Khi doanh nghiệp chuẩn bị triển khai tổng đài 1900, rất nhiều người băn khoăn: có bắt buộc phải mua IP Phone không, hay chỉ cần dùng máy tính/điện thoại là đủ?

Câu hỏi này rất thực tế, vì nếu hiểu chưa đúng, doanh nghiệp có thể đầu tư dư thừa thiết bị hoặc ngược lại triển khai thiếu, dẫn đến vận hành kém hiệu quả.

Dưới đây là câu trả lời đầy đủ, dễ hiểu và sát với thực tế vận hành.

IP Phone là gì trong hệ thống tổng đài 1900?

IP Phone là điện thoại chuyên dụng sử dụng Internet để nghe – gọi thông qua giao thức VoIP. Thay vì cắm vào đường dây điện thoại truyền thống, IP Phone kết nối trực tiếp với mạng Internet và hệ thống tổng đài.

Trong mô hình tổng đài 1900 hiện đại (cloud hoặc SIP Trunk), IP Phone chỉ là một trong nhiều cách để nhân viên nghe máy, chứ không phải thành phần bắt buộc.

Tổng đài 1900 có BẮT BUỘC phải dùng IP Phone không?

Câu trả lời rõ ràng là: KHÔNG bắt buộc.

Tổng đài 1900 không yêu cầu doanh nghiệp phải dùng IP Phone. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể vận hành tổng đài 1900 mà không cần mua bất kỳ IP Phone nào, nếu sử dụng các phương án khác phù hợp.

IP Phone là lựa chọn, không phải điều kiện bắt buộc.

Những cách nghe – gọi tổng đài 1900 không cần IP Phone

Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay không dùng IP Phone mà vẫn vận hành hotline 1900 hiệu quả:

Dùng softphone trên máy tính

Nhân viên nghe – gọi trực tiếp trên máy tính thông qua phần mềm. Chỉ cần tai nghe và Internet ổn định là có thể làm việc. Đây là phương án phổ biến nhất với:

Doanh nghiệp làm việc từ xa (WFH)

• Trung tâm CSKH linh hoạt
• Startup và doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí
• Dùng điện thoại di động

Cuộc gọi từ tổng đài 1900 có thể được chuyển tiếp về số di động của nhân viên. Cách này phù hợp khi:

• Nhân sự thường xuyên di chuyển
• Số lượng người nghe máy ít
• Không cần thao tác phức tạp

Vậy khi nào NÊN dùng IP Phone cho tổng đài 1900?

Dù không bắt buộc, IP Phone vẫn rất hữu ích trong một số trường hợp cụ thể.

Doanh nghiệp nên cân nhắc dùng IP Phone khi:

• Có văn phòng cố định, nhân sự ngồi tại chỗ
• Trung tâm CSKH quy mô vừa và lớn
• Cần độ ổn định cao, hạn chế phụ thuộc máy tính cá nhân
• Muốn thao tác nghe – gác – chuyển máy nhanh, quen tay

IP Phone thường mang lại cảm giác ổn định và chuyên nghiệp hơn trong môi trường call center truyền thống.

So sánh nhanh: IP Phone vs Softphone

IP Phone phù hợp khi doanh nghiệp cần thiết bị chuyên dụng, ít phụ thuộc máy tính, hoạt động ổn định trong môi trường cố định. Ngược lại, softphone linh hoạt hơn, tiết kiệm chi phí, phù hợp với WFH và mô hình hiện đại.

Quan trọng là hiệu quả vận hành, không phải dùng thiết bị nào “cho đúng chuẩn”.

Dùng IP Phone có làm tổng đài 1900 tốt hơn không?

IP Phone không làm tổng đài 1900 tốt hơn về bản chất, vì:

• Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc chủ yếu vào Internet và hạ tầng tổng đài
• IP Phone chỉ là thiết bị đầu cuối

Nếu Internet kém, dùng IP Phone vẫn chập chờn. Ngược lại, Internet ổn định thì softphone vẫn cho chất lượng rất tốt.

Chi phí đầu tư IP Phone có đáng không?

IP Phone là chi phí đầu tư ban đầu, không bắt buộc và không tạo ra khác biệt nếu doanh nghiệp:

• Có ít nhân sự
• Làm việc từ xa
• Muốn linh hoạt mở rộng/thu hẹp

Với các doanh nghiệp này, đầu tư IP Phone thường không cần thiết.

Ngược lại, với trung tâm CSKH lớn, làm việc cố định lâu dài, IP Phone có thể đáng tiền vì sự ổn định và tiện dụng.

Cách chọn phương án đúng cho doanh nghiệp

Thay vì hỏi “tổng đài 1900 có cần IP Phone không?”, doanh nghiệp nên hỏi:

• Nhân sự làm việc ở đâu?
• Số lượng người nghe máy bao nhiêu?
• Có cần làm việc từ xa không?
• Ngân sách đầu tư ban đầu thế nào?

Từ đó chọn IP Phone, softphone, di động hoặc kết hợp, chứ không cần rập khuôn một mô hình duy nhất.

>>> Xem thêm: Đầu số 1900 có dùng cho gọi ra được không? Sự thật doanh nghiệp cần biết

Kết luận

Tổng đài 1900 không bắt buộc phải dùng IP Phone.
IP Phone chỉ là một lựa chọn thiết bị nghe – gọi, phù hợp với một số mô hình nhất định, nhưng không phải tiêu chuẩn bắt buộc để tổng đài hoạt động hiệu quả.

Trong thời đại tổng đài cloud và làm việc linh hoạt, softphone và thiết bị cá nhân hoàn toàn có thể thay thế IP Phone nếu được triển khai đúng cách. Điều quan trọng nhất vẫn là hạ tầng ổn định, kịch bản hợp lý và quy trình vận hành tốt, chứ không phải doanh nghiệp dùng loại điện thoại nào.

Tin tức liên quan

Đăng ký đầu số 1900/1800 cho ngành spa làm đẹp

Đăng ký đầu số 1900/1800 cho ngành tài chính

Đăng ký đầu số 1900/1800 cho bất động sản