Tổng đài là hệ thống chuyển mạch điện thoại tự động trong một doanh nghiệp, giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp.

Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ văn phòng cần lưu ý gì?

1. Lựa chọn tổng đài

Tổng đài hiện nay đang có 2 dạng phổ biến đó là tổng đài Analog (tổng đài truyền thống) và tổng đài ảo (tổng đài VoIP).

Nếu bạn đã có hệ thống điện thoại Analog, hãy cân nhắc xây dựng hệ thống tổng đài ảo mới để có những tính năng có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng và thay đổi liên tục của Doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu bạn đã đầu tư rất nhiều trang thiết bị và muốn tận dụng lại hệ thống cũ thì hãy sử dụng những VoIP Gateway nhằm chuyển đổi tín hiệu nâng cấp tổng đài Analog sang tổng đài IP

2. Xác định nhu cầu Doanh nghiệp

Mỗi Doanh nghiệp sẽ có những nhu cầu về hệ thống tổng đài nội bộ khác nhau. Có những Doanh nghiệp chỉ cần nghe gọi cơ bản nhưng cũng có nhiều Doanh nghiệp cần các nhu cầu cao hơn như tổng đài tích hợp CRM, tích hợp nhiều kênh tương tác, đồng bộ dữ liệu…

Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định trước số lượng người dùng để có thể xây dựng hoặc thuê hệ thống phù hợp.

3. Lựa chọn đầu số phù hợp

Sau khi đã xác định được nhu cầu của Doanh nghiệp. yếu tố thứ 2 bạn cần xem xét đó là nên sử dụng đầu số nào cho tổng đài nội bộ văn phòng của mình. Có 4 dạng đầu số chính hiện nay có thể sử dụng đó là:

• Đầu số tổng đài 1900 giá rẻ
• Đầu số tổng đài 1800
• Đầu số cố định
• Đầu số Mobi SIP

4. Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối giúp tiếp nhận cuộc gọi hoặc thực hiện các cuộc gọi đi từ Tổng đài. Việc lựa chọn thiết bị phù hợp sẽ giúp năng suất cũng như chất lượng cuộc gọi của các điện thoại viên (Agents) được nâng cao.

Nếu bạn thường xuyên di chuyển thì lựa chọn Softphone là điều cần thiết. Tuy nhiên nếu bạn và nhân viên chỉ nghe và gọi điện thoại với khách hàng ở tại văn phòng thì bạn nên chọn lựa IP Phone hoặc Tai nghe tổng đài cho mình.

5. Trang bị đường truyền internet ổn định

Đường truyền Internet là điều kiện bắt buộc phải có để cho tổng đài nội bộ văn phòng của bạn được hoạt động.

Mặc dù cuộc gọi VoIP chiếm khá ít băng thông nhưng cũng nên trang bị đường truyền riêng để tránh quá nhiều thiết bị ngoại vi truy cập sử dụng internet dẫn tới cuộc gọi không được ổn định

Trên đây 5 lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ khi bạn muốn lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng của mình. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm hoặc muốn trải nghiệm hệ thống tổng đài hiện đại, chuyên nghiệp thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Bài viết liên quan: Tổng đài nội bộ PABX là gì?

CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG SỐ

• Địa chỉ: Tòa VTC online, số 18 Tam Trinh, Hai Bà Trưng, Thành Phố Hà Nội
• Nhân Viên Kinh doanh 1: 0911 795 222
• Nhân viên kinh doanh 2: 0933 795 222
• Bộ phận chăm sóc khách hàng : 1900 0234
• Email: dauso19001800@gmail.com

Tin tức liên quan

Những quy định khi chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel?

Điều kiện chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel

Quy trình yêu cầu tích hợp CRM với dịch vụ đầu số 1900