Đăng ký đầu số 1900 cho shop online đa kênh: Điều kiện, chi phí và quy trình triển khai

Đăng ký đầu số 1900 cho shop online đa kênh là giải pháp giúp doanh nghiệp tập trung cuộc gọi từ website, Facebook, Zalo, sàn thương mại điện tử và các chiến dịch quảng cáo về một tổng đài thống nhất. Khi kết hợp đầu số 1900 với tổng đài IP hoặc Cloud Contact Center, shop có thể phân phối cuộc gọi cho nhiều nhân viên, ghi âm, thống kê hiệu suất, quản lý lịch sử tương tác và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng.

Tuy nhiên, đầu số 1900 không phải là số điện thoại miễn phí. Người gọi thường phải trả cước theo mức đã được công bố. Vì vậy, shop online cần cân nhắc mục đích sử dụng, lưu lượng cuộc gọi và trải nghiệm khách hàng trước khi triển khai.

Đầu số 1900 là gì?

Đầu số 1900 là đầu số được sử dụng cho dịch vụ giải đáp thông tin có tính cước đối với người gọi. Doanh nghiệp có thể sử dụng số 1900 làm hotline tư vấn, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, xác nhận đơn hàng hoặc cung cấp nội dung thông tin qua điện thoại.

Khác với số điện thoại cố định thông thường, đầu số 1900 có thể được kết nối với hệ thống tổng đài 1900 để tiếp nhận đồng thời nhiều cuộc gọi và phân phối cuộc gọi đến nhiều nhân viên ở những địa điểm khác nhau.

Theo quy định về quản lý và sử dụng kho số viễn thông, dải số 1900 thuộc nhóm số dịch vụ giải đáp thông tin. Việc cung cấp và sử dụng đầu số được thực hiện thông qua doanh nghiệp viễn thông hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ được phép triển khai. Tham khảo: Thông tư 25/2015/TT-BTTTT về quản lý và sử dụng kho số viễn thông.

Cách hoạt động của đầu số 1900

Mô hình hoạt động cơ bản:

1. Khách hàng nhìn thấy hotline 1900 trên website, Facebook, Zalo, TikTok Shop, sàn thương mại điện tử hoặc quảng cáo.
2. Khách hàng gọi đến đầu số 1900 của shop.
3. Cuộc gọi được chuyển vào hệ thống tổng đài.
4. Tổng đài phát lời chào hoặc menu hướng dẫn.
5. Cuộc gọi được phân phối đến đúng phòng ban hoặc nhân viên.
6. Hệ thống ghi nhận thời gian, trạng thái và lịch sử cuộc gọi.
7. Dữ liệu có thể được đồng bộ với CRM hoặc phần mềm quản lý bán hàng.

Như vậy, 1900 chỉ là đầu số tiếp nhận cuộc gọi. Muốn quản lý chăm sóc khách hàng đa kênh, shop cần kết hợp đầu số với một nền tảng tổng đài phù hợp.

Đăng ký đầu số 1900 cho shop online đa kênh là gì?

Đăng ký đầu số 1900 cho shop online đa kênh là quá trình thuê và kích hoạt một số hotline 1900, sau đó tích hợp số này với tổng đài IP, tổng đài Cloud hoặc Contact Center.

Hệ thống giúp shop tiếp nhận và quản lý cuộc gọi phát sinh từ nhiều điểm chạm:

• Website bán hàng;
• Facebook và Messenger;
• Zalo Official Account;
• TikTok Shop;
• Shopee, Lazada và các sàn thương mại điện tử;
• Landing page quảng cáo;
• Email và SMS;
• Cửa hàng trực tiếp;
• Mã QR trên bao bì, hóa đơn hoặc tài liệu quảng cáo.

Dù khách hàng biết đến shop qua kênh nào, các cuộc gọi vẫn được đưa về một đầu số thống nhất. Điều này giúp thương hiệu dễ nhận diện hơn và hạn chế tình trạng mỗi nhân viên sử dụng một số điện thoại cá nhân để tư vấn khách hàng.

Vì sao shop online đa kênh nên sử dụng đầu số 1900?

Xây dựng hotline thống nhất cho thương hiệu

Một số hotline duy nhất giúp khách hàng dễ ghi nhớ và nhận diện thương hiệu. Shop có thể sử dụng cùng một đầu số trên website, mạng xã hội, quảng cáo, bao bì và các gian hàng thương mại điện tử.

Khi thay đổi nhân viên hoặc địa điểm làm việc, shop không phải thay đổi số hotline đã công bố. Cuộc gọi chỉ cần được cấu hình chuyển đến nhân viên hoặc chi nhánh mới.

Tiếp nhận nhiều cuộc gọi đồng thời

Một số điện thoại di động thông thường thường chỉ xử lý được số lượng cuộc gọi hạn chế. Khi nhân viên đang nghe máy, khách hàng khác có thể gặp tình trạng máy bận hoặc không được hỗ trợ kịp thời.

Đầu số 1900 kết hợp tổng đài cho phép nhiều khách hàng gọi đến cùng lúc. Hệ thống có thể:

• Phân phối cuộc gọi cho nhân viên đang rảnh;
• Xếp hàng khi tất cả điện thoại viên đang bận;
• Phát thông báo thời gian chờ;
• Chuyển sang nhóm dự phòng;
• Cho phép khách hàng yêu cầu gọi lại.

Phân chia cuộc gọi theo nhu cầu

Shop có thể xây dựng menu IVR, chẳng hạn:

• Nhấn phím 1 để tư vấn sản phẩm;
• Nhấn phím 2 để kiểm tra đơn hàng;
• Nhấn phím 3 để đổi trả hoặc bảo hành;
• Nhấn phím 4 để gặp bộ phận kỹ thuật;
• Nhấn phím 0 để gặp tổng đài viên.

Khách hàng được chuyển đến đúng bộ phận ngay từ đầu, giúp giảm thời gian chờ và hạn chế việc chuyển máy nhiều lần.

Quản lý nhân viên làm việc từ nhiều địa điểm

Nhân viên không nhất thiết phải ngồi tại một văn phòng. Tổng đài Cloud có thể chuyển cuộc gọi đến:

• Điện thoại IP;
• Máy tính;
• Ứng dụng trên điện thoại;
• Trình duyệt web;
• Số điện thoại được cấu hình;
• Nhân viên ở cửa hàng hoặc chi nhánh khác.

Đây là lợi thế phù hợp với shop online có nhân sự làm việc từ xa, nhiều kho hàng hoặc nhiều điểm bán.

Ghi âm và kiểm soát chất lượng tư vấn

Khi được cấu hình phù hợp, hệ thống có thể ghi âm cuộc gọi để shop:

• Kiểm tra chất lượng tư vấn;
• Đào tạo nhân viên;
• Đối chiếu nội dung đơn hàng;
• Xử lý khiếu nại;
• Đánh giá mức độ tuân thủ kịch bản;
• Tìm nguyên nhân khách hàng không mua sản phẩm.

Việc ghi âm, lưu trữ và sử dụng dữ liệu cuộc gọi cần tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đồng thời phải có thông báo và cơ chế xử lý phù hợp.

Đo lường hiệu quả bán hàng

Tổng đài có thể cung cấp các chỉ số như:

• Tổng số cuộc gọi đến;
• Số cuộc gọi được trả lời;
• Số cuộc gọi bị bỏ lỡ;
• Thời gian chờ trung bình;
• Thời lượng đàm thoại;
• Tỷ lệ nghe máy;
• Hiệu suất từng nhân viên;
• Khung giờ có nhiều cuộc gọi;
• Nguồn quảng cáo tạo ra cuộc gọi;
• Kết quả chăm sóc sau cuộc gọi.

Dữ liệu này giúp người quản lý điều chỉnh lịch làm việc, phân bổ nhân sự và đánh giá hiệu quả các chiến dịch marketing.

Đầu số 1900 có thực sự phù hợp với mọi shop online?

Không phải shop nào cũng cần sử dụng đầu số 1900.

Đầu số này phù hợp hơn với:

• Shop có lượng khách gọi đến tương đối lớn;
• Thương hiệu bán hàng trên nhiều kênh;
• Doanh nghiệp có nhiều nhân viên tư vấn;
• Shop cần tách bộ phận bán hàng, giao hàng, đổi trả và bảo hành;
• Đơn vị cung cấp sản phẩm cần tư vấn chuyên sâu;
• Hệ thống bán lẻ có nhiều cửa hàng;
• Doanh nghiệp muốn xây dựng hotline thống nhất trên toàn quốc;
• Shop cần báo cáo và kiểm soát chất lượng cuộc gọi.

Shop mới thành lập, lượng cuộc gọi ít hoặc khách hàng chủ yếu nhắn tin có thể bắt đầu bằng số cố định, số di động doanh nghiệp hoặc tổng đài ảo. Khi lưu lượng tăng, shop có thể chuyển sang đầu số 1900.

So sánh đầu số 1900, 1800 và số điện thoại thông thường

Tiêu chí	Đầu số 1900	Đầu số 1800	Số cố định hoặc di động
Người trả cước cuộc gọi	Người gọi thường trả cước	Doanh nghiệp nhận cuộc gọi trả cước	Tùy gói cước của người gọi
Mục đích phổ biến	Tư vấn, hỗ trợ, giải đáp thông tin	Chăm sóc khách hàng miễn phí	Liên hệ bán hàng thông thường
Nhận nhiều cuộc gọi	Có khi kết nối tổng đài	Có khi kết nối tổng đài	Phụ thuộc hệ thống
Menu IVR	Có	Có	Có nếu tích hợp tổng đài
Ghi âm và báo cáo	Có nếu tổng đài hỗ trợ	Có nếu tổng đài hỗ trợ	Có nếu tích hợp tổng đài
Nhận diện thương hiệu	Cao	Cao	Phụ thuộc độ dễ nhớ của số
Phù hợp với	Dịch vụ tư vấn, hỗ trợ chuyên sâu	Chăm sóc khách hàng, khiếu nại	Shop nhỏ hoặc lưu lượng thấp
Tác động đến người gọi	Khách hàng có thể cân nhắc vì mất cước	Khuyến khích khách hàng gọi	Quen thuộc, dễ sử dụng

Shop online nên chọn 1900 hay 1800?

Shop nên chọn 1900 khi cung cấp dịch vụ tư vấn hoặc hỗ trợ có giá trị, cần hạn chế cuộc gọi không cần thiết và chấp nhận việc khách hàng trả cước.

Shop nên cân nhắc 1800 khi muốn khuyến khích khách hàng gọi, đặc biệt đối với chăm sóc sau bán hàng, khiếu nại, bảo hành hoặc các sản phẩm có giá trị cao.

Nếu mục tiêu chính là tiếp nhận đơn hàng với chi phí thấp, một số cố định hoặc hotline di động kết hợp tổng đài Cloud cũng có thể phù hợp hơn.

Điều kiện đăng ký đầu số 1900

Hồ sơ và điều kiện có thể khác nhau tùy nhà mạng, nhà cung cấp, loại đầu số và mô hình dịch vụ. Thông thường, đơn vị đăng ký cần là tổ chức hoặc doanh nghiệp có tư cách pháp lý rõ ràng.

Các giấy tờ thường được yêu cầu gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ pháp lý tương đương;
• Căn cước hoặc giấy tờ định danh của người đại diện;
• Giấy ủy quyền nếu người ký hồ sơ không phải đại diện pháp luật;
• Phiếu hoặc hợp đồng đăng ký dịch vụ;
• Thông tin địa chỉ, email và số điện thoại liên hệ;
• Lĩnh vực sử dụng đầu số;
• Nội dung dịch vụ cung cấp qua đầu số;
• Kịch bản lời chào và menu tổng đài;
• Cam kết sử dụng đầu số đúng mục đích;
• Giấy phép chuyên ngành nếu hoạt động kinh doanh thuộc lĩnh vực có điều kiện.

Nhà cung cấp có thể yêu cầu bổ sung tài liệu để xác minh nội dung dịch vụ, mức cước và tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh.

Cá nhân hoặc hộ kinh doanh có đăng ký được số 1900 không?

Khả năng đăng ký phụ thuộc vào chính sách của từng nhà cung cấp và loại hồ sơ pháp lý của chủ thể đăng ký.

Hộ kinh doanh nên chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy tờ định danh và các tài liệu liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ. Trước khi chọn số, cần yêu cầu nhà cung cấp xác nhận chính thức rằng hồ sơ của hộ kinh doanh đủ điều kiện.

Cá nhân không có đăng ký kinh doanh thường khó đáp ứng các yêu cầu dành cho dịch vụ đầu số 1900.

Quy trình đăng ký đầu số 1900 cho shop online

Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng

Shop cần trả lời các câu hỏi:

• Đầu số được dùng để bán hàng hay chăm sóc sau bán?
• Trung bình có bao nhiêu cuộc gọi mỗi ngày?
• Thời điểm cao nhất có bao nhiêu cuộc gọi đồng thời?
• Có bao nhiêu nhân viên trực tổng đài?
• Có cần ghi âm không?
• Có cần tích hợp CRM không?
• Có làm việc ngoài giờ không?
• Khách hàng có chấp nhận trả cước cuộc gọi không?

Các thông tin này quyết định cấu hình tổng đài và chi phí thực tế.

Bước 2: Chọn số 1900

Nhà cung cấp sẽ gửi danh sách các số đang có thể đăng ký. Giá trị của số có thể phụ thuộc vào:

• Độ ngắn gọn;
• Mức độ dễ nhớ;
• Dãy số lặp;
• Ý nghĩa của dãy số;
• Chính sách kho số của nhà cung cấp;
• Mức cước áp dụng;
• Phí giữ hoặc lựa chọn số.

Không nên chọn số chỉ vì hình thức đẹp. Shop cần cân đối giữa khả năng ghi nhớ, chi phí và mục tiêu sử dụng.

Bước 3: Chuẩn bị và gửi hồ sơ

Doanh nghiệp cung cấp hồ sơ pháp lý, thông tin người đại diện, nội dung dịch vụ và kịch bản sử dụng số.

Thông tin trên hợp đồng cần thống nhất với giấy đăng ký kinh doanh. Nếu sử dụng thương hiệu khác với tên pháp nhân, doanh nghiệp nên cung cấp thêm tài liệu chứng minh quyền sử dụng thương hiệu khi được yêu cầu.

Bước 4: Ký hợp đồng và hoàn tất chi phí

Sau khi hồ sơ được duyệt, hai bên ký hợp đồng cung cấp dịch vụ. Shop thanh toán các khoản phí theo báo giá và điều khoản hợp đồng.

Bước 5: Kết nối đầu số với tổng đài

Đầu số 1900 được kết nối với hệ thống tổng đài IP hoặc Cloud Contact Center. Nhà cung cấp cấu hình:

• Lời chào;
• Menu IVR;
• Hàng đợi;
• Nhóm nhân viên;
• Thời gian làm việc;
• Ghi âm;
• Chuyển cuộc gọi;
• Báo cáo;
• Tích hợp phần mềm.

Bước 6: Kiểm thử trước khi công bố

Shop cần gọi thử từ nhiều mạng viễn thông và kiểm tra:

• Khả năng kết nối;
• Lời chào;
• Mức cước được thông báo;
• Các phím bấm IVR;
• Chuyển cuộc gọi;
• Chất lượng âm thanh;
• Ghi âm;
• Báo cáo;
• Trường hợp hết giờ làm việc;
• Tình huống tất cả nhân viên đều bận.

Bước 7: Công bố hotline trên các kênh

Sau khi kiểm thử thành công, shop có thể cập nhật số 1900 trên:

• Website;
• Google Business Profile;
• Facebook;
• Zalo;
• TikTok;
• Gian hàng thương mại điện tử;
• Email;
• Hóa đơn;
• Bao bì;
• Tem bảo hành;
• Tài liệu hướng dẫn;
• Quảng cáo trực tuyến.

Shop nên ghi rõ chức năng hotline và thông tin về cước gọi ở vị trí phù hợp để khách hàng chủ động lựa chọn.

Chi phí đăng ký đầu số 1900 gồm những khoản nào?

Không có một bảng giá chung áp dụng cho tất cả nhà cung cấp. Tổng chi phí có thể gồm:

Phí khởi tạo dịch vụ

Đây là chi phí kích hoạt đầu số, cấu hình ban đầu và kết nối đầu số với hệ thống tổng đài.

Phí lựa chọn hoặc duy trì số

Số đẹp, số dễ nhớ hoặc nhóm số đặc biệt có thể có mức phí khác số thông thường.

Phí thuê bao hàng tháng

Đây là khoản phí duy trì hoạt động của đầu số và hạ tầng liên quan.

Phí tổng đài Cloud

Chi phí có thể được tính theo:

• Số lượng máy nhánh;
• Số điện thoại viên;
• Số cuộc gọi đồng thời;
• Dung lượng ghi âm;
• Tính năng báo cáo;
• Tích hợp CRM;
• Thời gian lưu trữ dữ liệu.

Cước chuyển tiếp cuộc gọi

Nếu cuộc gọi từ tổng đài được chuyển đến số di động hoặc một mạng khác, shop có thể phải trả thêm cước chuyển tiếp.

Phí tích hợp phần mềm

Việc tích hợp với CRM, ERP, phần mềm quản lý đơn hàng hoặc hệ thống chăm sóc khách hàng có thể phát sinh chi phí thiết lập và duy trì.

Chi phí thiết bị

Shop có thể sử dụng điện thoại IP, tai nghe, máy tính hoặc ứng dụng softphone. Nếu đã có máy tính và tai nghe phù hợp, shop có thể giảm đáng kể chi phí thiết bị.

Mức cước người gọi, chính sách doanh thu và các khoản phí của doanh nghiệp phụ thuộc vào nhà cung cấp, loại số và hợp đồng tại thời điểm đăng ký. Shop cần yêu cầu báo giá chi tiết, không nên dựa vào một mức giá tham khảo cũ trên Internet.

Đầu số 1900 đa kênh hoạt động như thế nào?

Một hệ thống đa kênh không chỉ gom nhiều cuộc gọi vào cùng một số. Mục tiêu quan trọng hơn là hợp nhất dữ liệu khách hàng từ nhiều kênh.

Ví dụ, một khách hàng:

1. Xem sản phẩm trên TikTok;
2. Nhắn tin qua Facebook;
3. Để lại số điện thoại trên website;
4. Gọi hotline 1900 để hỏi thêm;
5. Đặt hàng;
6. Liên hệ qua Zalo để kiểm tra giao hàng.

Nếu các hệ thống được tích hợp, nhân viên có thể nhận biết đây là cùng một khách hàng, xem lại lịch sử tương tác và tiếp tục tư vấn mà không phải hỏi lại toàn bộ thông tin.

Những kênh có thể tích hợp

Tùy nền tảng và giao diện kết nối, hệ thống có thể tích hợp:

• Thoại;
• Email;
• Web chat;
• Facebook Messenger;
• Zalo OA;
• SMS;
• Biểu mẫu website;
• CRM;
• Phần mềm quản lý đơn hàng;
• Hệ thống ticket;
• Chatbot hoặc voicebot.

Cần lưu ý rằng khả năng tích hợp phụ thuộc vào API, chính sách của từng nền tảng và giải pháp tổng đài được lựa chọn.

Các tính năng cần có của tổng đài dành cho shop đa kênh

Lời chào tự động

Lời chào giúp xác nhận khách hàng đã gọi đúng thương hiệu và cung cấp hướng dẫn ban đầu.

IVR thông minh

Menu IVR phân loại nhu cầu của khách hàng trước khi chuyển đến nhân viên.

Phân phối cuộc gọi tự động

Hệ thống có thể phân phối theo nhiều cách:

• Nhân viên rảnh lâu nhất;
• Chia đều lần lượt;
• Đổ chuông đồng thời;
• Theo kỹ năng;
• Theo nhóm sản phẩm;
• Theo khu vực;
• Theo khách hàng cũ;
• Theo mức độ ưu tiên.

Hàng đợi cuộc gọi

Khi tất cả nhân viên đều bận, khách hàng được xếp hàng thay vì nghe tín hiệu máy bận.

Gọi lại tự động

Khách hàng có thể để lại yêu cầu gọi lại. Nhân viên xử lý khi rảnh, giúp giảm tỷ lệ bỏ cuộc gọi.

Ghi âm và lưu trữ

Hệ thống lưu nội dung cuộc gọi theo thời gian, số điện thoại, nhân viên và trạng thái xử lý.

Popup thông tin khách hàng

Khi có cuộc gọi đến, hệ thống hiển thị thông tin khách hàng và lịch sử mua hàng nếu đã tích hợp CRM.

Báo cáo theo thời gian thực

Quản lý có thể theo dõi số người đang chờ, số nhân viên trực, cuộc gọi đang diễn ra và tỷ lệ trả lời.

Đánh giá sau cuộc gọi

Khách hàng có thể chấm điểm chất lượng phục vụ bằng phím bấm hoặc qua tin nhắn sau cuộc gọi.

Cách thiết kế tổng đài 1900 hiệu quả cho shop online

Giữ menu IVR ngắn

Không nên tạo quá nhiều tầng menu. Khách hàng thường muốn gặp đúng nhân viên trong thời gian ngắn nhất.

Một menu đơn giản có thể gồm:

• Phím 1: tư vấn và đặt hàng;
• Phím 2: kiểm tra đơn hàng;
• Phím 3: đổi trả, bảo hành;
• Phím 0: gặp tổng đài viên.

Thông báo rõ cước gọi

Vì người gọi phải trả cước, shop nên cung cấp thông tin minh bạch trên website, quảng cáo hoặc lời chào tổng đài theo yêu cầu áp dụng.

Tối ưu thời gian chờ

Nếu thời gian chờ dài, hệ thống nên thông báo vị trí trong hàng đợi hoặc cho phép khách hàng yêu cầu gọi lại.

Phân ca theo dữ liệu thực tế

Dựa trên báo cáo, shop có thể tăng nhân viên trong giờ cao điểm và giảm nhân sự trực trong khung giờ ít cuộc gọi.

Xây dựng phương án dự phòng

Hệ thống nên có phương án khi:

• Mất Internet tại văn phòng;
• Nhân viên không đăng nhập;
• Tất cả máy nhánh đều bận;
• Tổng đài không kết nối được;
• Ngoài giờ làm việc;
• Lượng cuộc gọi tăng đột biến.

Cuộc gọi có thể được chuyển sang chi nhánh khác, nhóm dự phòng hoặc số điện thoại khẩn cấp.

Những lưu ý pháp lý khi sử dụng đầu số 1900

Sử dụng đầu số đúng mục đích

Doanh nghiệp phải sử dụng đầu số đúng nội dung đã đăng ký, không cung cấp dịch vụ trái pháp luật hoặc gây nhầm lẫn cho người gọi.

Minh bạch về cước

Doanh nghiệp cần bảo đảm người dùng có thể nhận biết cuộc gọi có tính phí và mức cước được áp dụng theo quy định cùng chính sách của nhà cung cấp.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân

Số điện thoại, nội dung cuộc gọi, địa chỉ giao hàng, lịch sử mua hàng và bản ghi âm có thể chứa dữ liệu cá nhân.

Shop cần:

• Thông báo mục đích thu thập và ghi âm;
• Chỉ sử dụng dữ liệu đúng mục đích;
• Phân quyền truy cập;
• Bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép;
• Xác định thời hạn lưu trữ;
• Có quy trình xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu;
• Kiểm soát việc chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba.

Doanh nghiệp cần rà soát việc xử lý dữ liệu theo quy định hiện hành, trong đó có Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Tuân thủ quy định bảo vệ người tiêu dùng

Thông tin tư vấn, giá bán, điều kiện đổi trả, bảo hành và chi phí liên quan phải được cung cấp rõ ràng. Shop không nên kéo dài cuộc gọi không cần thiết hoặc sử dụng cách thức khiến khách hàng hiểu sai về mức cước.

Những sai lầm thường gặp khi đăng ký đầu số 1900

Chọn 1900 chỉ vì số đẹp

Số đẹp hỗ trợ nhận diện nhưng không giải quyết được vấn đề vận hành. Chất lượng tổng đài, tốc độ trả lời và năng lực nhân viên mới là yếu tố quyết định trải nghiệm khách hàng.

Không đánh giá phản ứng của khách hàng với cước gọi

Một số khách hàng có thể không muốn gọi số tính phí, đặc biệt khi cần khiếu nại hoặc bảo hành. Shop nên cân nhắc cung cấp thêm kênh chat, email hoặc số chăm sóc khác.

Công bố số trước khi kiểm thử

Nếu IVR sai, cuộc gọi không được chuyển hoặc hệ thống không ghi nhận dữ liệu, shop có thể mất khách ngay trong ngày đầu triển khai.

Không tích hợp với CRM

Nếu tổng đài và dữ liệu đơn hàng tách rời, nhân viên vẫn phải hỏi lại thông tin, nhập liệu thủ công và khó theo dõi hành trình khách hàng.

Không giám sát cuộc gọi nhỡ

Mỗi cuộc gọi nhỡ có thể là một đơn hàng hoặc một khách hàng cần hỗ trợ. Shop cần có quy trình gọi lại và giao trách nhiệm xử lý rõ ràng.

Không kiểm soát quyền truy cập bản ghi âm

Bản ghi âm có thể chứa thông tin cá nhân hoặc nội dung giao dịch. Không nên cấp quyền nghe và tải bản ghi cho toàn bộ nhân viên.

Checklist lựa chọn nhà cung cấp đầu số 1900

Trước khi ký hợp đồng, shop nên hỏi rõ:

Tiêu chí	Nội dung cần xác nhận
Tình trạng số	Số còn khả dụng và thời gian giữ số
Hồ sơ	Loại hình tổ chức nào được đăng ký
Mức cước	Cước đối với người gọi và cách công bố
Chi phí	Khởi tạo, thuê bao, số đẹp, tổng đài và chuyển tiếp
Cuộc gọi đồng thời	Số kênh thoại hỗ trợ
Tổng đài	IVR, hàng đợi, ghi âm, báo cáo và gọi lại
Tích hợp	CRM, website, Zalo, Facebook, phần mềm bán hàng
Chất lượng	Nhà mạng kết nối, độ ổn định và phương án dự phòng
Hỗ trợ	Thời gian hỗ trợ và SLA xử lý sự cố
Dữ liệu	Vị trí lưu trữ, thời hạn lưu và phân quyền
Hợp đồng	Thời hạn, gia hạn, tạm ngừng và chấm dứt
Quyền sử dụng số	Điều kiện duy trì hoặc thay đổi nhà cung cấp

Đăng ký đầu số 1900 cho shop online đa kênh tại VDO

VDO cung cấp giải pháp tổng đài và hạ tầng công nghệ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống bán hàng, chăm sóc khách hàng tập trung.

Tùy theo nhu cầu, shop có thể được tư vấn:

• Lựa chọn đầu số phù hợp;
• Thiết kế menu IVR;
• Cấu hình hàng đợi và nhóm điện thoại viên;
• Triển khai tổng đài IP hoặc Cloud;
• Ghi âm và báo cáo cuộc gọi;
• Quản lý nhân viên từ xa;
• Kết nối CRM và phần mềm bán hàng;
• Xây dựng phương án dự phòng;
• Mở rộng số lượng máy nhánh khi shop phát triển.

Trước khi triển khai, VDO có thể khảo sát quy mô nhân sự, lưu lượng cuộc gọi và hệ thống phần mềm hiện tại để đề xuất cấu hình phù hợp, tránh đầu tư dư thừa hoặc thiếu năng lực xử lý vào giờ cao điểm.

Liên hệ VDO để được tư vấn đăng ký đầu số 1900 và triển khai tổng đài đa kênh phù hợp với mô hình kinh doanh của shop.

Kết luận

Đăng ký đầu số 1900 cho shop online đa kênh giúp xây dựng một hotline thống nhất, tiếp nhận nhiều cuộc gọi đồng thời, quản lý nhân viên và đo lường hiệu quả chăm sóc khách hàng.

Tuy nhiên, 1900 là đầu số có tính cước đối với người gọi nên không phù hợp với mọi mô hình. Shop cần đánh giá hành vi khách hàng, mục đích hotline, lưu lượng cuộc gọi và ngân sách trước khi lựa chọn.

Hiệu quả của hệ thống không chỉ nằm ở số 1900 đẹp hay dễ nhớ. Giá trị thực sự đến từ cách đầu số được kết hợp với tổng đài, CRM, quy trình chăm sóc khách hàng và dữ liệu đa kênh.

Câu hỏi thường gặp về đăng ký đầu số 1900

Đầu số 1900 là gì?

Đầu số 1900 là đầu số dùng cho dịch vụ giải đáp thông tin có tính cước đối với người gọi. Số có thể kết nối với tổng đài để tiếp nhận và phân phối nhiều cuộc gọi đồng thời.

Người gọi số 1900 có mất tiền không?

Có. Người gọi thường phải trả cước theo mức áp dụng cho đầu số. Mức cước cụ thể cần được kiểm tra tại thời điểm đăng ký và công bố rõ cho khách hàng.

Shop online có đăng ký đầu số 1900 được không?

Shop có pháp nhân hoặc hồ sơ kinh doanh phù hợp có thể đăng ký thông qua nhà mạng hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Điều kiện cụ thể phụ thuộc từng đơn vị cung cấp.

Cá nhân có đăng ký đầu số 1900 được không?

Cá nhân không có đăng ký kinh doanh thường khó đáp ứng điều kiện. Hộ kinh doanh cần hỏi nhà cung cấp về loại hồ sơ được chấp nhận.

Đăng ký đầu số 1900 mất bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào tình trạng số, tính đầy đủ của hồ sơ, quá trình xét duyệt và mức độ phức tạp của cấu hình tổng đài. Nhà cung cấp cần xác nhận tiến độ sau khi kiểm tra hồ sơ.

Có thể dùng số 1900 cho nhiều chi nhánh không?

Có. Tổng đài có thể phân phối cuộc gọi theo chi nhánh, khu vực, thời gian hoặc nhóm nhân viên nếu hệ thống được cấu hình phù hợp.

Nhân viên làm việc tại nhà có nghe số 1900 được không?

Có. Nhân viên có thể tiếp nhận cuộc gọi qua ứng dụng, trình duyệt, điện thoại IP hoặc phương thức chuyển tiếp được hỗ trợ.

Có thể tích hợp đầu số 1900 với CRM không?

Có, nếu tổng đài và CRM hỗ trợ API hoặc phương thức tích hợp tương thích. Khi có cuộc gọi, CRM có thể hiển thị thông tin và lịch sử của khách hàng.

Đầu số 1900 có ghi âm được không?

Có thể ghi âm khi đầu số được kết nối với tổng đài có chức năng này. Shop phải thông báo và quản lý dữ liệu ghi âm phù hợp với quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Nên chọn đầu số 1900 hay 1800?

Chọn 1900 nếu mô hình phù hợp với cuộc gọi có tính phí. Chọn 1800 nếu doanh nghiệp muốn miễn phí cuộc gọi để khuyến khích khách hàng liên hệ. Quyết định cần dựa trên mục đích hotline và hành vi khách hàng.