Ghi âm cuộc gọi cho phép bạn phân tích kỹ năng xử lý điện thoại của nhân viên. Lắng nghe những cuộc gọi đó thường xuyên cho phép bạn xây dựng một bức tranh về cách các tương tác của khách hàng diễn ra. Vì vậy, những lợi ích từ việc ghi âm cuộc gọi trên tổng đài điện thoại là gì?

NHỮNG LỢI ÍCH TỪ VIỆC GHI ÂM CUỘC GỌI TRÊN TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI LÀ GÌ?

Công nghệ ghi âm cuộc gọi là một giải pháp hiệu quả về chi phí và mang lại cho các doanh nghiệp nhỏ những lợi ích tương tự thường chỉ được cung cấp bởi các công ty có ngân sách CNTT lớn.

Hãy tìm hiểu cách doanh nghiệp có thể nâng cao kỳ vọng của khách hàng và cải thiện năng suất bằng cách triển khai tính năng ghi âm cuộc gọi vào hệ thống điện thoại của họ:

ĐEM LẠI SỰ HÀI LÒNG CỦA KHÁCH HÀNG

Mỗi cuộc gọi của khách hàng cung cấp cho bạn một cơ hội để phát triển doanh nghiệp của bạn. Với tính năng ghi âm cuộc gọi, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng.

Lợi ích từ việc ghi âm cuộc gọi trên tổng đài điện thoại giám sát chất lượng dịch vụ được cung cấp bởi nhân viên của bạn và cũng hỗ trợ khi khách hàng gửi khiếu nại bằng cách lắng nghe các cuộc gọi, bạn có thể xác định nơi xảy ra sự cố.

Bằng cách liên tục quan sát các cuộc gọi, bạn có thể khắc sâu các hoạt động dịch vụ khách hàng tốt hơn trong nhân viên của mình và tăng sự hài lòng của khách hàng.

LỊCH SỬ CUỘC GỌI CHI TIẾT

Phân tích lịch sử cuộc gọi của khách hàng sẽ cho phép bạn biết thêm về họ và do đó cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn cho họ. Tần suất và độ dài của các cuộc gọi, địa điểm, lịch sử cuộc gọi và bất kỳ thông tin nào khác được trích xuất từ ​​cơ sở dữ liệu của các cuộc gọi được ghi lại sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự cố của âm lượng cuộc gọi và phát triển quy trình bán hàng tập trung hơn.

NẮM BẮT CHI TIẾT BẠN CÓ THỂ ĐÃ BỎ LỠ HOẶC QUÊN

Khi nói chuyện với khách hàng, điều quan trọng là phải tích cực lắng nghe. Tích cực lắng nghe khách hàng khi có tương tác với họ là rất quan trọng. Điều quan trọng là ghi chép lại những gì đã thảo luận hoặc hứa trong suốt cuộc gọi.

Ghi chú thường giúp mọi người theo dõi chi tiết và ý tưởng, nhưng thực hiện trong khi gọi có thể khiến bạn không chủ động lắng nghe. Khi ghi âm cuộc gọi, bạn có thể chú ý hoàn toàn vào bất kỳ cuộc gọi nào và ghi chú lại sau khi phát lại.

Điều này giúp đảm bảo khách hàng cảm thấy họ thực sự là người nghe thấy tiếng – một phần lớn trong việc cung cấp trải nghiệm khách hàng tuyệt vời.

Thật khó để biết khách hàng đang nói gì. Họ đang ở trong một môi trường ồn ào, nói nhanh hoặc nói với giọng nặng nề. Bạn có thể, và nên, yêu cầu làm rõ khi cần, nhưng có một bản ghi cuộc gọi mà bạn có thể phát lại nhiều lần nếu bạn muốn cung cấp một số bảo hiểm và yên tâm rằng bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ điều gì quan trọng.

Lợi ích từ việc ghi âm cuộc gọi trên tổng đài 1900 là bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng nào được chia sẻ bởi khách hàng. Ngoài ra, vì tính năng ghi âm cuộc gọi cho phép bạn ghi chú trong khi phát lại, bạn có thể tham gia đầy đủ với khách hàng khi cuộc gọi thực sự diễn ra để họ cảm thấy họ thực sự được nghe. Do đó mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

HUẤN LUYỆN ĐỘI CỦA BẠN HIỆU QUẢ HƠN

Ghi âm cuộc gọi cho phép các doanh nghiệp nhỏ cung cấp cho nhân viên phản hồi về cách họ giao dịch với khách hàng. Bằng cách ghi âm các cuộc gọi, bạn có thể nghe cách các thành viên trong nhóm của bạn nói chuyện với khách hàng. Đó là một cơ hội tuyệt vời cho các nhà quản lý để giúp các nhóm cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ và cung cấp các mẹo về cách bán hàng hiệu quả hơn hoặc cách cung cấp dịch vụ và hỗ trợ khách hàng tốt hơn.

Bất cứ ai trong tổ chức của bạn, từ nhân viên tiếp tân đến những người bán hàng hàng đầu, đều có thể hưởng lợi từ loại huấn luyện viên và quản lý phản hồi chi tiết có thể cung cấp do kết quả của việc theo dõi các bản ghi cuộc gọi. Phát lại các bản ghi cuộc gọi trong một phiên riêng với mỗi nhân viên sẽ trao quyền cho người quản lý xác định và xác định những gì được mong đợi và những kỹ năng anh ta cần cải thiện và làm việc theo.

LÀM QUEN VỚI KHÁCH HÀNG CỦA BẠN

Ghi âm cuộc gọi giúp nhóm tiếp thị của bạn hiểu rõ hơn về khách hàng của công ty bạn, hoặc người mua, xác thực. Người mua là đại diện rập khuôn của khách hàng tiêu biểu và khách hàng mục tiêu của bạn.

Bằng cách lắng nghe các cuộc gọi của khách hàng, nhóm tiếp thị của bạn sẽ tìm hiểu mức độ mà người mua hàng họ đã phát triển đo lường đối với khách hàng thực tế của bạn. Có một sự hiểu biết thực tế, người mua có thể làm cho những nỗ lực tiếp thị của bạn hiệu quả và hiệu quả hơn nhiều.

NÂNG CAO TIÊU CHUẨN CỦA SẢN PHẨM HOẶC DỊCH VỤ

Bằng cách chia sẻ bản ghi cuộc gọi với các thành viên nhóm cụ thể trong quản lý sản phẩm hoặc R & D, bạn có thể giúp họ hiểu rõ hơn về cách khách hàng sử dụng sản phẩm của bạn, những gì họ thích về nó và những gì có thể tốt hơn. Tất cả những điều này là thông tin vô giá (và miễn phí) có thể được dịch thành các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng hiệu quả hơn mong đợi của khách hàng.

Các công ty có thể chia sẻ các bản ghi cuộc gọi với bộ phận quản lý sản phẩm hoặc R & D của họ, để họ có thể tìm hiểu những gì khách hàng thích về sản phẩm và những gì cần được cải thiện. Các nhóm này có thể sử dụng thông tin vô giá này để nâng cao các sản phẩm và dịch vụ. Từ đó đáp ứng mong đợi của khách hàng và tăng doanh thu.

Nếu bạn vẫn không sử dụng giải pháp hiệu quả về chi phí này, bạn đang bỏ lỡ những cách dễ dàng để nâng cao hiệu quả, nâng cao trải nghiệm của khách hàng và doanh thu bán hàng.

TĂNG THÊM PHẦN CHÍNH XÁC CHO CUỘC GỌI THOẠI

Trước hết, điều quan trọng cần lưu ý là ghi âm cuộc gọi là hợp pháp miễn là có một sự thừa nhận rằng nó đang xảy ra (cho dù bạn nói với ai đó hoặc tin nhắn được ghi âm trước làm như vậy).

Nếu không, việc duy trì cơ sở dữ liệu các cuộc gọi được ghi lại sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tuân thủ các nguyên tắc tuân thủ pháp luật, ngành và dịch vụ.

Lợi ích từ việc ghi âm cuộc gọi trên tổng đài điện thoại có thể giúp bạn giải quyết tranh chấp hoặc bảo vệ chống lại kiện tụng từ những khách hàng không hài lòng và trong một số trường hợp, ghi âm giọng nói có thể đóng vai trò là một hợp đồng bằng lời nói.

Cải thiện tuân thủ quy định

Các công ty cần phải hoạt động với các thông lệ, nguyên tắc và phương pháp kinh doanh tốt nhất để bảo vệ thông tin được chia sẻ trong các cuộc gọi.

Lợi ích từ việc ghi âm cuộc gọi trên tổng đài điện thoại cho phép các doanh nghiệp tuân thủ các nguyên tắc tuân thủ pháp luật, ngành và dịch vụ; giúp các doanh nghiệp giải quyết tranh chấp và đấu tranh chống lại các vụ kiện từ những khách hàng không hài lòng. Vì ghi âm cuộc gọi bảo vệ công ty của bạn khỏi đau đầu pháp lý và tiết kiệm chi phí, nó trở nên quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp nhỏ.

Xem thêm: Ghost call là gì? Cuộc gọi ma là gì? Cách chặn cuộc gọi ma như thế nào?

XEM LỜI NÓI CỦA BẠN

Người ta thường nói rằng chi phí để có được một khách hàng mới cao hơn năm đến bảy lần so với việc giữ chân một khách hàng hiện tại. Để giữ khách hàng, bạn cần cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời (trong số những thứ khác). Giống như câu ngạn ngữ cũ: đôi khi không phải là những gì bạn nói, mà là những gì bạn không nói thực sự định nghĩa một cuộc trò chuyện.

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, rất có thể sẽ có một số khách hàng lặp lại mà bạn có thể biết. Bằng cách lắng nghe các bản ghi âm cuộc gọi, bạn và nhóm của bạn có thể tìm ra những điều cần tránh nói với một số khách hàng nhất định để không ai cảm thấy bị tổn thương và bạn luôn ở trong những ân sủng tốt đẹp của mọi người.

NẮM BẮT CÂU CHUYỆN CỦA KHÁCH HÀNG

Những khách hàng gọi cho công ty của bạn và phát sáng về trải nghiệm của họ khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn – tại sao họ lại chọn nó, nó đã giúp họ như thế nào, và cứ như vậy là một điều may mắn. Ngoài khả năng tăng cường sự tự tin mà bạn nhận được, bạn có thể sử dụng nội dung của các cuộc gọi đó (với sự chấp thuận của khách hàng) cho câu chuyện thành công của một khách hàng tuyệt vời về các chiến dịch quảng cáo hoặc tiếp thị của bạn.

Đánh giá tiếp thị

Lắng nghe các cuộc gọi của khách hàng được ghi lại sẽ cho phép bạn tìm hiểu thêm về khách hàng cũng như học hỏi từ họ. Các công ty có thể phân tích nếu các chiến dịch tiếp thị của họ đủ hiệu quả trong việc thu hút và giữ khách hàng.

Lợi ích từ việc ghi âm cuộc gọi trên tổng đài điện thoại có thể xác định các điểm yếu của các chiến dịch và thực hiện các cải tiến cần thiết để giữ cho doanh nghiệp của bạn không lãng phí thời gian và tiền bạc. Với công nghệ ghi âm cuộc gọi, bạn có thể hướng các nỗ lực tiếp thị của mình đi đúng hướng và cách mạng hóa quy trình bán hàng và tiếp thị. Điều này sẽ đảm bảo dịch vụ khách hàng được cải thiện và tạo ROI lớn hơn cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

XEM SỰ PHÁT TRIỂN CỦA DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG

Bằng cách duy trì cơ sở dữ liệu ghi âm cuộc gọi, bạn có thể so sánh cách nhóm của bạn giao tiếp với khách hàng ngày hôm nay so với cách bạn giao tiếp với họ trong quá khứ. Sự khác biệt có thể cho thấy nơi bạn đã cải thiện và nơi bạn vẫn cần làm việc cũng như cách thức kinh doanh của bạn đang phát triển – điều có thể thúc đẩy.

NHANH CHÓNG ĐƯA MỘT ĐẠI LÝ DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG

Nếu bạn hoạt động như một doanh nhân solo hoặc điều hành một doanh nghiệp nhỏ, đôi khi có thể cần phải mang ai đó đến để xử lý các cuộc gọi của khách hàng.

Có thể bạn muốn ngắt kết nối hoàn toàn khỏi công việc khi đi nghỉ hoặc bạn quá bận rộn để xử lý các cuộc gọi của khách hàng một cách hiệu quả. Những tình huống này xảy ra mọi lúc. Ghi âm cuộc gọi nhanh với nhân viên mới hoặc nhân viên tạm thời giúp họ tăng tốc nhanh chóng theo nhu cầu của khách hàng và các câu hỏi thường gặp, cũng như cách xử lý chúng. Hiển thị luôn luôn tốt hơn nói.

TẤT CẢ NHỮNG LỢI ÍCH TRONG MỘT TÍNH NĂNG!

Những lợi ích từ việc ghi âm cuộc gọi trên tổng đài điện thoại cung cấp cho bạn rất nhiều dữ liệu và có rất nhiều cách để áp dụng thông tin đó vào thực tế.

Mỗi cuộc gọi đến doanh nghiệp của bạn đều quan trọng. Trong thị trường ngày nay, khi khách hàng có quá nhiều sự lựa chọn và cạnh tranh khốc liệt, thì cách doanh nghiệp của bạn đối phó với các cuộc gọi của khách hàng có thể là sự khác biệt giữa việc nhận và giữ lại doanh nghiệp của người gọi hoặc mất họ trước một trong những đối thủ của bạn.

Nhìn chung, ghi âm cuộc gọi trên tổng đài điện thoại có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn theo nhiều cách: cho chất lượng và đào tạo, giải quyết tranh chấp và cũng cho mục đích tuân thủ. Với giải pháp phù hợp, bạn có thể chuyển đổi doanh nghiệp của mình.

Tin tức liên quan

Những quy định khi chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel?

Điều kiện chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel

Quy trình yêu cầu tích hợp CRM với dịch vụ đầu số 1900