Tổng đài có cần IP Phone không? Giải đáp đầy đủ cho doanh nghiệp

Khi tìm hiểu về hệ thống tổng đài doanh nghiệp, nhiều người thường cho rằng muốn sử dụng tổng đài thì bắt buộc phải trang bị điện thoại IP (IP Phone). Quan niệm này xuất phát từ thời kỳ các hệ thống tổng đài IP-PBX mới phổ biến, khi phần lớn doanh nghiệp đều triển khai điện thoại IP tại từng bàn làm việc.

Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ Cloud PBX và VoIP, IP Phone không còn là thiết bị bắt buộc. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức khác nhau như Softphone trên máy tính, ứng dụng di động hoặc chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại cá nhân mà vẫn khai thác đầy đủ tính năng của hệ thống tổng đài.

Vậy tổng đài có cần IP Phone không? Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, mô hình làm việc, ngân sách đầu tư và mục tiêu vận hành. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng trường hợp để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.

Tổng đài có cần IP Phone không?

IP Phone là gì?

IP Phone là thiết bị điện thoại hoạt động trên nền tảng giao thức Internet (VoIP – Voice over Internet Protocol). Thay vì truyền tín hiệu qua đường dây điện thoại truyền thống (PSTN), IP Phone truyền dữ liệu thoại thông qua mạng LAN hoặc Internet.

Bề ngoài, IP Phone khá giống điện thoại bàn thông thường nhưng được tích hợp nhiều công nghệ hiện đại như:

• Hỗ trợ nhiều tài khoản SIP.
• Màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi.
• Âm thanh HD Voice.
• Hội nghị nhiều bên.
• Chuyển máy (Transfer).
• Giữ cuộc gọi (Hold).
• Danh bạ nội bộ.
• Ghi âm (tùy hệ thống).
• PoE (Power over Ethernet).

Hiện nay, IP Phone được sử dụng phổ biến trong các văn phòng, trung tâm chăm sóc khách hàng và Call Center có lượng cuộc gọi lớn.

Nếu chưa hiểu cách một hệ thống tổng đài vận hành, bạn nên tham khảo bài viết “Tổng đài cần những thiết bị gì?” để có cái nhìn tổng quan trước khi lựa chọn thiết bị.

Tổng đài có bắt buộc phải sử dụng IP Phone không?

Câu trả lời là không.

Đây cũng là ưu điểm lớn nhất của các hệ thống tổng đài Cloud hiện đại.

Thay vì phụ thuộc vào một loại thiết bị duy nhất, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương thức nhận và thực hiện cuộc gọi trên cùng một hệ thống tổng đài.

Ví dụ:

• Nhân viên lễ tân sử dụng IP Phone.
• Nhân viên kinh doanh dùng ứng dụng trên điện thoại.
• Bộ phận chăm sóc khách hàng dùng Softphone trên máy tính.
• Quản lý nhận cuộc gọi trên điện thoại di động khi đi công tác.

Tất cả đều sử dụng chung một hệ thống tổng đài và chung đầu số hotline.

Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống.

Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu về hạ tầng triển khai, bạn cũng nên đọc thêm bài viết “Tổng đài có cần Internet không?” để hiểu rõ điều kiện hoạt động của hệ thống.

Những cách sử dụng tổng đài phổ biến hiện nay

Sử dụng IP Phone

Đây là phương án được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi cần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.

Ưu điểm:

• Chất lượng âm thanh ổn định.
• Độ trễ thấp.
• Dễ thao tác.
• Hoạt động liên tục.
• Phù hợp cho Call Center.
• Không phụ thuộc máy tính.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư thiết bị.
• Cần hệ thống mạng nội bộ.
• Khó mang theo khi di chuyển.

Sử dụng Softphone

Softphone là phần mềm mô phỏng điện thoại IP trên máy tính.

Người dùng chỉ cần cài đặt phần mềm như Zoiper, MicroSIP hoặc Bria rồi đăng nhập tài khoản SIP là có thể thực hiện cuộc gọi.

Ưu điểm:

• Không cần mua điện thoại IP.
• Chi phí thấp.
• Dễ triển khai.
• Phù hợp làm việc từ xa.

Sử dụng ứng dụng trên điện thoại

Đây là xu hướng phổ biến trong vài năm gần đây.

Nhân viên chỉ cần cài ứng dụng của hệ thống tổng đài lên điện thoại Android hoặc iPhone.

Mọi cuộc gọi đều hiển thị đúng số hotline của doanh nghiệp.

Đây là lựa chọn rất phù hợp với:

• Sale thị trường.
• Kỹ thuật.
• Quản lý.
• Doanh nghiệp Hybrid Working.

Chuyển tiếp cuộc gọi

Nếu không muốn cài đặt bất kỳ ứng dụng nào, doanh nghiệp vẫn có thể cấu hình tổng đài tự động chuyển tiếp cuộc gọi tới số di động của nhân viên.

Đây là phương án triển khai nhanh, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.

Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư IP Phone?

Mặc dù không bắt buộc nhưng IP Phone vẫn là lựa chọn tối ưu trong nhiều trường hợp.

Doanh nghiệp nên đầu tư nếu:

• Có quầy lễ tân.
• Có bộ phận CSKH cố định.
• Trung tâm Call Center từ 10 Agent trở lên.
• Hotline hoạt động liên tục.
• Muốn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
• Cần thao tác nhanh khi xử lý nhiều cuộc gọi.

Ngoài ra, IP Phone thường có tuổi thọ cao, hoạt động ổn định nhiều năm và ít gặp lỗi hơn khi so với việc sử dụng phần mềm trên máy tính.

Khi nào không cần IP Phone?

Trong nhiều trường hợp, việc đầu tư IP Phone lại gây lãng phí.

Ví dụ:

Startup

Chỉ có vài nhân viên.

Có thể sử dụng Softphone để tiết kiệm hàng chục triệu đồng chi phí đầu tư ban đầu.

Doanh nghiệp làm việc từ xa

Nếu nhân viên phân bổ ở nhiều tỉnh thành thì IP Phone gần như không phát huy lợi thế.

Sale thường xuyên di chuyển

Ứng dụng trên điện thoại giúp linh hoạt hơn rất nhiều so với điện thoại đặt cố định tại văn phòng.

Doanh nghiệp muốn tối ưu ngân sách

Không cần mua:

• Điện thoại IP.
• Switch PoE.
• Adapter.
• Dây mạng.
• Thiết bị mở rộng.

So sánh IP Phone và Softphone

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp kết hợp cả hai giải pháp để tận dụng ưu điểm của từng loại thiết bị.

Doanh nghiệp sử dụng đầu số 1900 có cần IP Phone không?

Nếu doanh nghiệp triển khai đầu số 1900 để chăm sóc khách hàng hoặc tư vấn bán hàng thì IP Phone hoàn toàn không phải yêu cầu bắt buộc.

Đầu số 1900 có thể kết nối trực tiếp với:

• Tổng đài Cloud PBX.
• IP Phone.
• Softphone.
• Ứng dụng Mobile.
• CRM.
• Phần mềm Call Center.

Điều này giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không cần thay đổi hạ tầng phần cứng.

Nếu bạn đang cân nhắc triển khai hotline chuyên nghiệp, hãy tham khảo thêm các bài viết:

• Đầu số 1900 là gì?
• Mua đầu số 1900 ở đâu?
• Đăng ký đầu số 1900 cho doanh nghiệp

Các bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình đăng ký, chi phí và cách lựa chọn đầu số phù hợp.

Những lưu ý khi lựa chọn IP Phone

Nếu quyết định đầu tư IP Phone, doanh nghiệp nên cân nhắc các tiêu chí sau:

• Hỗ trợ chuẩn SIP quốc tế.
• Tương thích với tổng đài đang sử dụng.
• Có codec HD Voice.
• Hỗ trợ PoE.
• Cổng mạng Gigabit.
• Chính sách bảo hành rõ ràng.
• Khả năng mở rộng trong tương lai.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên ưu tiên các thương hiệu uy tín để đảm bảo tính ổn định và dễ dàng thay thế khi cần.

Câu hỏi thường gặp

IP Phone có thay thế điện thoại bàn truyền thống không?

Có. Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, IP Phone đã thay thế hoàn toàn điện thoại analog nhờ khả năng tích hợp với tổng đài IP và nhiều tính năng thông minh hơn.

Không dùng IP Phone thì có nhận được cuộc gọi không?

Có. Bạn hoàn toàn có thể nhận và thực hiện cuộc gọi bằng Softphone trên máy tính, ứng dụng trên điện thoại hoặc chuyển tiếp đến số di động.

Doanh nghiệp nhỏ nên chọn giải pháp nào?

Doanh nghiệp dưới 20 nhân sự nên ưu tiên Softphone hoặc ứng dụng di động để giảm chi phí đầu tư. Khi quy mô mở rộng, có thể bổ sung IP Phone cho lễ tân hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng.

Tổng đài IP có an toàn không?

Các hệ thống Cloud PBX hiện nay đều hỗ trợ mã hóa cuộc gọi, phân quyền người dùng và ghi nhật ký truy cập. Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo bài viết “Tổng đài có bảo mật không?”.

Tổng đài có hỗ trợ ghi âm cuộc gọi không?

Hầu hết các hệ thống tổng đài hiện đại đều hỗ trợ ghi âm, lưu trữ và tra cứu lịch sử cuộc gọi, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và đào tạo nhân viên. Chi tiết xem tại bài viết “Tổng đài có ghi âm cuộc gọi không?”.

Doanh nghiệp nhiều chi nhánh có cần nhiều tổng đài?

Không. Chỉ cần một hệ thống Cloud PBX là có thể quản lý toàn bộ chi nhánh trên cùng nền tảng. Tìm hiểu thêm trong bài viết “Tổng đài đa chi nhánh hoạt động như thế nào?”.

Kết luận

IP Phone không còn là điều kiện bắt buộc để triển khai tổng đài doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ Cloud PBX, VoIP và Internet tốc độ cao, doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn giữa IP Phone, Softphone hoặc ứng dụng di động tùy theo nhu cầu thực tế.

Nếu doanh nghiệp có bộ phận lễ tân, chăm sóc khách hàng hoặc Call Center với lưu lượng cuộc gọi lớn, IP Phone vẫn là khoản đầu tư đáng giá nhờ độ ổn định, chất lượng âm thanh và khả năng thao tác nhanh.

Ngược lại, các startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc đội ngũ làm việc linh hoạt có thể bắt đầu với Softphone hoặc ứng dụng di động để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo đầy đủ tính năng của một hệ thống tổng đài hiện đại.

Quan trọng hơn cả, hãy lựa chọn một giải pháp tổng đài 1900 có khả năng mở rộng, tương thích với đầu số 1900, CRM và các phần mềm quản trị doanh nghiệp để tối ưu hiệu quả vận hành trong dài hạn.

Tin tức liên quan

Tổng đài cho Startup: Nên chọn mô hình nào tốt nhất?

Tổng đài cho doanh nghiệp nhỏ có cần thiết không?

Tổng đài có cần Internet không? Giải đáp chi tiết