Hộp thư thoại của tổng đài IP (Voicemail Service) – Khi bạn không thể tiếp nhận cuộc gọi, trong bất kỳ điều kiện nào, tin nhắn thoại sẽ nhắc nhở khách hàng nêu làm những gì tiếp theo để có thể thực hiện mục đích, nhu cầu của khách hàng.

✎ Chú ý: Tổng đài VoIP là tổng đài Voice IP hay còn được gọi là tổng đài IP – tổng đài điện thoại nội bộ dùng giao thức Internet hay qua truyền qua nền tảng IP.

Hộp thư thoại của tổng đài IP có hai chức năng chính – đầu tiên là trả lời các cuộc gọi điện thoại và dịch vụ còn lại là gửi tin nhắn đến hộp thư của người dùng thay vì gọi đến khách hàng trước. Tính năng thư thoại trong một số ảo lưu trữ tin nhắn thoại bằng điện tử và được xem là phiên bản nâng cấp của máy trả lời mà nhà cung cấp dịch vụ thư thoại cung cấp cho người dùng.

Do đó, Hộp thư thoại của tổng đài IP có thể truy xuất các tin nhắn đó bằng PC hoặc điện thoại hệ thống hoặc gửi tin nhắn dưới dạng email. Bằng cách áp dụng Hệ thống Điện thoại VoIP, các doanh nghiệp đã bắt đầu tiết kiệm một lượng tiền đáng kể vì giờ đây họ có thể có được phân tích cuộc gọi và theo dõi trong số điện thoại ảo của mình.

SỬ DỤNG HỘP THƯ THOẠI CỦA TỔNG ĐÀI IP ĐỂ VẬN HÀNH KINH DOANH SUÔN SẺ

Điện thoại tiên tiến này là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ mặc dù nó được sử dụng rộng rãi bởi các tập đoàn lớn vì lợi ích chi phí rõ ràng.

Khi người dùng thiết lập tính năng thư thoại trong một số ảo cho nhóm của mình, anh ta có thể mời các thành viên trong nhóm của mình và gán số điện thoại ảo để đảm bảo kết nối 24 x 7 với khách hàng. Không cần đầu tư nhiều vào việc lắp đặt thiết bị hoặc liên kết với việc ký hợp đồng dịch vụ của các kỹ sư chuyên ngành. Tất cả những gì người dùng cần là một máy tính và tai nghe có kết nối internet.

Có nhiều lợi thế cho các doanh nghiệp sử dụng Hộp thư thoại của tổng đài IP.

Để bắt đầu, họ sẽ nhận được phân tích cuộc gọi và theo dõi trong số điện thoại ảo cho phép họ truy cập các bản ghi cuộc gọi trực tiếp từ bảng điều khiển của họ và nhận cập nhật về trạng thái cuộc gọi của họ bằng các báo cáo thời gian thực.

Nhà cung cấp dịch vụ thư thoại cũng cho phép họ thêm các số mới để họ có thể đưa ra lựa chọn sáng suốt theo quốc gia bằng cách chọn các số mới cho các quốc gia khác nhau. Nó cũng giúp các doanh nghiệp nếu họ có thể sử dụng các số duy nhất cho các bộ phận khác nhau trong tổ chức của họ.

TẠI SAO BẠN CẦN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG THƯ THOẠI TRONG MỘT SỐ ẢO?

Cho đến nay, lý do mạnh nhất để các doanh nghiệp áp dụng Hộp thư thoại của tổng đài IP là lợi ích chi phí đáng kinh ngạc mà nó mang lại cho người dùng nhưng đó không phải là tất cả vì số điện thoại ảo cũng có các tính năng nâng cao cho phép giao tiếp liền mạch với thị trường không chỉ trong phạm vi thị trường.

Đối với các doanh nghiệp có hoạt động toàn cầu, điều quan trọng là phải đặt giờ làm việc mà họ phải điều chỉnh theo múi giờ và đặt hoạt động của mình phù hợp với sự sẵn có của nhân viên mà không cho phép các rào cản trong giao tiếp với khách hàng.

➤ Lắp đặt ngay tổng đài 1900

Với hộp thư thoại của tổng đài IP, doanh nghiệp có thể đảm bảo các hoạt động liền mạch như vậy với chi phí không thể tưởng tượng trước đó. Nhà cung cấp dịch vụ thư thoại đảm bảo rằng không có cuộc gọi nào của họ bị mất do không có sẵn tại bất kỳ thời điểm nào bằng cách chuyển tất cả các cuộc gọi đến thư thoại của họ.

Tính năng theo dõi và phân tích cuộc gọi trong một số điện thoại ảo đảm bảo rằng ban quản lý có thể làm việc liền mạch với các nhóm tương ứng của họ vì họ có thể đủ khả năng gán một số cho mỗi trưởng nhóm rất tốn kém với điện thoại thông thường.

HỘP THƯ THOẠI CỦA TỔNG ĐÀI IP HOẠT ĐỘNG NHƯ THẾ NÀO?

Tính năng thư thoại trong một số ảo về cơ bản là một máy trả lời nâng cao cho phép người dùng lưu tin nhắn thoại của họ trong máy tính hoặc số điện thoại ảo và sau đó truy xuất chúng dưới dạng tin nhắn email.

Thư thoại cũng được gọi là một giải pháp nhắn tin hợp nhất cho phép người dùng truy cập vào các máy trả lời được cá nhân hóa, giúp họ nhận được tin nhắn thoại cùng với fax và email thông qua máy tính của họ. Người dùng có thể truy cập dịch vụ thư thoại từ hệ thống điện thoại tùy chỉnh được tạo cho mục đích, máy chủ VoIP hoặc với phiên bản của chính hệ thống điện thoại mặc dù điều này phụ thuộc vào cách triển khai.

Với một hộp thư thoại của tổng đài IP, các cuộc gọi điện thoại hướng vào trong các hộp thư riêng lẻ sẽ tạo ra hướng dẫn được ghi âm trước bằng cách cho phép người gọi tùy chọn để lại tin nhắn. Nhà cung cấp dịch vụ thư thoại cho phép lưu tin nhắn này dưới dạng tệp âm thanh trong máy tính hoặc điện thoại hệ thống mà người dùng có thể truy cập rất dễ dàng.

Người dùng cũng có thể nhận tin nhắn qua email đến hộp thư của mình. Tính năng theo dõi và phân tích cuộc gọi trong số điện thoại ảo cho phép người dùng truy cập các tin nhắn đó ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Các hệ thống thư thoại như vậy giúp các doanh nghiệp giao tiếp hiệu quả hơn với thị trường của họ.

LỢI ÍCH CỦA HỘP THƯ THOẠI TỔNG ĐÀI IP?

Với tính năng thư thoại trong một số ảo, người dùng sẽ không phải phụ thuộc vào thiết bị đầu cuối mở rộng vì số điện thoại ảo biến máy tính thành điện thoại. Tất cả những gì người dùng yêu cầu để thực hiện và nhận cuộc gọi từ số điện thoại văn phòng của mình là kết nối Internet và phần mềm đặc biệt được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ thư thoại.

Khách hàng có thể sử dụng Hộp thư thoại của tổng đài IP để thực hiện và nhận cuộc gọi từ điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính xách tay của mình tại bất kỳ địa điểm nào và bất cứ lúc nào.

Ngoài ra, tính năng theo dõi và phân tích cuộc gọi kết hợp với tính năng ghi âm trong số điện thoại ảo của bạn cho phép bạn theo dõi chặt chẽ không chỉ việc sử dụng mà còn cả sự tương tác với thị trường giúp bạn có thể hiểu sâu hơn về hoạt động kinh doanh tốt hơn.

Tin tức liên quan

Những quy định khi chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel?

Điều kiện chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel

Quy trình yêu cầu tích hợp CRM với dịch vụ đầu số 1900