tác tức thời với khách hàng khi họ liên hệ đến tổng đài, tránh trường hợp thiếu nhân viên trực và khách hàng không được chăm sóc, tư vấn kịp thời.

Với tổng đài ảo, bạn có thể thay đổi kịch bản cuộc gọi bất cứ lúc nào, mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.

Bước 9: Xác minh kết nối mạng

Khi đã thiết lập tổng đài ảo hoàn tất, hãy kiểm tra kết nối mạng trên tổng đài có ổn định hay không, độ trễ nhiều hay ít bằng cách:

Tự gọi thử vào di động cá nhân của bạn
Sử dụng số di động cá nhân để gọi vào tổng đài
Giữ máy để kiểm tra chất lượng âm thanh cuộc gọi

Bước 10: Kiểm tra lại máy nhánh

Sau khi mọi thứ trên tổng đài đã gần như hoàn thiện bạn cần kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn rằng các người dùng đã được sắp xếp đúng vị trí trên tổng đài hoặc có thể gọi nội bộ cho nhau để xác định chính xác hơn.

Bước 11: Xây dựng lời chào tổng đài

Lời chào đóng vai trò khá quan trọng, giúp khách hàng xác định được mình đã liên hệ đúng với hotline doanh nghiệp hay chưa, đồng thời thể hiện được sự chuyên nghiệp, chu đáo của doanh nghiệp đối với từng khách hàng của mình.

Bước 12: Thiết lập thêm các tính năng bổ sung

Giúp doanh nghiệp hoàn thiện 100% những yếu tố một tổng đài ảo cần có, giúp tối ưu quy trình làm việc và năng suất của toàn đội ngũ.

Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết, mong rằng sẽ giúp ích cho mọi người. Viễn Thông Số Việt Nam tự hào là nhà cung cấp dịch vụ cho thuê đầu số 1900 hàng đầu với danh sách số 1900 đẹp, ngắn và dễ nhớ sẽ mang lại những giá trị thiết thực cho khách hàng, hãy liên hệ với chúng tôi khi bạn có nhu cầu đăng ký dịch vụ tổng đài: