Trong môi trường kinh doanh hiện đại, chăm sóc khách hàng (CSKH) không chỉ dừng lại trong giờ hành chính. Nhiều doanh nghiệp cần cung cấp dịch vụ 24/7, đặc biệt trong các ngành như dịch vụ khách hàng, bán hàng online, hỗ trợ kỹ thuật, hoặc dịch vụ y tế. Vì vậy, câu hỏi tổng đài 1900 có hoạt động ngoài giờ không là một mối quan tâm lớn.

Câu trả lời ngắn gọn là: CÓ – tổng đài 1900 hoàn toàn có thể hoạt động ngoài giờ, và thực tế, tổng đài 1900 có thể được tùy chỉnh để hoạt động linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Tổng đài 1900 có hỗ trợ làm việc ngoài giờ hành chính không?

CÓ.

Hotline 1900 không chỉ hoạt động trong giờ hành chính, mà hoàn toàn có thể hoạt động ngoài giờ. Tổng đài 1900 hiện đại là tổng đài cloud/VoIP, có thể hoạt động liên tục, không bị giới hạn bởi thời gian, địa điểm hay thiết bị.

Do đó, doanh nghiệp có thể tiếp nhận cuộc gọi và hỗ trợ khách hàng vào bất kỳ thời điểm nào, từ tối, cuối tuần, đến những ngày lễ tết.

Các tính năng giúp tổng đài 1900 hoạt động ngoài giờ hiệu quả

1. IVR (Interactive Voice Response) linh hoạt

Tổng đài 1900 có thể cấu hình IVR theo giờ. Khi khách gọi ngoài giờ hành chính, họ sẽ nghe thông báo phù hợp, ví dụ:

• “Chúng tôi không thể tiếp nhận cuộc gọi ngay bây giờ. Vui lòng gọi lại vào giờ hành chính”
• “Chào bạn, cuộc gọi của bạn rất quan trọng với chúng tôi. Vui lòng để lại thông tin và chúng tôi sẽ gọi lại ngay khi có thể”
• IVR giúp tự động hóa thông báo và phân phối cuộc gọi cho nhân viên ngoài giờ.

2. Chuyển cuộc gọi đến số điện thoại di động hoặc nhân viên trực

Khi nhân viên không có mặt tại văn phòng, tổng đài 1900 có thể chuyển hướng cuộc gọi tới điện thoại di động hoặc nhân viên trực ngoài giờ. Điều này giúp doanh nghiệp:

• Không bỏ lỡ cuộc gọi quan trọng
• Giảm tỷ lệ cuộc gọi nhỡ
• Hỗ trợ khách hàng mọi lúc

Các cuộc gọi ngoài giờ vẫn có thể được xử lý kịp thời, dù không có nhân viên trực tại văn phòng.

3. Hệ thống hàng chờ (Queue) và gọi lại tự động

Khi tổng đài đang quá tải hoặc không có nhân viên tiếp nhận, hệ thống sẽ đưa khách hàng vào hàng chờ. Sau đó, có thể sử dụng chức năng gọi lại khi có nhân viên sẵn sàng.

Điều này giúp doanh nghiệp:

• Giảm tỷ lệ khách hàng phải chờ lâu
• Tăng sự hài lòng và trải nghiệm của khách hàng
• Cung cấp dịch vụ đồng đều cả trong và ngoài giờ hành chính

4. Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi

Tổng đài 1900 sẽ ghi âm tất cả cuộc gọi, giúp:

• Lưu trữ thông tin quan trọng trong các cuộc gọi ngoài giờ
• Xử lý khiếu nại và bảo vệ quyền lợi khách hàng sau khi cuộc gọi kết thúc
• Tạo dữ liệu để phân tích và cải thiện quy trình CSKH

Việc ghi âm cũng giúp theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên, dù họ làm việc ngoài giờ hay không.

5. Phân phối cuộc gọi tự động theo nhóm

Tổng đài 1900 cho phép phân phối cuộc gọi theo nhóm và theo ca trực. Do đó, khi một nhóm nhân viên hết ca, hệ thống sẽ chuyển tiếp cuộc gọi sang nhóm tiếp theo hoặc chuyển hướng sang ca trực ngoài giờ mà không bị gián đoạn.

Điều này giúp doanh nghiệp tiếp tục hoạt động liên tục mà không gặp phải tình trạng nghẽn hay thiếu người xử lý.

Tổng đài 1900 có phải trả thêm phí ngoài giờ không?

Không, tổng đài 1900 không có phí ngoài giờ riêng biệt. Phí dịch vụ tính theo cuộc gọi đến và thời gian cuộc gọi, không phân biệt giờ hành chính hay ngoài giờ. Tuy nhiên, một số nhà cung cấp có thể đưa ra các mức giá khác nhau tùy vào gói dịch vụ hoặc mức phí áp dụng cho cuộc gọi ngoài giờ cao điểm.

Vì vậy, doanh nghiệp nên trao đổi rõ ràng với nhà cung cấp về chính sách giá để tránh chi phí không mong muốn.

Có cần nhân viên trực 24/7 khi sử dụng tổng đài 1900?

Không cần thiết.
Tổng đài 1900 không yêu cầu nhân viên trực 24/7. Bạn có thể:

• Phân công ca làm việc linh hoạt cho nhân viên
• Sử dụng IVR hoặc chuyển tiếp cuộc gọi vào giờ không có nhân viên trực

Để lại lời nhắn, hoặc cung cấp dịch vụ qua email hoặc hệ thống ticketing ngoài giờ

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ khách hàng liên tục, có thể thuê ngoài hoặc phân công nhân viên trực thêm ca.

>>> Xem thêm: So sánh tổng đài 1900 và hotline di động

Doanh nghiệp nào đặc biệt cần tổng đài 1900 ngoài giờ?

• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ 24/7: khách hàng yêu cầu hỗ trợ mọi lúc, mọi nơi.
• Trung tâm CSKH và call center lớn: cần hoạt động liên tục để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
• Doanh nghiệp bán hàng online: đặc biệt trong các mùa cao điểm (Black Friday, Giáng Sinh, v.v.).
• Doanh nghiệp bảo trì, kỹ thuật: cần hỗ trợ khách hàng sau giờ làm việc.
• Ngành y tế, thẩm mỹ: cần hỗ trợ khách hàng khi khẩn cấp hoặc ngoài giờ hành chính.

Kết luận

Tổng đài 1900 hoàn toàn có thể hoạt động ngoài giờ – và thực tế rất linh hoạt trong việc hỗ trợ CSKH, bán hàng, và dịch vụ kỹ thuật 24/7.
Tổng đài 1900 giúp doanh nghiệp:

• Tiếp nhận và xử lý cuộc gọi mọi lúc, mọi nơi
• Quản lý ca làm việc linh hoạt
• Cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt ngay cả ngoài giờ hành chính

Với tổng đài 1900, doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô CSKH, không giới hạn thời gian và địa điểm. Hệ thống giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát và cung cấp dịch vụ 24/7 mà không gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự hoặc chi phí.

Tin tức liên quan

Rater là gì? Vai trò và cơ hội nghề nghiệp hiện nay

Cách hiển thị tên công ty khi gọi điện thoại

Cross Sale là gì? Bí quyết tăng doanh thu hiệu quả