Cách Tổ Chức Buổi Hội Nghị Truyền Hình Đạt Hiệu Quả

admin Tháng Chín 23, 2021

Tình hình dịch bệnh có nhiều diễn biến phức tạp, nhu cầu sử dụng các thiết bị từ xa như hội nghị truyền hình đóng vai trò quan trọng. Hội nghị truyền hình không phải là cụm từ mới xuất hiện. Nhưng nó đã trở nên phổ biến khi đại dịch xảy ra và khẳng định được tầm quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để tổ chức cuộc hội nghị truyền hình trực tuyến hiệu quả? Dưới đây là cách tổ chức buổi hội nghị truyền hình hiệu quả mà Dauso1900.vn chia sẻ đến bạn.

Bài viết liên quan: Giải pháp hội nghị truyền hình cho Microsoft Team 

cách tổ chức buổi hội nghị truyền hình hiệu quả

cách tổ chức buổi hội nghị truyền hình hiệu quả

Những Điều Cần Lưu Ý Khi Tổ Chức Hội Nghị Truyền Hình

Để biết cách tổ chức buổi hội nghị truyền hình hiệu quả thì bạn cần hiểu về nó. Hiểu một cách đơn giản, hội nghị truyền hình là hình thức họp trực tuyến từ hai người trở nên ở khoảng cách địa lý khác nhau thông qua các thiết bị truyền hình. Về cơ bản, hội nghị truyền hình có 2 hình thức phổ biến:

  • Hội nghị truyền hình – họp trực tuyến điểm – điểm
  • Hội nghị truyền hình – họp trực tuyến đa điểm

Trước khi họp hội nghị truyền hình trực tuyến bạn cần lưu ý những điều sau: 

  • Xác định khoảng thời gian cần thiết để tổ chức cuộc họp và đặt ra các mục tiêu rõ ràng
  • Đặt lịch họp hội nghị truyền hình qua phần mềm họp trực tuyến 
  • Hãy dành một chút thời gian để nghĩ về những tài liệu bạn muốn chia sẻ qua liên kết video. Và nếu cần, hãy yêu cầu người tham gia đọc tài liệu trước cuộc họp.
  • Hãy nhớ giữ kích thước phông chữ đủ lớn và không tạo quá nhiều trang trình bày với văn bản. Một số người tham gia có thể ngồi cách xa màn hình một khoảng cách và họ cũng có thể xem thấy văn bản
  • Yêu cầu những người tham gia đến địa điểm trước khi cuộc họp bắt đầu. Bạn và khách của bạn sẽ được đưa đến phòng họp và hướng dẫn cách sử dụng thiết bị.
  • Nếu được yêu cầu, kết nối có thể được kiểm tra cho bạn trước cuộc họp để đảm bảo bạn có thể chỉ cần đến địa điểm.

>>> Phần mềm họp trực tuyến Zoom

Cách Tổ Chức Hội Nghị Truyền Hình Hiệu Quả

Đặt lịch họp hội nghị truyền hình qua phần mềm họp trực tuyến 

Đặt lịch họp hội nghị truyền hình qua phần mềm họp trực tuyến

Những lưu ý chúng tôi vừa đề cập sẽ quyết định 20% sự thành công của cuộc họp. 80% còn lại sẽ được quyết định thông qua quá trình diễn ra cuộc họp. Và sau đây sẽ là cách tổ chức hội nghị truyền hình khiến bạn có thể đạt hiệu quả 100%.

  • Yêu cầu đối với người tham gia

    • Đảm bảo tất cả người tham gia có thể nhìn và nghe thấy tất cả những người tham gia khác.
    • Đảm bảo micrô được phân bổ hợp lý để có thể bắt được giọng nói của mọi người tham gia.
    • Đảm bảo ánh sáng trong phòng không hạn chế tầm nhìn của người tham gia.
  • Người tham gia có thể tắt tiếng micrô nếu vị trí của họ có quá nhiều tiếng ồn xung quanh hoặc trong cuộc họp họ sẽ không nói gì.
  • Trách nhiệm của người điều hành cuộc họp

    • Cung cấp nội dung cuộc họp cho những người tham gia – trước cuộc họp là tốt nhất, tối thiểu là khi bắt đầu cuộc họp – bao gồm tổng quan về các vấn đề phải bàn bạc và kết quả dự kiến;
    • Thiết lập các dấu hiệu trực quan hoặc bằng lời nói, chẳng hạn như giơ tay, để biết được ai muốn tham gia thảo luận vào cuộc họp;
    • Thu hút người tham gia ở tất cả các địa điểm để đảm bảo cuộc thảo luận hiểu và liên kết;
    • hạn chế “các cuộc trò chuyện bên lề” và đa nhiệm;
  • Đảm bảo tất cả những người tham gia đều có quyền truy cập bình đẳng vào nội dung bằng cách chia sẻ tất cả nội dung trong kết nối hội nghị truyền hình và sử dụng các công cụ trực tuyến bất cứ khi nào có thể.
  • Một trong những điều cũng rất quan trọng đó là bạn nên là chính mình, cư xử tự nhiên, nghe và nhìn vào camera bình thường như bạn đang tham gia vào một cuộc họp trực tiếp vậy.

Buổi Hội Nghị Truyền Hình Trực Tuyến Thành Công Cần Đảm Bảo

Chú ý đến thời gian

Chú ý đến thời gian

Cách tổ chức buổi hội nghị truyền hình hiệu quả cũng cần đảm bảo những điều kiện:

🔹Đảm bảo kết nối Internet ổn định: Kết nối internet sẽ ảnh hưởng đến hội nghị, làm gián đoạn hình ảnh và âm thanh. Vì vậy cần đảm bảo kết nối Internet ổn định và nhanh chóng.

🔹Chọn bộ thiết bị truyền hình tốt: Cách tổ chức hội nghị truyền hình hiệu quả thì việc chọn được một bộ thiết bị hội nghị truyền hình phù hợp và có chất lượng tốt là điều vô cùng quan trọng. 

🔹Gửi nội dung cuộc họp cho người tham gia: Điều này sẽ giúp người tham gia biết được lý do tổ chức cuộc họp cũng như những nội dung sẽ triển khai để có được những sự chuẩn bị phù hợp. Bạn có thể gửi nội dung cuộc họp qua email hoặc mạng nội bộ của công ty. 

🔹Chú ý đến thời gian: Nếu những người tham gia đến từ các quốc gia khác nhau thì việc chọn múi giờ là rất quan trọng. Việc chọn múi giờ không phù hợp có thể sẽ gây nhầm lẫn và ảnh hưởng năng suất của cuộc họp.

Trên đây là những thông tin về cách tổ chức buổi hội nghị truyền hình hiệu quả mà Dauso1900.vn muốn chia sẻ cho bạn. 

Nếu bạn đang cần mua tổng đài 1900 để làm tổng đài khách hàng, hay cần mua đầu số 1900 đẹp, dễ nhớ thì có thể liên hệ với chúng tôi nhé:

CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG SỐ

  • Địa chỉ: Tòa VTC online, số 18 Tam Trinh, Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Nhân Viên Kinh doanh: 0911 795 222 – 0933 795 222
  • Hotline: 1900 0234
  • Email: dauso19001800@gmail.com