Rất nhiều doanh nghiệp khi tìm hiểu về tổng đài 1900 đều có chung một thắc mắc: tổng đài 1900 có dùng được trên Internet không, hay vẫn phải phụ thuộc vào hạ tầng điện thoại truyền thống?

Câu hỏi này hoàn toàn hợp lý, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chuyển sang mô hình số hóa, cloud và làm việc từ xa.

Câu trả lời rõ ràng là: CÓ – tổng đài 1900 hiện nay hoạt động chủ yếu trên nền tảng Internet. Tuy nhiên, để hiểu đúng và dùng hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ cách hệ thống này vận hành.

Bản chất tổng đài 1900 hiện đại hoạt động như thế nào?

Trước đây, tổng đài điện thoại thường gắn với:

• Đường dây cố định
• Thiết bị phần cứng đặt tại văn phòng
• Khả năng mở rộng hạn chế

Ngày nay, hầu hết đầu số 1900 đều hoạt động trên nền tảng VoIP (thoại qua Internet). Cuộc gọi của khách hàng vẫn đi qua hạ tầng viễn thông của nhà mạng, nhưng việc xử lý, phân phối và nghe máy diễn ra thông qua Internet.

Nói cách khác, Internet chính là “xương sống” của hệ thống tổng đài 1900 hiện đại.

Tổng đài 1900 dùng Internet ở những khâu nào?

Internet tham gia trực tiếp vào các khâu quan trọng sau:

Thứ nhất, kết nối từ hệ thống tổng đài đến nhân viên nghe máy. Nhân sự có thể nghe – gọi qua phần mềm trên máy tính (softphone), điện thoại IP hoặc ứng dụng di động, tất cả đều cần Internet.

Thứ hai, quản lý và điều khiển hệ thống. Các thao tác như cấu hình IVR, phân ca, theo dõi cuộc gọi, nghe ghi âm… đều thực hiện trên nền tảng web thông qua Internet.

Thứ ba, lưu trữ và xử lý dữ liệu cuộc gọi. Ghi âm, báo cáo, lịch sử cuộc gọi đều được lưu trữ tập trung trên hệ thống cloud.

Có thể dùng tổng đài 1900 100% qua Internet không?

Có.
Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng tổng đài 1900 cloud, trong đó:

• Không cần tổng đài vật lý tại văn phòng
• Không cần đường dây điện thoại truyền thống
• Chỉ cần Internet ổn định

Nhân viên có thể làm việc tại văn phòng, tại nhà (WFH), hoặc ở nhiều tỉnh khác nhau mà vẫn nghe chung một đầu số 1900.

>>> Đọc tiếp: Tổng đài 1900 có dùng cho chăm sóc sau bán không?

Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào Internet nhiều không?

Câu trả lời là có ảnh hưởng, nhưng không cần Internet quá “khủng”.

Tổng đài 1900 không yêu cầu băng thông lớn, mà cần:

• Internet ổn định
• Độ trễ thấp
• Ít mất gói dữ liệu

Một đường truyền Internet ổn định, được cấu hình ưu tiên cho thoại, sẽ cho chất lượng cuộc gọi rất tốt, tương đương hoặc thậm chí ổn định hơn điện thoại truyền thống.

Nếu mất Internet thì tổng đài 1900 có ngừng hoạt động không?

Đây là điểm doanh nghiệp rất quan tâm. Thực tế:

Nếu Internet tại một nhân viên bị mất, người đó không nghe máy được, nhưng hệ thống vẫn hoạt động với các nhân sự khác.

Nếu Internet tại văn phòng chính bị sự cố, tổng đài cloud vẫn có thể chuyển cuộc gọi sang nhân sự ở nơi khác hoặc sang số dự phòng.

Ngoài ra, hệ thống tổng đài 1900 hiện đại thường có cơ chế chuyển hướng, dự phòng và gọi lại, giúp giảm tối đa rủi ro gián đoạn khi Internet gặp vấn đề cục bộ.

Tổng đài 1900 dùng Internet có an toàn không?

Một lo ngại khác là vấn đề bảo mật. Trên thực tế, các hệ thống tổng đài 1900 uy tín đều:

• Sử dụng kết nối bảo mật
• Có phân quyền người dùng rõ ràng
• Lưu trữ dữ liệu tập trung, có sao lưu

So với việc dùng số di động cá nhân phân tán, tổng đài 1900 trên nền Internet còn dễ kiểm soát và bảo mật hơn.

Doanh nghiệp nào đặc biệt phù hợp với tổng đài 1900 dùng Internet?

Mô hình này đặc biệt phù hợp với:

• Doanh nghiệp làm việc từ xa (WFH)
• Trung tâm CSKH nhiều chi nhánh
• Startup, doanh nghiệp muốn triển khai nhanh
• Đơn vị cần mở rộng/thu hẹp linh hoạt
• Call center quy mô vừa và lớn

Internet giúp tổng đài thoát khỏi sự phụ thuộc địa điểm, điều mà hệ thống truyền thống rất khó làm được.

Có cần đường truyền Internet riêng cho tổng đài 1900 không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp nhỏ hoặc lưu lượng gọi vừa phải có thể dùng chung Internet văn phòng.
Tuy nhiên, với trung tâm CSKH lớn hoặc tổng đài là kênh sống còn, đường truyền riêng hoặc dự phòng Internet là lựa chọn hợp lý để đảm bảo độ ổn định.

Kết luận

Tổng đài 1900 hoàn toàn dùng được trên Internet – và thực tế đang hoạt động chủ yếu dựa vào Internet. Đây chính là yếu tố giúp tổng đài 1900:

• Linh hoạt
• Dễ mở rộng
• Phù hợp với mô hình hiện đại
• Không phụ thuộc địa điểm

Điều quan trọng không phải là có dùng Internet hay không, mà là doanh nghiệp chuẩn bị Internet đủ ổn định và thiết kế hệ thống hợp lý. Khi làm đúng, tổng đài 1900 trên nền Internet không chỉ tiện lợi, mà còn là giải pháp vận hành bền vững cho doanh nghiệp trong dài hạn.

Tin tức liên quan

Đăng ký đầu số 1900/1800 cho ngành spa làm đẹp

Đăng ký đầu số 1900/1800 cho ngành tài chính

Đăng ký đầu số 1900/1800 cho bất động sản