9 Lưu ý khi lựa chọn lắp đặt hệ thống điện thoại doanh nghiệp

admin Tháng Mười 29, 2019

Có một số khía cạnh nhất định đối với một doanh nghiệp thành công mà không công khai nhiều như những doanh nghiệp khác. Chẳng hạn, hệ thống điện thoại doanh nghiệp có vẻ không hào nhoáng bằng việc sử dụng máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh mới nhất. Tuy nhiên, điều đó không phủ nhận tầm quan trọng của chúng.

Hệ thống điện thoại doanh nghiệp thường là những “anh hùng thầm lặng” của văn phòng. Hầu hết mọi người sẽ không nghĩ hai lần về hệ thống điện thoại doanh nghiệp của họ cho đến khi nó không hoạt động đúng cách. Bất cứ ai đã xử lý vấn đề này trong quá khứ đều biết tình hình có thể căng thẳng đến mức nào. Một doanh nghiệp đột nhiên mất đi nguồn giao tiếp chính giữa nhân viên, đồng nghiệp và khách hàng có thể chịu những tác động lớn đến năng suất.

9 Lưu Ý Khi Lựa Chọn Lắp Đặt Hệ Thống Điện Thoại Cho Doanh Nghiệp

Trong một thế giới nơi công nghệ cung cấp lợi thế cạnh tranh đáng kể, điều quan trọng là đảm bảo dịch vụ điện thoại doanh nghiệp của bạn cung cấp các tính năng và dịch vụ bạn cần.

Có một số yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn hệ thống điện thoại hoặc nhà cung cấp điện thoại doanh nghiệp kinh doanh mới. Dưới đây là 10 cân nhắc khi lựa chọn hệ thống điện thoại doanh nghiệp.

# 1/ MỨC GIÁ SỬ DỤNG DỊCH VỤ ĐIỆN THOẠI DOANH NGHIỆP

Một mối quan tâm dự kiến ​​cho ngay cả các doanh nghiệp lớn nhất, giá cả là một yếu tố chính khi nói đến điện thoại doanh nghiệp và rất khác nhau tùy thuộc vào loại hệ thống cuối cùng bạn sẽ chọn. Một hệ thống điện thoại doanh nghiệp tiêu chuẩn sẽ ít hơn đáng kể so với một tổng đài được lưu trữ được trang bị tất cả các chuông và còi có sẵn, nhưng mức độ chức năng cũng sẽ khác nhau rất nhiều.

Những vấn đề liên quan đến chi phí sử dụng cho hệ thống điện thoại doanh nghiệp

Bạn có thể dành thời gian để viết ngân sách cho một hệ thống điện thoại doanh nghiệp mới bao gồm các chi tiết như:

  • Cần bao nhiêu điện thoại?
  • Bạn nghĩ có thể thêm bao nhiêu điện thoại mới trong vài năm tới?
  • Nếu doanh nghiệp của bạn có kế hoạch mở rộng rất nhiều?
  • Có bao nhiêu nhân viên, nếu có, làm việc từ xa?
  • Chi phí sửa chữa, thỏa thuận cho thuê và hợp đồng dịch vụ cho hệ thống hiện tại của bạn?

Khi bạn có ý tưởng tốt hơn về số lượng điện thoại bạn cần, sẽ dễ dàng hơn để ước tính số tiền bạn cảm thấy thoải mái khi chi tiêu cho từng điện thoại và mức độ so sánh với chi phí hiện tại của bạn.

Vượt quá tốc độ ban đầu của điện thoại, hãy chắc chắn xem xét chi phí phần cứng, cài đặt, phí nền tảng, phí trung kế ISDN / SIP và phí dịch vụ thông thường có thể đi kèm với hệ thống được nâng cấp.

Một số công ty cũng có thể thấy rằng việc cho thuê điện thoại từ một nhà cung cấp và trả một khoản phí ổn định thay vì trả trước một lần mang lại sự linh hoạt cao hơn và là một sự thay thế thuận lợi hơn.

Quan trọng nhất, hãy nhớ rằng một hệ thống điện thoại phù hợp cho doanh nghiệp của bạn là một khoản đầu tư cho tương lai của công ty bạn. Căn chỉnh ngân sách của bạn với năng suất tăng mà bạn dự đoán là kết quả của hệ thống mới và tuổi thọ của nó.

# 2 / CÁC CHỨC NĂNG CẦN THIẾT CHO HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI DOANH NGHIỆP

Khi bạn cảm thấy thoải mái với ngân sách sơ bộ, bước tiếp theo sẽ là xác định loại điện thoại mà mỗi nhân viên trong văn phòng thực sự cần. Nhiều nhà cung cấp sẽ làm việc với bạn để xây dựng một mạng lưới hệ thống điện thoại cung cấp các chức năng dựa trên sự cần thiết tùy chọn theo doanh nghiệp.

CÁC CHỨC NĂNG CẦN THIẾT CHO HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI DOANH NGHIỆP

Chia nhỏ lực lượng lao động trong công ty của bạn theo loại công việc và trách nhiệm cùng với thói quen gọi điện của từng vai trò.

Ví dụ:

  • Đại diện dịch vụ khách hàng tại một công ty lớn có thể sẽ cần quyền truy cập vào nhiều đường dây điện thoại, loa ngoài, tùy chọn rảnh tay và khả năng giữ và chuyển.
  • Mặt khác, một thực tập sinh sẽ thực hiện hoặc nhận rất ít cuộc gọi có thể chỉ cần một hệ thống điện thoại một đường đơn giản với một vài chức năng ngoài bàn phím và thư thoại.

Cần chú ý điều gì đối với chức năng của hệ thống điện thoại?

Ngoài những nhân viên dành nhiều ngày trong văn phòng, bạn cũng nên xem xét những người thường xuyên làm việc bên ngoài và những người sau đó sẽ được hưởng lợi từ các dịch vụ theo dõi các dịch vụ của một số nhà cung cấp. Tính năng này sẽ định tuyến lại các cuộc gọi đến tới các số điện thoại thay thế. Khối lượng cuộc gọi quốc tế được thực hiện từ các đường dây của công ty bạn cuối cùng cũng sẽ có tác động đến giá cả và bạn có thể thấy rằng VoIP cung cấp mức giá quốc tế tốt hơn so với các dịch vụ tương tự.

Chất lượng của hệ thống điện thoại đã tăng thêm giá trị cho các doanh nghiệp dự đoán sự tăng trưởng lớn hoặc với các bộ phận và vai trò có nhu cầu và trách nhiệm cuối cùng có thể thay đổi.

Ngoài sự phát triển trong vị trí hiện tại của bạn, hãy ghi nhớ bất kỳ văn phòng bổ sung nào bạn có hoặc có thể sớm có được. Một công ty có hệ thống điện thoại analog truyền thống. Nhưng nhiều văn phòng, có thể phải đối mặt với chi phí cao liên quan đến việc kết nối các kết nối đường dây riêng tại văn phòng chính với các địa điểm khác. Mặt khác, các hệ thống kết nối thông qua kết nối IP có thể sẽ giúp quá trình tạo ra một mạng mở rộng dễ dàng hơn và giá cả phải chăng hơn.

Các tính năng phổ biến cần ghi nhớ

Khi bạn đã đưa ra quyết định, bạn có thể chuyển sang thiết lập một danh sách các tính năng bạn muốn đưa vào hệ thống. Nhưng đừng quên xem xét yếu tố khác như giá cả.

» Dịch vụ thư mục tự động» Lời chào tùy chỉnh» Chế độ giữ máy» Khả năng chuyển máy
» Hiện / Ẩn ID người gọi» Chuông đặc biệt» Nhạc chờ» Loa ngoài
» Chế độ chặn cuộc gọi» Chế độ đừng làm phiền» Nhiều bản ghi thư thoại» Thư thoại đến email
» Chuyển hướng cuộc gọi» Chế độ hội nghị cấp tốc» Quay số nhanh» Thư điện tử
» Ghi nhật ký cuộc gọi» Tiện ích mở rộng» Hộp tin nhắn được chia sẻ» Thông điệp chào mừng
» Chuông văn phòng trung tâm» Lựa chọn thay thế rảnh tay» Phân trang bằng giọng nói» Truyền thông hợp nhất (UC)

# 3 / SỰ LINH HOẠT TRONG HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI DOANH NGHIỆP

Dù là cần thiết nhưng hãy tính toán thật kỹ trước khi lắp đặt một hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp của bạn. Hãy xem xét công ty của bạn sẽ trông như thế nào trong một vài năm tiếp theo. Và liệu hệ thống điện thoại bạn lựa chọn có thể mở rộng quy mô không.

Chẳng hạn, nếu bạn thấy trước sự tăng trưởng nhanh chóng trong những năm tháng sắp tới, bạn sẽ cần một hệ thống điện thoại được trang bị để xử lý các dòng bổ sung và tích hợp đầy đủ các công nghệ mới.

Nhiều công ty có thể chọn mua một hệ thống trung cấp có thể phát triển cùng với họ. Ngay bây giờ công ty của bạn có thể chỉ thực sự cần các khả năng của một dịch vụ tiêu chuẩn. Nhưng theo thời gian có thể cần đến các cuộc gọi hội nghị, các tính năng gọi điện mở rộng và nhiều tiện ích mở rộng. Tốt hơn là nên có tùy chọn để thêm vào các tính năng và thiết bị theo các bước nhỏ thay vì bắt đầu từ đầu.

# 4 / LỰA CHỌN HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI PHÙ HỢP VỚI CẢ NHÂN VIÊN LẪN KHÁCH HÀNG

Không chỉ xem xét hệ thống điện thoại phù hợp với nhân viên mà bạn còn cần xem xét đến nhưng trải nghiệm của khách hàng và đối tác khi gọi đến doanh nghiệp của bạn. Về vấn đề này, ba tùy chọn để xem xét cho các cuộc gọi đến của bạn là:

  • Quay số theo tên hoặc thư mục bộ phận.
  • Cuộc gọi của khách hàng được ưu tiên hơn những người khác.
  • Nếu bạn cần có thể định tuyến lại ngay lập tức các cuộc gọi đến từ bất cứ đâu để cung cấp dịch vụ khách hàng ngay cả khi văn phòng bị đóng cửa hoặc nhân viên không có mặt.

Hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng và trải nghiệm

Bạn cần tự trải nghiệm quá trình đó và đảm bảo bạn hài lòng với nó. Hãy ghi nhớ các thuộc tính của lời nhắc và hệ thống tự động mà bạn đã nghe khi thực hiện cuộc gọi đến các công ty khác. Bạn đã hài lòng với cái gì? Bạn không thích điều gì? Điều này sẽ giúp nhanh chóng tạo ra một danh sách những gì bạn muốn cho hệ thống của riêng bạn. Và quan trọng hơn là những gì bạn muốn tránh.

Tự mình trải nghiệm người dùng để có thể lựa chọn dịch vụ hệ thống điện thoại tốt hơn

Một lần nữa, ngoài việc làm cho mọi thứ dễ dàng hơn trong các hoạt động nội bộ, một dịch vụ điện thoại mới sẽ có lợi cho bất cứ ai cố gắng liên lạc với công ty của bạn. Vì nhiều lần hệ thống điện thoại của bạn sẽ là một trong những tương tác đầu tiên người tiêu dùng hiện tại và tiềm năng có với thương hiệu của bạn. Bạn cần phải chắc chắn đó là một kinh nghiệm nhanh chóng, dễ dàng điều hướng. Khi một người di chuyển vượt ra ngoài thông điệp ban đầu, hệ thống cần có các tùy chọn thích hợp chuyển nhượng, thư thoại và khả năng cuộc gọi hội nghị để đảm bảo trải nghiệm khách hàng liền mạch trong suốt.

# 5 / MẠNG VÀ HỆ THỐNG THIẾT BỊ ĐIỆN THOẠI DOANH NGHIỆP

Các hệ thống mạng điện thoại liên tục phát triển với các tính năng và công nghệ mới. Tìm kiếm một nhà cung cấp điện thoại kinh doanh là một nhà lãnh đạo và đổi mới. Và có thể cung cấp các tính năng nâng cao và các dịch vụ đáng tin cậy giúp doanh nghiệp của bạn phát triển và có năng suất cao hơn.

Tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn, có một số giải pháp hệ thống điện thoại có thể hoạt động cho doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ muốn chọn một nhà cung cấp tư vấn và cung cấp các tùy chọn tốt nhất.

Một số tiêu chí phù hợp mô hình doanh nghiệp hiện tại

Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ, rất có thể bạn không cần một hệ thống điện thoại hiện đại cao cấp. Tìm kiếm một nhà cung cấp chuyên cung cấp các công cụ quản lý và các tính năng gọi điện hoạt động với hệ thống hiện tại của bạn hoặc cung cấp một thiết lập đơn giản đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn.

Nếu bạn là tập đoàn lớn hơn hoặc đang phát triển kinh doanh, bạn có thể muốn xem xét chuyển sang hệ thống điện thoại doanh nghiệp tiên tiến hơn. Tìm kiếm một nhà cung cấp điện thoại kinh doanh có thể mở rộng hệ thống của bạn khi doanh nghiệp của bạn phát triển và mở rộng. Như của Viettel Telecom, VNPT, FPT Telecom, CMC Telecom…

Tham khảo GIÁ DỊCH VỤ ĐẦU SỐ 1900, 1800 CỦA VIETTEL

Và cuối cùng, nếu bạn cần tìm một nhà cung cấp đủ điều kiện có thể đáp ứng các nhu cầu cao cấp nhất. Hãy tìm một nhà cung cấp điện thoại kinh doanh có thể đóng vai trò là đối tác công nghệ. Họ không chỉ cung cấp giải pháp mới nhất và tốt nhất mà còn đóng vai trò tích cực trong việc tư vấn cho tổ chức của bạn khi công nghệ và nhu cầu thay đổi doanh nghiệp của bạn.

Các nhà cung cấp dịch vụ Internet tại Việt Nam

  • Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam VNPT
  • Tổng Công ty Viễn thông Quân đội – Viettel
  • Công ty FPT thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ
  • NetNam thuộc Viện Công nghệ thông tin – Viện Khoa học và công nghệ Việt Nam
  • Công ty Cổ phần Dịch vụ Bưu chính Viễn thông Sài Gòn – SPT
  • Công ty Cổ phần Viễn thông Hà Nội
  • Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện VTC
  • Công ty Cổ phần Viễn thông Di động Toàn cầu (G-Tel)
  • Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực (EVNTelecom)
  • Công ty Thông tin Điện tử Hàng hải Việt Nam (Vishiped)
  • Công ty Điện toán và Truyền số liệu VDC
  • Công ty cổ phần Hạ tầng viễn thông CMC (CMC TI)

# 6 / CHÚ TRỌNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG

Dịch vụ khách hàng có vẻ như là một yếu tố quan trọng khi chọn dịch vụ cho hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Bạn thử dừng lại để suy nghĩ về tác động của việc ngừng dịch vụ đối với danh tiếng của công ty bạn. Nếu khách hàng của bạn không thể liên lạc với bạn vì điện thoại bị hỏng, điều gì sẽ xảy ra? Họ sẽ chờ để gọi lại sau hoặc tiếp cận với đối thủ cạnh tranh chứ? Để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của bạn, bạn cần dịch vụ khách hàng tuyệt vời từ một nhà cung cấp điện thoại kinh doanh mà bạn có thể dựa vào.

CHÚ TRỌNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG

Với bất kỳ hệ thống điện thoại doanh nghiệp nào, hãy kiểm tra giờ dịch vụ khách hàng của họ và cách liên hệ với họ để đánh giá mức độ dịch vụ họ có thể cung cấp nếu có sự cố. Có thể đáng giá một thẻ giá cao hơn để yên tâm ký hợp đồng với một nhà cung cấp địa phương và cung cấp hỗ trợ tại chỗ 24/7. Đặc biệt nếu bạn tiến hành kinh doanh vào ban đêm hoặc cuối tuần, và chờ đến sáng để được hỗ trợ không phải là một lựa chọn tốt.

Cuối cùng, hỏi xung quanh. Bạn sẽ muốn tìm kiếm một nhà cung cấp mà bạn có thể tin tưởng. Và một trong những cách tốt nhất để tìm một nhà cung cấp là chỉ cần hỏi bạn bè, đồng nghiệp và các cộng sự mà bạn tin tưởng, cho lời giới thiệu của họ.

# 7 / KHẢ NĂNG MỞ RỘNG HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI DOANH NGHIỆP

Với bất kỳ dịch vụ mới nào, điều quan trọng là phải suy nghĩ về khả năng mở rộng. Nếu doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ tốn bao nhiêu tiền để bổ sung lắp đặt dịch vụ tổng đài 1900 cho doanh nghiệp mình? Hãy suy nghĩ không chỉ về mặt thiết bị thuần túy cho nhân viên mới của bạn mà còn trả tiền cho dịch vụ điện thoại thêm.

Một số công ty điện thoại kinh doanh tính phí cố định cho rất nhiều người dùng. Ví dụ, mức giá cơ bản cho tối đa 25 nhân viên. Nếu bạn đang ở gần giới hạn trên của một kế hoạch điện thoại kinh doanh tiềm năng, có giá cho các tầng tiếp theo để đánh giá chi phí thực sự của kế hoạch là công ty của bạn phát triển.

Vì các công ty điện thoại kinh doanh có thể đánh giá phí để thêm người dùng mới, cài đặt thiết bị hoặc thay đổi thỏa thuận bạn có, hãy kiểm tra các chi phí đó. Khi bạn có tất cả các thông tin liên quan, bạn có thể so sánh chi phí tương đối của việc mở rộng gói điện thoại để điều chỉnh tăng trưởng kinh doanh.

# 8 / GIÁ TRỊ HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI MANG LẠI CHO DOANH NGHIỆP

Khi bạn đã thu hẹp tùy chọn của mình, hãy xem xét giá trị mà hệ thống điện thoại doanh nghiệp sẽ mang lại cho công ty của bạn. Làm thế nào để giá trị được thêm vào so với chi phí của dịch vụ? Trong khi bạn nhận được dịch vụ điện thoại mà bạn cần kết nối với khách hàng, bạn cũng sẽ nhận được nhiều hơn từ góc độ giá trị.

Về ROI, hãy xem xét nhân viên của bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian với các tính năng mới được cung cấp bởi hệ thống điện thoại hoặc người gọi sẽ có thể nhận được câu trả lời nhanh hơn bao nhiêu. Làm thế nào để hệ thống điện thoại giải quyết các vấn đề hiện tại của bạn và làm cho cuộc sống của nhân viên dễ dàng hơn? Khi bạn tự tin rằng một hệ thống điện thoại doanh nghiệp làm tăng giá trị cho khách hàng và nhân viên của bạn, bạn biết rằng bạn đã tìm thấy một kết hợp tốt.

# 9 / LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP PHÙ HỢP VĂN HÓA KINH DOANH 

Khi chọn bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ công nghệ nào, điều quan trọng luôn là xem xét văn hóa của doanh nghiệp phù hợp với văn hóa của công ty bạn như thế nào.

Tại sao?

Vâng, hãy xem xét những gì văn hóa công ty của bạn nói với khách hàng của bạn về bạn. Nó truyền đạt kỳ vọng của bạn; hình thức của bạn; cam kết của bạn với dịch vụ; sứ mệnh của bạn; giá trị của bạn và nhiều hơn nữa…

Nếu bạn không chia sẻ giá trị và kỳ vọng với nhà cung cấp điện thoại doanh nghiệp của mình, thì bạn không thể trao đổi rõ ràng về nhu cầu của mình.

Thông tin sai lệch có thể khiến bạn không có các tính năng bạn cần để giao tiếp đúng với khách hàng, đi công tác như bình thường và phát triển. Khi bạn đã quyết định những tính năng nào bạn cần và ngân sách của bạn có thể chi trả, hãy đảm bảo nhà cung cấp bạn chọn có văn hóa tương thích cho nhu cầu của bạn.