Trung tâm du học có nên đăng ký đầu số 1900/1800 không?

Với trung tâm du học, một cuộc gọi đến thường không chỉ là hỏi thông tin đơn giản. Đằng sau đó có thể là cả một quyết định lớn liên quan đến định hướng học tập, tài chính gia đình, hồ sơ visa và tương lai của học sinh. Vì vậy, cách trung tâm tiếp nhận cuộc gọi đầu tiên ảnh hưởng rất nhiều đến mức độ tin tưởng của phụ huynh và học sinh.

Đó là lý do ngày càng nhiều đơn vị quan tâm đến giải pháp đăng ký đầu số 1900/1800 thay vì chỉ dùng số di động hoặc số bàn riêng lẻ. Nhưng khi tìm hiểu, đa số trung tâm không chỉ hỏi “Có nên đăng ký đầu số 1900/1800 cho trung tâm du học”, mà thường quan tâm sâu hơn đến những vấn đề rất thực tế như:

• Nên dùng đầu số 1900 hay đầu số 1800?
• Phụ huynh có ngại gọi vì mất cước không?
• Trung tâm có phải đầu tư nhiều chi phí ban đầu không?
• Hệ thống này có thật sự giúp tăng tỷ lệ chốt học viên không?
• Có quản lý được lead và chất lượng tư vấn tốt hơn không?

Đây đều là những câu hỏi đúng trọng tâm, vì với ngành du học, hotline không chỉ là kênh liên lạc mà còn là một phần của quy trình tuyển sinh và chăm sóc khách hàng.

Vì sao trung tâm du học cần một hotline chuyên nghiệp hơn?

Ngành du học có đặc thù là mỗi khách hàng thường cần tư vấn khá kỹ. Một phụ huynh hoặc học sinh gọi đến có thể hỏi rất nhiều vấn đề:

• Du học nước nào phù hợp?
• Học phí và sinh hoạt phí ước tính bao nhiêu?
• Trường nào dễ xin visa hơn?
• Có chương trình học bổng không?
• Hồ sơ cần chuẩn bị những gì?
• Lộ trình tiếng Anh, tiếng Hàn, tiếng Nhật ra sao?
• Có cần chứng minh tài chính không?
• Bao lâu thì có thể nộp hồ sơ?

Nếu trung tâm chỉ dùng các số cá nhân hoặc để mỗi nhân viên tự xử lý lead, thường sẽ phát sinh nhiều bất cập:

• Phụ huynh khó nhớ số gọi lại
• Dữ liệu khách hàng bị phân tán
• Cuộc gọi đến bị bỏ lỡ vào giờ cao điểm
• Chất lượng tư vấn không đồng đều
• Nhân sự nghỉ việc dễ làm mất liên hệ với khách cũ
• Khó kiểm tra xem lead được chăm sóc tới đâu

Một tổng đài 1900 hoặc đầu số 1800 giúp gom toàn bộ quá trình tiếp nhận cuộc gọi về một hệ thống chung, từ đó tăng tính chuyên nghiệp và giảm thất thoát khách hàng tiềm năng.

Đăng ký đầu số 1900/1800 cho trung tâm du học

Người quản lý trung tâm du học thường quan tâm điều gì nhất?

1. Chi phí đăng ký đầu số 1900/1800 có quá cao không?

Đây thường là nỗi băn khoăn đầu tiên. Hầu hết trung tâm khi tìm hiểu đăng ký đầu số 1900 hoặc đầu số 1800 đều không chỉ muốn biết “giá bao nhiêu”, mà sẽ quan tâm đến tổng bài toán chi phí, gồm:

• Phí khởi tạo ban đầu
• Phí duy trì hàng tháng
• Cước gọi được tính như thế nào
• Có cần mua thêm thiết bị không
• Nếu nhiều tư vấn viên cùng dùng thì chi phí có tăng nhiều không
• Nếu mở thêm chi nhánh thì có phải làm lại hệ thống không

Với các trung tâm du học nhỏ hoặc mới thành lập, họ thường muốn một mô hình đủ chuyên nghiệp nhưng không quá nặng chi phí. Với các trung tâm lớn hơn, điều họ quan tâm là hệ thống có đủ ổn định để chạy cùng lúc nhiều chiến dịch tuyển sinh và nhiều tư vấn viên hay không.

2. Phụ huynh và học sinh có ngại gọi đầu số 1900 không?

Đây là câu hỏi rất thực tế, vì phụ huynh thường cân nhắc chi phí gọi điện, đặc biệt khi cần tư vấn dài. Cũng vì vậy mà rất nhiều người tìm kiếm câu hỏi: tổng đài 1900 có miễn phí không.

Trên thực tế, đầu số 1900 thường không phải dạng miễn phí hoàn toàn cho người gọi. Điều này có thể phù hợp với một số mô hình tư vấn chuyên sâu, nhưng cũng có thể tạo rào cản nhất định với nhóm khách hàng đang ở giai đoạn tìm hiểu ban đầu.

Nếu trung tâm muốn:

• Tăng số cuộc gọi đến từ quảng cáo
• Khuyến khích phụ huynh gọi dễ dàng hơn
• Giảm rào cản ở bước tiếp cận đầu tiên

thì đầu số 1800 có thể là lựa chọn hợp lý hơn.

Ngược lại, nếu trung tâm muốn:

• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp, bài bản
• Tập trung vào nhóm khách hàng có nhu cầu rõ ràng
• Chuẩn hóa quy trình tư vấn

thì hotline 1900 lại là một phương án đáng cân nhắc.

Nên chọn đầu số 1900 hay 1800 cho trung tâm du học?

Đây là quyết định rất quan trọng, vì mỗi loại đầu số sẽ phù hợp với một chiến lược khác nhau.

Khi nào trung tâm du học nên chọn đầu số 1900?

Đầu số 1900 phù hợp hơn nếu trung tâm:

• Muốn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy
• Có quy trình tư vấn tương đối sâu
• Nhắm đến nhóm khách hàng nghiêm túc, sẵn sàng trao đổi kỹ
• Muốn kiểm soát chặt chất lượng tư vấn viên
• Cần một đầu mối liên hệ thống nhất cho toàn bộ thương hiệu

Ví dụ, nếu trung tâm tập trung vào các chương trình du học có giá trị cao như Mỹ, Canada, Úc, châu Âu hoặc các chương trình học bổng, thì khách hàng thường không chỉ hỏi nhanh một vài câu. Họ cần tư vấn sâu, nên một đầu số hotline 1900 có thể phù hợp hơn về mặt hình ảnh và quản lý.

Khi nào trung tâm du học nên chọn đầu số 1800?

Đầu số 1800 phù hợp hơn nếu trung tâm:

• Chạy quảng cáo mạnh để lấy lead
• Cần tăng số lượng cuộc gọi đầu vào
• Muốn giảm tâm lý ngại gọi của phụ huynh, học sinh
• Cần tối ưu chuyển đổi ở giai đoạn đầu
• Nhắm tới tệp khách hàng rộng, còn đang so sánh nhiều đơn vị

Ví dụ, nếu trung tâm đang tuyển sinh cho các chương trình du học Hàn, Nhật, Đài Loan hoặc các khóa vừa học vừa làm với lượng khách lớn, thì việc để khách gọi thoải mái hơn có thể giúp tăng đáng kể số lượng lead.

Tổng đài 1900/1800 giúp trung tâm du học giải quyết những vấn đề gì?

1. Không bỏ lỡ lead từ quảng cáo và truyền thông

Ngành du học thường chạy quảng cáo theo mùa tuyển sinh, mùa hồ sơ, mùa visa hoặc sau các hội thảo. Khi lượng lead tăng mạnh, nếu chỉ dùng số cá nhân, rất dễ bỏ lỡ khách tiềm năng. Một tổng đài hotline 1900/1800 giúp nhiều tư vấn viên cùng nhận cuộc gọi, hạn chế tình trạng khách gọi mà không ai bắt máy.

2. Phân chia cuộc gọi đúng bộ phận

Khách hàng gọi đến có thể có nhu cầu rất khác nhau:

• Tư vấn du học Hàn
• Tư vấn du học Nhật
• Tư vấn du học Anh, Úc, Mỹ
• Hỏi học bổng
• Hỏi hồ sơ visa
• Hỏi chương trình tiếng trước khi bay
• Hỏi lịch hội thảo hoặc ưu đãi

Nếu không có phân luồng, khách hàng rất dễ bị chuyển lòng vòng. Hệ thống tổng đài 1900 có thể chia máy nhánh theo quốc gia, theo bộ phận hồ sơ, bộ phận tuyển sinh hoặc chăm sóc sau đăng ký.

3. Kiểm soát chất lượng tư vấn

Trong ngành du học, thông tin tư vấn sai hoặc thiếu nhất quán có thể làm mất niềm tin rất nhanh. Khi có ghi âm và báo cáo cuộc gọi, quản lý có thể nghe lại để:

• Kiểm tra tư vấn viên nói đúng chính sách chưa
• Đánh giá thái độ chăm sóc khách hàng
• Xác định nguyên nhân lead không chuyển đổi
• Đào tạo nhân viên hiệu quả hơn

4. Quản lý dữ liệu khách hàng tốt hơn

Một điểm yếu của nhiều trung tâm là lead đến từ nhiều nguồn nhưng không được gom về một hệ thống rõ ràng. Việc đăng ký tổng đài 1900 hoặc 1800 giúp tạo một đầu mối thống nhất, từ đó dễ theo dõi và đồng bộ với quy trình tuyển sinh hơn.

Trung tâm du học nên nhìn bài toán giá cả như thế nào?

Khi cân nhắc đầu số 1900 hay đầu số 1800, nhiều trung tâm chỉ hỏi giá thuê đầu số. Nhưng thực tế, nên nhìn chi phí theo 4 lớp:

Chi phí 1: Chi phí đăng ký ban đầu

Đây là phần thường dễ thấy nhất, nhưng không phải yếu tố quyết định duy nhất.

Chi phí 2: Chi phí duy trì hàng tháng

Trung tâm cần hỏi rõ mức duy trì, có đi kèm tính năng nào và có thay đổi theo số lượng người dùng hay không.

Chi phí 3: Cước gọi và ảnh hưởng tới hành vi khách hàng

Đây là phần rất quan trọng. Dù chi phí hệ thống có hợp lý, nhưng nếu mô hình cước làm khách hàng ngại gọi thì hiệu quả tuyển sinh có thể giảm.

Chi phí 4: Chi phí cơ hội

Nếu không có hệ thống tốt, trung tâm có thể mất lead, mất phụ huynh tiềm năng hoặc giảm tỷ lệ chốt do tư vấn thiếu chuyên nghiệp. Trong nhiều trường hợp, chi phí cơ hội còn lớn hơn chi phí đầu số.

Những câu hỏi trung tâm du học nên hỏi trước khi đăng ký

Trước khi triển khai, trung tâm nên làm rõ các điểm sau:

• Tổng chi phí hàng tháng là bao nhiêu?
• Nên dùng 1900 hay 1800 với tệp phụ huynh, học sinh hiện tại?
• Có hỗ trợ chia máy nhánh theo quốc gia hoặc bộ phận không?
• Có ghi âm cuộc gọi không?
• Có báo cáo cuộc gọi nhỡ, cuộc gọi đến không?
• Có hỗ trợ nhiều tư vấn viên cùng lúc không?
• Có dễ mở rộng nếu trung tâm mở thêm chi nhánh không?
• Có phù hợp với các chiến dịch quảng cáo tuyển sinh không?

Kết luận

Với trung tâm du học, việc đăng ký đầu số 1900/1800 không đơn thuần là thay một số hotline, mà là nâng cấp toàn bộ cách tiếp nhận và xử lý học viên tiềm năng.

Nếu trung tâm ưu tiên:

• hình ảnh chuyên nghiệp,
• quản lý tư vấn tập trung,
• kiểm soát chất lượng cuộc gọi,
• phục vụ nhóm khách hàng có nhu cầu rõ ràng,

thì đầu số 1900 là lựa chọn nên cân nhắc.

Nếu trung tâm ưu tiên:

• tăng lead đầu vào,
• giảm rào cản khi phụ huynh gọi,
• hỗ trợ tốt cho quảng cáo và hội thảo tuyển sinh,

thì đầu số 1800 có thể phù hợp hơn.

Điều quan trọng nhất là phải chọn theo mô hình tuyển sinh, hành vi khách hàng, ngân sách thực tế và định hướng phát triển của trung tâm, thay vì chỉ chọn theo xu hướng.

Tin tức liên quan

Đăng ký đầu số 1900/1800 cho trung tâm tiếng Anh, Hàn, Nhật

Đăng ký đầu số 1900/1800 cho ngành vận tải

Đăng ký đầu số 1900/1800 cho ngành quảng cáo truyền thông