1. Chuẩn bị

Xác định nhu cầu của bạn

Trước khi quyết định thiết lập hệ thống tổng đài ảo cần lên 1 danh sách các nhu cầu của hệ thống điện thoại, ví dụ:

• Số lượng người dùng (extension)

• Chi phí

• Thủ tục, pháp lý

• Các trang thiết bị cần thiết

…

Ngoài ra, bạn có nhiều nhân viên hoạt động ở bên ngoài không? Nếu có sẽ cần một nhà cung cấp cung cấp softphone cho các thiết bị để nhân viên sử dụng.

Nếu bạn cần liên hệ trên phạm vi toàn cầu sẽ cần gọi điện quốc tế với giá cả phải chăng.

Việc tìm ra nhu cầu kinh doanh trước tiên sẽ giúp bạn đi đúng hướng để lựa chọn nhà cung cấp hệ thống tổng đài ảo tốt nhất, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp bạn

Ưu tiên các tính năng theo nhu cầu

Bạn có một vài tính năng của hệ thống tổng đài VoIP mà khá mới mẻ như:

• Thực hiện lời chào và hướng dẫn người gọi đến

• Chuyển hướng cuộc gọi đến các extensions trong phòng ban

• Ghi âm các cuộc gọi tương tác giữa nhân viên và khách hàng

Kiểm tra băng thông

VoIP hoạt động bằng cách kết nối các cuộc gọi qua kết nối Internet vì vậy bạn sẽ cần đủ băng thông để thực hiện các cuộc gọi đó. Hầu hết các kết nối băng thông rộng đều trung bình trên 50 Mbps.

Bước 4: Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Lựa chọn thiết bị đầu cuối sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng. Nếu thường xuyên di chuyển bên ngoài thị trường mà vẫn muốn tương tác bằng hệ thống tổng đài VoIP thì Softphone là lựa chọn phù hợp. Còn nếu nhân sự sử dụng hệ thống tổng đài chủ yếu ở văn phòng có thể cân nhắc lựa chọn IP Phone hoặc tai nghe tổng đài.

2. Thiết lập hệ thống tổng đài ảo

Chuyển đổi số điện thoại

Nếu đầu số của bạn đã gắn liền với thương hiệu của mình và không thể thay thế đầu số mới, chỉ cần thông báo với nhà cung cấp dịch vụ hệ thống tổng đài VoIP và nhờ họ hỗ trợ chuyển đổi đầu số đó từ PSTN sang VoIP để vừa có thể giữ lại đầu số thương hiệu hiện có, vừa có thể trải nghiệm tối đa các lợi ích mà từ hệ thống VoIP mang lại

Quản lý người dùng

Lập kế hoạch về người dùng, tiện ích mở rộng điện thoại, quyền và bất kỳ luồng cuộc gọi mong muốn nào mà bạn muốn để bạn có thể sẵn sàng vào ngày đầu tiên.

Đối với các doanh nghiệp lớn thì cần phân chia kỹ thành các nhóm, quản trị viên từng nhóm, hồ sơ rõ ràng để dễ dàng thay thế hoặc mở rộng sau này.

Thiết lập thiết bị đầu cuối

Nếu cần cài đặt Softphone để đáp ứng nhu cầu cho mình có thể liên hệ đơn vị cung cấp hệ thống dịch vụ tổng đài VoIP và thiết lập. Mỗi người dùng sẽ đều có 1 tài khoản riêng biệt để đăng nhập và tương tác với hệ thống.

Nếu lựa chọn điện thoại IP Phone, đa số chúng đều đã được cấu hình sẵn theo số lượng người dùng, chỉ cần nhận IP Phone và cấp nguồn tại đúng vị trí của người dùng tương ứng.

Còn nếu lựa chọn tai nghe cho người dùng chỉ cần cắm tai nghe vào máy tính, ứng dụng gọi điện trên máy tính đã sẵn sàng để sử dụng.

Lên kịch bản cuộc gọi

Thiết kế IVR điều hướng cuộc gọi thật rõ ràng để tránh gây cho khách hàng bối rối hoặc khó thao tác

Đặc biệt của VoIP là bạn có thể thay đổi kịch bản bất cứ lúc nào, do đó có thể yên tâm nếu như kịch bản cuộc gọi của bạn chưa được tối ưu trong những lần thiết lập đầu tiên

3. Sau cài đặt

Các bước sau đây sẽ giúp đảm bảo bạn tận dụng tối đa mọi thứ mà hệ thống điện thoại VoIP cung cấp

Xác minh kết nối mạng

Có thể cấu hình mạng gặp chút vấn đề, hãy kiểm tra kỹ kết nối của bạn trong quá trình cài đặt VoIP. Xác nhận kết nối Thoại qua IP của bạn đang hoạt động chính xác.

Cách dễ dàng để kiểm tra hệ thống điện thoại mới

• Gọi số của bạn từ điện thoại di động
• Gọi điện thoại di động của bạn từ số điện thoại doanh nghiệp của bạn.
• Hoàn thành cuộc gọi kiểm tra trong khoảng 20 phút

Kiểm tra lại máy nhánh

Bạn nên kiểm tra lại toàn bộ để đảm bảo rằng các extensions đã ở đúng vị trí cũng như nhóm và phòng ban. Có thể kiểm tra bằng các gọi đến các số nội bộ cho nhau hoặc có thể ghi chú lên từng IP Phone để xác định chính xác extensions.

Xây dựng lời chào chuyên nghiệp

Lời chào tuy không phải là tính năng chính nhưng giúp khách hàng của bạn biết được họ đã gọi đến đúng số hay chưa. Bên cạnh đó, lời chào cũng là thể hiện được tính chuyên nghiệp và nâng cao thương hiệu của doanh nghiệp. Với hệ thống VoIP có thể thay đổi lời chào tùy chỉnh dựa vào nhu cầu hiện tại của mình.

Kích hoạt tính năng bổ sung

Cuối cùng để thiết lập cài đặt hệ thống điện thoại VoIP là thiết lập các tính năng liên lạc bổ sung giúp Doanh nghiệp nâng cao quy trình làm việc và năng suất.

Đây là các bước cụ thể để thiết lập hệ thống tổng đài VoIP cho Doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay nếu bạn cần hỗ trợ hoặc muốn trải nghiệm hệ thống tổng đài chuyên nghiệp đầu số 1900 miễn phí thì liên hệ về địa chỉ:

• Địa chỉ: Tòa VTC online, số 18 Tam Trinh, Hai Bà Trưng, Thành Phố Hà Nội
• Nhân Viên Kinh doanh 1: 0911 795 222
• Nhân viên kinh doanh 2: 0933 795 222
• Bộ phận chăm sóc khách hàng : 1900 0234
•  Email: dauso19001800@gmail.com