Tổng đài có cần Internet không? Giải đáp chi tiết cho doanh nghiệp

Khi tìm hiểu về giải pháp tổng đài doanh nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp thường đặt câu hỏi: “Tổng đài có cần Internet không?”. Đây là một thắc mắc hoàn toàn dễ hiểu bởi trước đây các hệ thống tổng đài truyền thống hoạt động chủ yếu dựa trên đường dây điện thoại cố định và không phụ thuộc nhiều vào kết nối mạng.

Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ VoIP, Cloud PBX và tổng đài ảo, Internet hiện nay đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc vận hành hệ thống liên lạc doanh nghiệp.

Vậy tổng đài có bắt buộc phải có Internet hay không? Nếu mất mạng thì tổng đài có hoạt động được không? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Tổng đài có cần Internet không?

Câu trả lời là:

Có hoặc không, tùy thuộc vào loại tổng đài doanh nghiệp đang sử dụng.

Hiện nay trên thị trường tồn tại hai nhóm tổng đài chính:

Tổng đài truyền thống (Analog PBX)

Đây là hệ thống sử dụng:

• Đường dây điện thoại cố định
• Thiết bị tổng đài vật lý
• Hệ thống dây cáp nội bộ

Loại tổng đài này có thể hoạt động mà không cần Internet.

Tuy nhiên doanh nghiệp phải đầu tư:

• Máy chủ tổng đài
• Card mở rộng
• Hệ thống dây dẫn
• Chi phí bảo trì định kỳ

Tổng đài IP và Cloud PBX

Đây là mô hình phổ biến hiện nay.

Các cuộc gọi được truyền tải thông qua giao thức Internet (VoIP).

Do đó:

• Bắt buộc phải có Internet
• Chất lượng đường truyền ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc gọi

Đổi lại doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích vượt trội như:

• Làm việc từ xa
• Không cần đầu tư máy chủ
• Dễ dàng mở rộng
• Quản lý tập trung

Tổng đài có cần Internet không?

Internet ảnh hưởng như thế nào đến chất lượng tổng đài?

Trong quá trình triển khai tổng đài Cloud cho doanh nghiệp, yếu tố ảnh hưởng nhiều nhất đến trải nghiệm người dùng không phải là phần mềm mà chính là đường truyền Internet.

Một kết nối mạng không ổn định có thể gây ra:

• Mất tiếng
• Tiếng vọng
• Trễ âm thanh
• Ngắt cuộc gọi đột ngột
• Chất lượng đàm thoại kém

Ngược lại, nếu đường truyền ổn định, khách hàng gần như không nhận ra sự khác biệt giữa cuộc gọi VoIP và cuộc gọi truyền thống.

Tổng đài Cloud hoạt động như thế nào khi có Internet?

Đối với tổng đài Cloud PBX, toàn bộ hệ thống được đặt trên máy chủ của nhà cung cấp.

Khi khách hàng gọi đến:

1. Cuộc gọi đi vào đầu số 1900 hoặc số hotline.
2. Hệ thống tổng đài Cloud tiếp nhận.
3. Cuộc gọi được chuyển qua Internet đến nhân viên.
4. Nhân viên trả lời trên:
   • Máy tính
   • Điện thoại IP
   • Smartphone
   • Softphone App

Toàn bộ quá trình diễn ra gần như tức thời.

Đây là lý do vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn tổng đài Cloud thay vì tổng đài truyền thống.

Nếu mất Internet thì tổng đài có hoạt động không?

Đây là câu hỏi rất nhiều khách hàng quan tâm.

Câu trả lời là:

Tùy từng mô hình triển khai.

Trường hợp 1: Tổng đài Cloud thông thường

Nếu toàn bộ nhân viên đang sử dụng:

• Softphone trên máy tính
• Điện thoại IP
• Ứng dụng tổng đài trên smartphone

Thì khi mất Internet:

• Không nhận được cuộc gọi
• Không thực hiện cuộc gọi đi
• Một số tính năng sẽ bị gián đoạn

Trường hợp 2: Có cấu hình dự phòng

Nhiều doanh nghiệp hiện nay triển khai:

• Internet chính
• Internet dự phòng từ nhà mạng khác

Ví dụ:

• Viettel
• VNPT
• FPT

Khi một đường truyền gặp sự cố, hệ thống sẽ tự động chuyển sang đường truyền còn lại.

Khách hàng gần như không nhận thấy sự gián đoạn.

Trường hợp 3: Chuyển hướng cuộc gọi

Một số hệ thống tổng đài hiện đại cho phép:

• Chuyển cuộc gọi sang số di động
• Chuyển đến nhân viên trực ngoài văn phòng

Nhờ đó doanh nghiệp vẫn duy trì hoạt động ngay cả khi Internet tại văn phòng gặp sự cố.

Tốc độ Internet bao nhiêu là đủ cho tổng đài?

Đây là một hiểu lầm phổ biến.

Nhiều người cho rằng tổng đài cần đường truyền cực mạnh.

Thực tế không phải vậy.

Một cuộc gọi VoIP thường chỉ sử dụng khoảng:

• 80 Kbps đến 100 Kbps

Điều quan trọng hơn là:

• Độ ổn định
• Độ trễ thấp
• Tỷ lệ mất gói thấp

Đối với doanh nghiệp dưới 20 nhân viên:

• Gói Internet cáp quang từ 100 Mbps trở lên là hoàn toàn đủ.

Đối với Contact Center lớn:

• Nên sử dụng đường truyền doanh nghiệp riêng.
• Có phương án dự phòng.

Những thiết bị cần có khi sử dụng tổng đài Internet

Để vận hành tổng đài IP hoặc Cloud PBX hiệu quả, doanh nghiệp thường cần:

Kết nối Internet ổn định

Yếu tố quan trọng nhất.

Máy tính hoặc Laptop

Dùng để cài đặt phần mềm Softphone.

Tai nghe chuyên dụng

Giúp nâng cao chất lượng đàm thoại.

Điện thoại IP (nếu cần)

Phù hợp với doanh nghiệp muốn xây dựng mô hình tổng đài chuyên nghiệp.

Thiết bị mạng

• Router
• Switch
• WiFi doanh nghiệp

Doanh nghiệp nào nên sử dụng tổng đài qua Internet?

Qua kinh nghiệm triển khai thực tế, tổng đài Cloud rất phù hợp với:

Doanh nghiệp SME

• Tiết kiệm chi phí đầu tư.
• Không cần máy chủ riêng.

Chuỗi cửa hàng

• Quản lý tập trung nhiều chi nhánh.

Công ty dịch vụ

• Tư vấn tài chính.
• Bất động sản.
• Giáo dục.
• Du lịch.

Trung tâm CSKH

• Hỗ trợ số lượng khách hàng lớn.
• Theo dõi KPI nhân viên.

Kết hợp đầu số 1900 với tổng đài Internet mang lại lợi ích gì?

Hiện nay đa số doanh nghiệp đăng ký đầu số 1900 đều sử dụng kết hợp với tổng đài Cloud.

Mô hình này mang lại nhiều lợi ích:

• Khách hàng dễ nhớ hotline.
• Tăng tính chuyên nghiệp.
• Ghi âm toàn bộ cuộc gọi.
• Báo cáo chi tiết theo thời gian thực.
• Quản lý nhân viên từ xa.
• Hỗ trợ làm việc đa chi nhánh.

Đặc biệt, doanh nghiệp có thể triển khai chỉ trong vài giờ mà không cần đầu tư hạ tầng phức tạp như trước đây.

Kết luận

Vậy tổng đài có cần Internet không? Câu trả lời là có đối với hầu hết các hệ thống tổng đài hiện đại như IP PBX và Cloud PBX. Internet không chỉ giúp tổng đài hoạt động mà còn mở ra hàng loạt tính năng thông minh như làm việc từ xa, ghi âm cuộc gọi, báo cáo thời gian thực và tích hợp CRM.

Đối với các doanh nghiệp đang có nhu cầu triển khai tổng đài 1900 chuyên nghiệp hoặc đăng ký đầu số 1900, việc lựa chọn tổng đài Cloud kết hợp đường truyền Internet ổn định sẽ là giải pháp tối ưu về chi phí, hiệu quả vận hành và khả năng mở rộng trong tương lai.

Tin tức liên quan

Tổng đài cho CSKH đa kênh là gì? Lợi ích và cách triển khai

Tổng đài cần những thiết bị gì để hoạt động hiệu quả?

Đăng Ký Đầu Số 1900 Cho Doanh Nghiệp Toàn Quốc