Bí quyết kết nối tổng đài VOIP khi mất điện hoặc Internet

admin Tháng Tám 7, 2022

Tổng đài VOIP có nhiều tính năng nâng cao so với hệ thống điện thoại truyền thống như lưu trữ dữ liệu lớn, truyền tải thông tin nhanh chóng, dễ dàng mở rộng.

Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ chia sẻ bí quyết kết nối tổng đài VOIP khi mất điện hoặc Internet, giúp quý doanh nghiệp không bị gián đoạn khi sử dụng dịch vụ

Tổng quan về tổng đài VOIP

Hệ thống tổng đài VOIP hay tổng đài ảo IP là tập hợp bao gồm hệ thống tổng đài và thiết bị điện thoại hoạt động dựa trên công nghệ IP chạy trên Internet, sử dụng hạ tầng mạng của doanh nghiệp như LAN/WAN, hoạt động bằng cách mã hóa giọng thành các gói dữ liệu và truyền đi cùng với các dữ liệu khác trong mạng nội bộ, có chức năng thống kê, báo cáo số liệu; quản lý danh bạ, cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, thực hiện cùng lúc nhiều cuộc gọi.

Về mặt ứng dụng, những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, hệ thống cửa hàng ở những địa điểm khác nhau rất phù hợp dùng tổng đài ảo.

Thành phần tổng đài VOIP

Tổng đài ảo VOIP bao gồm các thành phần sau:

Thiết bị Voice Gateway: thiết bị trung gian giao tiếp giữa tín hiệu PSTN và Server của tổng đài, có khả năng giao tiếp giữa tổng đài ảo và thiết bị Analog. Máy chủ tổng đài có thể liên kết với vô số thiết bị Voice Gateway thông qua kết nối IP.
Thiết bị đầu cuối: gồm điện thoại analog sẵn có hoặc điện thoại IP, phần mềm Software được sử dụng trên máy tính, điện thoại bàn không dây sử dụng tai nghe và Micro.
Máy chủ Server: máy chủ tổng đài VOIP chạy trên hệ điều hành Windows hoặc Linux, tích hợp các chức năng giám sát, quản lý và thiết lập kết nối với các thiết bị đầu cuối. Đây là trung tâm quản lý các cuộc gọi ra vào của hệ thống, lưu lượng, tình trạng hệ thống.

>>> LỰA CHỌN VOIP HAY PSTN CHO TỔNG ĐÀI NỘI BỘ DOANH NGHIỆP?

Cách thức hoạt động của tổng đài VOIP

Tại trụ sở chính: Máy chủ VOIP đặt ngay tại trung tâm của doanh nghiệp hoặc nơi được gọi là Datacenter. Máy chủ có vai trò quản lý, giám sát cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh. Máy chủ cũng cung cấp các tài khoản SIP cho tất cả FXS Gateway hoặc điện thoại VOIP tại các chi nhánh. Ngoài ra, máy chủ quản lý hệ thống thông qua giao diện Web, bảo trì các thiết bị nhanh chóng.
Tại các chi nhánh: Tại đây, các thiết bị đầu cuối được kết nối với máy chủ thông qua Internet. Nhân viên có thể gửi yêu cầu đến trung tâm hoặc kết nối với máy chủ để tiếp nhận và xử lý cuộc gọi khi cần thiết. Quản trị viên có thể truy cập, theo dõi hệ thống ở bất cứ đâu.

Làm sao để giữ kết nối tổng đài VOIP khi mất điện hoặc Internet?

Mặc dù tổng đài VOIP ưu việt hơn hẳn so với điện thoại cố định truyền thống nhưng vẫn có nguy cơ ngừng hoạt động nếu đường truyền Internet gặp trục trặc hay mất điện. Sau đây là những cách giữ cho tổng đài điện thoại hoạt động không bị gián đoạn.

Kết nối nguồn điện dự phòng
Có nhà cung cấp dịch vụ Internet dự phòng
Sử dụng bằng ứng dụng trên điện thoại
Chuyển tiếp cuộc gọi ra số điện thoại ngoài hệ thống
Chuyển cuộc gọi sang thư thoại
Chuyển cuộc gọi đến một địa điểm kinh doanh khác
Chọn nhà cung cấp tổng đài VOIP uy tín

Kết nối nguồn điện dự phòng

Nếu hệ thống điện thoại nội bộ bị gián đoạn do mất điện, bạn cần kết nối với nguồn điện dự phòng như UPS, máy phát điện. Để khôi phục hoạt động của hệ thống, bạn cần cung cấp điện cho cả đường truyền Internet gồm Modem, bộ định tuyến, bộ chuyển mạch, điện thoại VOIP.

Tuy nhiên nếu sự cố do nguyên nhân từ nhà cung cấp Internet thì bạn cần liên hệ ngay với họ để giải quyết vấn đề.

Có nhà cung cấp dịch vụ Internet dự phòng

Hệ thống VOIP hoạt động dựa vào điện và Internet. Do đó, ngoài việc trang bị nguồn điện dự phòng, bạn cũng cần có thêm 1 nhà cung cấp dịch vụ Internet dự phòng.

Hệ thống tổng đài ảo VOIP chỉ cần kết nối Internet có độ trễ thấp, vì vậy bất kỳ loại kết nối băng thông rộng nào cũng có thể hoạt động. Bạn có thể sử dụng nhà cung cấp mạng di động làm ISP dự phòng. Tất cả những gì bạn cần là Modem LTE và bạn có thể bật Modem này trong thời gian ngừng hoạt động để khôi phục kết nối Internet.

Sử dụng bằng ứng dụng trên điện thoại

Chỉ cần điện thoại đủ Pin và có kết nối Internet, bạn có thể nhận cuộc gọi ở bất cứ đâu. Hãy nhờ nhà cung cấp hỗ trợ cài đặt ứng dụng trên điện thoại của mình. Điều này không chỉ giúp hệ thống hoạt động liên tục bất kể mất điện tại văn phòng mà còn giúp bạn nhận cuộc gọi linh động hơn.

Chuyển tiếp cuộc gọi ra số điện thoại ngoài hệ thống

Đề phòng trường hợp mất điện, sự cố, ngoài giờ làm việc…tổng đài VOIP có thể chuyển tiếp cuộc gọi ra số điện thoại ngoài hệ thống dựa trên nhu cầu của bạn. Bạn cần đăng ký 1 đầu số gọi ra trên hệ thống, các số nhận cuộc gọi chuyển tiếp và báo với nhà cung cấp cấu hình theo yêu cầu.

Chuyển cuộc gọi sang thư thoại

Nếu không thể thực hiện cuộc gọi trên Smartphone thì có thể để lại tin nhắn trong thư thoại. Thư thoại sẽ được xử lý hoàn toàn bởi nhà cung cấp dịch vụ VOIP. Bạn cũng có thể nhận thư thoại trong Email nếu đã thiết lập thư thoại đến Email.

Chuyển cuộc gọi đến một địa điểm kinh doanh khác

Nếu thực hiện các giao dịch bán hàng qua điện thoại, bạn phải hành động nhanh chóng để các cuộc gọi không bị gián đoạn.

Trường hợp doanh nghiệp của bạn có nhiều địa điểm, bạn có thể chuyển tất cả các cuộc gọi đến văn phòng khác. Cách giải quyết sự cố này thường gặp ở các tổng đài Call Center. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo nhà cung cấp có các tính năng cần thiết để thực hiện việc này.

Chọn nhà cung cấp tổng đài VOIP uy tín

Đôi khi gián đoạn tổng đài VOIP xảy ra từ phía các nhà cung cấp. Chính vì vậy, ngoài việc xử lý các vấn đề như mất điện, mất Internet… thì bạn cũng cần lưu ý lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Ngoài ra, khi quyết định lựa chọn dịch vụ của nhà cung cấp nào, bạn cũng nên yêu cầu phía nhà cung cấp thiết kế hệ thống đảm bảo tính hoạt động liên tục khi có sự cố xảy ra.

Tổng kết

Trên đây là những cách giúp tổng đài VOIP luôn hoạt động dù gặp sự cố mất điện hoặc Internet, hy vọng sẽ giúp ích nhiều cho bạn đọc. để được tư vấn thêm về dịch vụ cước phí gọi đầu số 1900 hay các đầu số dịch vụ khác cho doanh nghiệp xin liên hệ về địa chỉ: