Có Nên Sử Dụng Tổng Đài IP Cho Doanh Nghiệp

admin Tháng Tư 15, 2022

Có Nên Sử Dụng Tổng Đài IP Cho Doanh Nghiệp là câu hỏi đặt ra cho các doanh nghiệp có mô hình vừa và nhỏ ở Việt Nam đặt ra cho chúng tôi. Bài viết này dauso1900.vn sẽ trả lời cụ thể cho bạn đọc và quý khách hàng của chúng tôi câu hỏi này

1. Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP là công nghệ truyền âm thanh thông qua IP giúp thực hiện cuộc gọi thông qua internet, miễn phí gọi nội mạng hoàn toàn mà không giới hạn địa lý và chỉ cần có kết nối internet là có thể sử dụng được.

Ngoài ra doanh nghiệp có thể sử dụng mạng viễn thông bên ngoài để gọi điện IP với giá rẻ hơn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí liên lạc đáng kể.

2. Giải pháp tổng đài IP hoạt động như thế nào?

Tổng đài điện thoại IP nhận và truyền các cuộc qua internet. Với công nghệ VoIP, hệ thống IP hoạt động bằng cách chuyển đổi tín hiệu thoại tương tự thành dữ liệu kỹ thuật số, hướng các gói dữ liệu này đến nhà cung cấp dịch vụ VoIP để bắt đầu và kết thúc mỗi cuộc gọi.

Tổng đài IP thường sử dụng giao thức phổ quát SIP, được sử dụng trong hầu hết các hệ thống VoIP kinh doanh. Lúc này trung kế SIP cho phép sử dụng nhiều đường dây hoặc kênh thoại riêng biệt. Trung kế SIP được sử dụng để kết nối điện thoại bàn hoặc phần cứng khác vào mạng, cho phép các doanh nghiệp thiết lập nhóm cuộc gọi, định tuyến và kiểm tra thư thoại tất cả thông qua PBX dựa trên IP của họ.

Người dùng tổng đài IP sẽ yêu cầu nhà cung cấp VoIP phân bổ thông tin xác thực cho các tài khoản trung kế SIP để tổng đài doanh nghiệp của bạn có thể chuyển hướng và nhận cuộc gọi một cách thích hợp.

Tổng đài IP cũng quản lý cả cuộc gọi nội bộ và cuộc gọi bên ngoài, xác định có cần chuyển cuộc gọi qua PSTN hay không.

3. Các tính năng chính của tổng đài IP

Nâng cấp tổng đài Analog sang tổng đài IP có nghĩa là người dùng doanh nghiệp được hưởng lợi từ một số tính năng nâng cao hơn.

3.1 Tính năng cuộc gọi

IVR/Digital Receptionist

Tính năng này cho phép định tuyến cuộc gọi vào một cách tự động dựa vào lời chào hướng dẫn mà không bắt buộc phải có nhân viên tiếp tân trực tiếp nhận và chuyển cuộc gọi.

Music on hold

Cho phép upload thay đổi file nhạc nền khi chờ máy trong lúc chuyển hoặc giữ máy. Đảm bảo chuyên nghiệp và đặc trưng của doanh nghiệp. Cho phép nâng cao chất lượng CSKH.

Parking Call

Tính năng này của tổng đài IP này cho phép đặt cuộc gọi vào trạng thái chờ, sau đó bắt lại tại một máy điện thoại khác ở vị trí khác và tiếp tục đàm thoại.

Voice mail to email

Đảm bảo không bao giờ bỏ nhỡ một cuộc gọi quan trọng nào khi bạn không có mặt tại văn phòng. Sẽ có lời nhắn thoại được lưu trên hệ thống và gửi tới email hoặc cảnh báo trên điện thoại.

Call Queues

Đảm bảo tất cả cuộc gọi vào không bị bận và được phân phối thông minh (ACD) tới nhân viên. Cho phép quản lý cuộc gọi vào thông minh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

CallerID Display

Hiển thị số chủ gọi khi có cuộc gọi tới. Lưu danh bạ và thông tin cuộc gọi có thể trích xuất theo thời gian. Tính năng này cho phép hoạt động trên mọi thiết bị.

3.2, Tính năng định tuyến

Inbound Call routing

Tổng đài cho phép lập trình định tuyến cuộc gọi vào tới một đích mong muốn nào đó dựa vào CallerID số chủ gọi. Cho phép cuộc gọi vào được định tuyến tới đúng phòng ban, nhân viên đã tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng trước đó.

SIP/ISDN/H323 trunk

Tổng đài IP cho phép tạo hướng kết nối trung kế với các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại PSTN, VoIP,… với các tổng đài IP PBX chi nhánh. Cuộc gọi chi nhánh hoàn toàn miễn phí.

Tích hợp Outlook, CRM

Tích hợp với các phần mềm ứng dụng Outlook, CRM. Cung cấp tính năng click to call, quản lý history cuộc gọi tại phía đầu cuối.

Low Cost Routing

Cuộc gọi ra ngoài được định tuyến thông minh theo hướng dịch vụ có giá cước rẻ nhất dựa vào đầu số gọi đi. Cuộc gọi được định tuyến theo các nhà mạng hoặc VoIP kết nối với nhà cung cấp dịch vụ Internet giá rẻ.

Call Back

Cho phép tự động gọi lại khi gọi tới một số nào đó khai báo dành cho callback. Tính năng này cho phép gọi lại danh sách khách hàng trước đó theo chính xác máy nhánh tùy chọn.

Time Conditions

Xử lý tiếp nhận cuộc gọi vào một cách khác nhau dựa vào thời điểm nhận cuộc gọi. Cuộc gọi trong giờ làm việc, cuộc gọi ngoài giờ làm việc, cuộc gọi vào kỳ nghỉ lễ,…

3.3, Báo cáo và phân tích

Hầu hết các hệ thống tổng đài IP hiện nay đều được tích hợp các tính năng báo cáo cơ bản và một số có thể cung cấp báo cáo và phân tích nâng cao hơn. Đảm bảo giải quyết các yêu cầu kinh doanh của bạn khi nói đến báo cáo và ít nhất, hãy tìm một hệ thống đi kèm với tính năng báo cáo lịch sử cuộc gọi đơn giản được kích hoạt.

4. Các loại tổng đài IP

4.1, Tổng đài IP tại chỗ

Còn thường được gọi là tổng đài VoIP, tổng đài IP tại chỗ của bạn sẽ sử dụng các kết nối internet và mạng nội bộ hiện có và nằm trong tòa nhà văn phòng của bạn. Tổng đài VoIP cho phép nhiều tính năng nâng cao hơn một tổng đài cũ. Một số cung cấp định tuyến cuộc gọi nâng cao hơn, hội tụ cố định / di động, phản hồi giọng nói tương tác, thư thoại tới email, hội nghị và gọi điện video. Hệ thống IP tại chỗ thường hoạt động tốt nhất khi được kết hợp với trung kế SIP để mang lại khả năng phục hồi tốt hơn và mang lại chất lượng âm thanh ổn định hơn so với các hệ thống cũ.

4.2, Tổng đài đám mây

Là một hệ thống kỹ thuật số lưu trữ trong đám mây và sở hữu và bởi một nhà cung cấp chuyên dụng quản lý. Được vận hành hoàn toàn qua internet, giải pháp dựa trên phần mềm này được duy trì trên đám mây để cho phép người dùng hưởng lợi từ chức năng trực quan của hệ thống PBX, nhưng với khả năng mở rộng cao hơn cho doanh nghiệp và nhanh nhẹn và linh hoạt hơn cho nhân viên của họ.

Với hệ thống đám mây, các doanh nghiệp có khả năng lựa chọn nền tảng và nhà cung cấp dịch vụ viễn thông, có nghĩa là bạn có thể chọn một nhà cung cấp mà bạn tin tưởng để duy trì mức độ bảo mật và khả năng phục hồi tốt nhất cho hệ thống điện thoại của doanh nghiệp. Cũng như chức năng tổng đài mở rộng bao gồm thư thoại, máy fax ảo, hội nghị âm thanh, ghi âm cuộc gọi và khả năng quản lý dễ dàng và thêm số điện thoại mới thông qua cổng trực tuyến, người dùng thậm chí có thể tích hợp hệ thống điện thoại của họ vào CRM doanh nghiệp và các nền tảng khác, cho phép bạn để làm cho các quy trình kinh doanh của bạn hiệu quả hơn.

5. Giải pháp tổng đài IP thích hợp cho ngành hàng nào?

Các doanh nghiệp đang triển khai các hoạt động telesale và chăm sóc khách hàng hoặc sử dụng như một hệ thống nội bộ cho các doanh nghiệp nhiều phòng ban và chi nhánh.

Các ngành sau đây sẽ phù hợp nhất khi sử dụng giải pháp tổng đài IP là: