Một nhà điều hành tổng đài chăm sóc khách hàng là gì?

Một nhà điều hành tổng đài chăm sóc khách hàng làm việc cho các công ty lớn, bệnh viện và khách sạn nơi thường xuyên có các cuộc gọi điện thoại đến. Nhà điều hành hỗ trợ người gọi bằng cách trả lời đường dây và kết nối người gọi đến đúng người hoặc bộ phận.

Trước khi các phát minh hiện đại ra đời, các nhân viên tổng đài chăm sóc phải kết nối thủ công người gọi trên tổng đài bằng cách cắm các đường dây điện thoại vào đúng mạch. Ngày nay, các nhân viên chăm sóc tổng đài làm việc thông qua các hệ thống máy tính cần ít sự tham gia của con người. Các nhân viên chăm sóc tổng đài ngày nay là dịch vụ khách hàng nhiều hơn so với trong những ngày cũ.

Nhà điều hành tổng đài chăm sóc khách hàng là một phần quan trọng của chuỗi để xử lý các liên hệ của công ty.

Hoạt động thuê ngoài tổng đài mang lại sự tiết kiệm chi phí và cải thiện dịch vụ khách hàng. Bạn có thể chọn giữa dịch vụ tràn và dịch vụ tập trung.

Tại sao thuê ngoài tổng đài chăm sóc khách hàng của bạn?

– Cuộc gọi của bạn sẽ được xử lý bởi các đại lý chuyên nghiệp, đáng tin cậy, đa ngôn ngữ

– Cắt giảm nguồn nhân lực của riêng bạn và giảm thiểu rủi ro kỹ thuật

– Cải thiện dịch vụ khách hàng ngoài giờ hành chính

– Các cuộc gọi có thể được xử lý 24/7

– Bạn chỉ thanh toán theo sử dụng và dịch vụ được điều chỉnh theo nhu cầu của bạn

– Thông qua tích hợp, thông tin sẵn có trong thời gian thực về nhân viên của bạn có sẵn cho các nhà điều hành tổng đài của chúng tôi

Nội dung dịch vụ tổng đài chăm sóc khách hàng

– Các cuộc gọi được xử lý trong khoảng thời gian từ 7 giờ sáng đến 8 giờ tối mỗi ngày trong tuần (có thể mở rộng đến 24/7)

– Thông báo dịch vụ được sử dụng vào các thời điểm khác và trong các ngày lễ ngân hàng

– Kết nối cuộc gọi và gửi tin nhắn và yêu cầu gọi lại

– Ngôn ngữ dịch vụ: Tiếng Việt, Tiếng Anh, … (Tiếng Pháp, Nga.. tùy theo yêu cầu dịch vụ)

– Báo cáo cuộc gọi hàng tháng

– Phân loại hóa đơn và các cuộc gọi của trung tâm chi phí

– Thông báo cho tổng đài về sự sẵn có của nhân viên thông qua mạng, giao diện di động và người dùng và qua email

– Cập nhật thông tin tổ chức trên giao diện dựa trên mạng của Dịch vụ tổng đài 1900

– Khả năng tích hợp đa dạng, chẳng hạn như các hệ thống oTTo-, Lync / Skype for Business, MS Exchange và HR

Người vận hành tổng đài làm gì?

Nhà điều hành tổng đài chăm sóc khách hàng xử lý tất cả các cuộc gọi bên ngoài và nội bộ cho một công ty. Họ trả lời điện thoại và định tuyến các cuộc gọi đến đúng điểm đến trong công ty. Họ cũng xử lý các cuộc gọi nội bộ cần được hướng dẫn trong công ty.

Các nhân viên chăm sóc thường chịu trách nhiệm cho các hệ thống phân trang trong công ty. Khi một người gọi gọi, anh ấy hoặc cô ấy có thể cần phải trang bộ phận hoặc người qua hệ thống PA để cho họ biết rằng họ có một cuộc gọi. Đối với nhiều nhân viên chăm sóc, công việc yêu cầu họ chỉ chịu trách nhiệm cho các cuộc gọi đến. Nhiều công ty yêu cầu nhà điều hành phải là một nhân viên tiếp tân là tốt. Anh ấy hoặc cô ấy chào đón khách hàng đến với doanh nghiệp và hướng họ đến những lĩnh vực mà họ cần tìm.

Một số nhân viên chăm sóc tổng đài cũng phải tiếp cận và làm việc nhiều với dịch vụ khách hàng. Họ có thể trả lời các câu hỏi ngắn gọn mà khách hàng có. Chẳng hạn như doanh nghiệp được đặt ở đâu; hoặc họ cung cấp dịch vụ gì. Người vận hành thực hiện tất cả các loại nhiệm vụ trong một công ty. Định nghĩa công việc của một nhà điều hành rất khác nhau giữa các công ty.

Bạn có phù hợp để trở thành một nhà điều hành tổng đài chăm sóc khách hàng?

Người vận hành tổng đài chăm sóc khách hàng có cá tính riêng biệt. Họ có xu hướng là những cá nhân thông thường, có nghĩa là họ có lương tâm và bảo thủ. Họ logic, hiệu quả, có trật tự và có tổ chức. Một số người trong số họ cũng dám nghĩ dám làm, nghĩa là họ thích phiêu lưu, tham vọng, quyết đoán, hướng ngoại, năng nổ, nhiệt tình, tự tin và lạc quan.

Nơi làm việc của một nhà điều hành tổng đài như thế nào?

Nơi làm việc của một nhà điều hành tổng đài chăm sóc khách hàng thường bao gồm làm việc trong một loại cài đặt văn phòng. Nhà điều hành thường ngồi ở một trạm tổng đài để hướng người gọi đến đúng đường dây. Nhà điều hành có thể có bàn làm việc riêng của họ ở phía trước tòa nhà nơi họ hướng khách hàng đến hoặc họ có thể bị cô lập trong khu vực nội bộ của công ty, làm việc trên một tổng đài.

Môi trường của nhà điều hành liên quan đến việc ngồi suốt cả ngày trước một tổng đài và máy tính. Anh ấy hoặc cô ấy cũng có thể có một bàn với một loại hệ thống tổng đài nhỏ hơn. Tất cả các nhân viên chăm sóc tổng đài làm việc bên trong, nhưng môi trường có thể khác nhau, tùy thuộc vào loại công ty mà họ đang làm việc.

Tin tức liên quan

Những quy định khi chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel?

Điều kiện chuyển nhượng đầu số 1900 của Viettel

Quy trình yêu cầu tích hợp CRM với dịch vụ đầu số 1900