Khi mới thành lập doanh nghiệp, startup thường ưu tiên ngân sách cho phát triển sản phẩm, marketing và tìm kiếm khách hàng. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng số điện thoại cá nhân thay vì đầu tư hệ thống tổng đài.

Tuy nhiên, khi lượng khách hàng bắt đầu tăng lên, số lượng cuộc gọi nhiều hơn và doanh nghiệp cần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, một hệ thống tổng đài 1900 sẽ giúp tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu và hỗ trợ mở rộng quy mô mà không phát sinh quá nhiều chi phí.

Vậy startup nên lựa chọn mô hình tổng đài nào? Có nên đăng ký đầu số 1900 ngay từ đầu hay chỉ sử dụng số di động? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết.

Startup có nên triển khai tổng đài ngay từ khi mới thành lập?

Câu trả lời là Có, đặc biệt nếu doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực:

• Thương mại điện tử
• Giáo dục
• Phần mềm
• Bất động sản
• Tài chính
• Dịch vụ khách hàng
• Y tế
• Logistics

Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp thường chưa có nhiều nhân viên nhưng lại cần tạo niềm tin với khách hàng.

Một số điện thoại cá nhân tuy tiết kiệm chi phí nhưng lại tồn tại nhiều hạn chế:

• Khó quản lý lịch sử cuộc gọi.
• Không thể chuyển cuộc gọi giữa các nhân viên.
• Không có lời chào thương hiệu.
• Không ghi âm cuộc gọi.
• Không thống kê hiệu suất chăm sóc khách hàng.

Trong khi đó, chỉ với một hệ thống tổng đài 1900, startup đã có thể sở hữu quy trình tiếp nhận cuộc gọi chuyên nghiệp giống như các doanh nghiệp lớn.

Nếu doanh nghiệp vẫn đang cân nhắc, bạn nên tham khảo thêm bài viết “Tổng đài cho doanh nghiệp nhỏ có cần thiết không?” để hiểu rõ lợi ích khi đầu tư tổng đài ngay từ giai đoạn đầu.

Startup có nên triển khai tổng đài ngay từ khi mới thành lập?

Các mô hình tổng đài Startup có thể lựa chọn

Tổng đài truyền thống (PBX)

Đây là mô hình sử dụng tổng đài vật lý đặt tại văn phòng.

Ưu điểm

• Hoạt động ổn định.
• Chủ động quản lý hệ thống.

Nhược điểm

• Chi phí đầu tư cao.
• Cần máy chủ.
• Cần nhân sự kỹ thuật.
• Khó mở rộng.
• Không phù hợp làm việc từ xa.

Đối với startup, đây thường không phải lựa chọn tối ưu.

Tổng đài Cloud PBX

Cloud PBX là hệ thống tổng đài hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây.

Doanh nghiệp chỉ cần kết nối Internet là có thể sử dụng.

Không cần:

• Tổng đài vật lý.
• Máy chủ.
• Thi công hạ tầng.
• Bảo trì thiết bị.

Đây hiện là giải pháp được hầu hết startup lựa chọn khi đăng ký tổng đài 1900 nhờ khả năng triển khai nhanh và chi phí hợp lý.

Nếu chưa hiểu rõ công nghệ này, bạn có thể xem thêm bài viết “Tổng đài Cloud PBX là gì?”.

Vì sao Cloud PBX là lựa chọn phù hợp nhất cho Startup?

Chi phí đầu tư thấp

Khác với tổng đài truyền thống, Cloud PBX không yêu cầu doanh nghiệp đầu tư hàng chục triệu đồng cho thiết bị.

Startup chỉ cần đăng ký dịch vụ và lựa chọn đầu số hotline 1900 phù hợp là có thể sử dụng ngay.

Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí ban đầu nhưng vẫn sở hữu hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Triển khai chỉ trong thời gian ngắn

Quá trình đăng ký đầu số 1900 và cấu hình tổng đài hiện nay được thực hiện khá nhanh.

Sau khi hoàn tất cấu hình, doanh nghiệp có thể:

• Nhận cuộc gọi.
• Chuyển máy.
• Ghi âm.
• Theo dõi báo cáo.
• Quản lý nhân viên.

mà không cần đầu tư thêm hạ tầng.

Làm việc ở bất cứ đâu

Startup hiện nay thường áp dụng mô hình:

• Hybrid.
• Remote.
• Sales thị trường.

Cloud PBX cho phép nhân viên sử dụng:

• Softphone.
• Ứng dụng Mobile.
• IP Phone.

Tất cả đều kết nối chung với tổng đài 1900, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ khách hàng nào.

Mở rộng dễ dàng khi doanh nghiệp phát triển

Một trong những lợi thế lớn nhất của Cloud PBX là khả năng mở rộng.

Khi startup tuyển thêm nhân viên, doanh nghiệp chỉ cần tạo thêm Extension mà không phải thay đổi toàn bộ hệ thống.

Điều này đặc biệt phù hợp với các startup đang trong giai đoạn tăng trưởng nhanh.

Startup có nên sử dụng đầu số 1900 không?

Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập quan tâm.

Thực tế, đầu số 1900 không còn là giải pháp chỉ dành cho các tập đoàn lớn.

Hiện nay, rất nhiều startup trong lĩnh vực:

• SaaS.
• Giáo dục.
• Thẩm mỹ.
• Phòng khám.
• Logistics.
• Bảo hiểm.
• Bất động sản.

đều lựa chọn mua đầu số 1900 để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp ngay từ đầu.

Một đầu số ngắn, dễ nhớ sẽ giúp khách hàng ghi nhớ thương hiệu tốt hơn so với số di động thông thường.

Nếu bạn chưa biết nên lựa chọn đầu số nào, hãy tham khảo thêm:

• Đầu số 1900 là gì?
• Mua đầu số 1900 ở đâu?
• Đăng ký đầu số 1900 cho doanh nghiệp
• Đăng ký đầu số 1900 toàn quốc

Startup có cần mua IP Phone không?

Không bắt buộc.

Các hệ thống tổng đài 1900 hiện nay đều hỗ trợ nhiều hình thức sử dụng như:

• Softphone trên máy tính.
• Ứng dụng trên điện thoại.
• WebRTC.
• IP Phone.
• Chuyển tiếp cuộc gọi sang số di động.

Điều này giúp startup tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu.

Bạn có thể tìm hiểu thêm trong bài viết “Tổng đài có cần IP Phone không?”.

Những tính năng Startup nên ưu tiên khi triển khai tổng đài 1900

Startup không nhất thiết phải sử dụng toàn bộ tính năng của một hệ thống Call Center.

Các tính năng quan trọng gồm:

• IVR (Lời chào tự động).
• Chuyển cuộc gọi.
• Ghi âm cuộc gọi.
• Nhật ký cuộc gọi.
• Báo cáo theo thời gian thực.
• Hàng đợi cuộc gọi.
• Phân quyền nhân viên.
• Quản lý trên nền tảng Web.
• Kết nối CRM.

Đây đều là những tính năng giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng ngay từ giai đoạn đầu.

Những sai lầm Startup thường mắc phải

Chỉ lựa chọn theo giá rẻ

Một hệ thống giá thấp nhưng chất lượng cuộc gọi không ổn định sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Đầu tư tổng đài quá lớn

Nhiều startup chỉ có vài nhân viên nhưng vẫn đầu tư tổng đài vật lý với chi phí rất cao.

Đây là khoản đầu tư chưa thực sự cần thiết.

Không lựa chọn đầu số hotline chuyên nghiệp

Sử dụng nhiều số di động khiến thương hiệu khó ghi nhớ và khó quản lý.

Trong khi đó, chỉ với một đầu số 1900, doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ cuộc gọi tập trung.

Không tính đến khả năng mở rộng

Một hệ thống không thể mở rộng sẽ khiến startup phải thay thế toàn bộ khi quy mô doanh nghiệp tăng lên.

Câu hỏi thường gặp

Startup dưới 10 nhân viên có nên lắp tổng đài?

Có. Một hệ thống tổng đài 1900 giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, quản lý cuộc gọi hiệu quả và sẵn sàng mở rộng.

Startup có cần mua đầu số 1900 không?

Nếu doanh nghiệp muốn xây dựng thương hiệu lâu dài và tạo sự tin tưởng với khách hàng thì việc mua đầu số 1900 là lựa chọn rất đáng cân nhắc.

Có thể sử dụng điện thoại cá nhân để nhận cuộc gọi từ tổng đài không?

Hoàn toàn được.

Hầu hết các hệ thống tổng đài hiện đại đều hỗ trợ Softphone và ứng dụng trên điện thoại.

Đăng ký tổng đài 1900 có mất nhiều thời gian không?

Thông thường, việc đăng ký tổng đài 1900 và cấu hình hệ thống có thể hoàn thành trong thời gian ngắn nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ thông tin.

Kết luận

Đối với startup, việc lựa chọn đúng mô hình tổng đài ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hình ảnh thương hiệu và tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng.

So với tổng đài truyền thống, Cloud PBX kết hợp đầu số 1900 là giải pháp phù hợp hơn nhờ khả năng triển khai nhanh, chi phí hợp lý, dễ mở rộng và hỗ trợ làm việc từ xa. Đây cũng là nền tảng giúp startup phát triển hệ thống bán hàng và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp mà không cần đầu tư hạ tầng phức tạp.

Tin tức liên quan

Tổng đài cho doanh nghiệp nhỏ có cần thiết không?

Tổng đài có cần IP Phone không? Giải đáp đầy đủ chi tiết

Tổng đài có cần Internet không? Giải đáp chi tiết