Trong thời đại làm việc từ xa, bán hàng đa kênh và chăm sóc khách hàng 24/7, nhiều doanh nghiệp đặt ra câu hỏi: Tổng đài có thể dùng trên điện thoại di động không?

Câu trả lời là Có. Với sự phát triển của công nghệ Cloud PBX và VoIP, nhân viên không còn phải ngồi cố định tại văn phòng để nghe và gọi điện qua tổng đài. Chỉ cần một chiếc smartphone có kết nối Internet, họ có thể sử dụng đầy đủ các tính năng của tổng đài doanh nghiệp ở bất kỳ đâu.

Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong vận hành, tiết kiệm chi phí đầu tư thiết bị và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng.

Tổng đài hoạt động trên điện thoại di động như thế nào?

Khác với các hệ thống tổng đài analog hoặc IP PBX truyền thống phải sử dụng điện thoại IP chuyên dụng, tổng đài Cloud hiện đại cho phép người dùng đăng nhập máy nhánh trực tiếp trên ứng dụng điện thoại.

Quy trình hoạt động gồm các bước:

• Doanh nghiệp đăng ký và triển khai hệ thống tổng đài Cloud.
• Mỗi nhân viên được cấp một tài khoản máy nhánh.
• Cài đặt ứng dụng Softphone trên điện thoại Android hoặc iPhone.
• Đăng nhập tài khoản.
• Nghe và gọi thông qua Internet giống như đang sử dụng điện thoại bàn tại văn phòng.

Toàn bộ dữ liệu cuộc gọi vẫn được lưu trữ trên hệ thống tổng đài của doanh nghiệp.

Tổng đài có thể dùng trên điện thoại di động không

Những tính năng của tổng đài có thể sử dụng trên điện thoại di động

Hầu hết các hệ thống tổng đài Cloud hiện nay đều cho phép người dùng sử dụng gần như đầy đủ các tính năng trên smartphone.

Nghe và gọi bằng số hotline doanh nghiệp

Nhân viên có thể:

• Nhận cuộc gọi từ khách hàng.
• Gọi ra bằng số hotline của công ty.
• Không hiển thị số điện thoại cá nhân.

Điều này giúp doanh nghiệp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và bảo vệ thông tin liên hệ của nhân viên.

Chuyển cuộc gọi nội bộ

Ngay trên ứng dụng, nhân viên có thể:

• Chuyển cuộc gọi cho phòng kinh doanh.
• Chuyển sang bộ phận kỹ thuật.
• Chuyển cho kế toán.
• Thực hiện hội nghị nhiều bên.

Ghi âm cuộc gọi

Tính năng ghi âm vẫn được duy trì như khi sử dụng điện thoại IP hoặc điện thoại bàn.

Doanh nghiệp có thể:

• Kiểm soát chất lượng dịch vụ.
• Đào tạo nhân viên.
• Giải quyết khiếu nại.
• Lưu trữ lịch sử giao dịch.

Hiển thị thông tin khách hàng

Khi tích hợp với CRM hoặc phần mềm bán hàng, hệ thống sẽ hiển thị:

• Tên khách hàng.
• Lịch sử mua hàng.
• Đơn hàng gần nhất.
• Ghi chú chăm sóc.
• Nhân viên phụ trách.

Nhờ đó, nhân viên có thể tư vấn nhanh và chính xác hơn.

Quản lý cuộc gọi nhỡ

Ngay cả khi nhân viên đang ngoại tuyến, hệ thống vẫn lưu lại:

• Cuộc gọi nhỡ.
• Lịch sử liên hệ.
• Tin nhắn thoại (nếu có).

Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng gọi lại khách hàng và hạn chế bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.

Lợi ích khi sử dụng tổng đài trên điện thoại di động

Làm việc mọi lúc, mọi nơi

Nhân viên có thể sử dụng tổng đài khi:

• Làm việc tại nhà.
• Đi công tác.
• Gặp khách hàng.
• Làm việc ngoài giờ.

Chỉ cần có kết nối Internet ổn định.

Tiết kiệm chi phí đầu tư

Doanh nghiệp không cần:

• Mua điện thoại IP.
• Đầu tư hệ thống dây điện thoại.
• Lắp đặt thiết bị tổng đài phức tạp.

Việc tận dụng smartphone sẵn có giúp tiết kiệm đáng kể chi phí.

Không bỏ lỡ cuộc gọi

Cuộc gọi vẫn được chuyển đến điện thoại của nhân viên dù họ không có mặt tại văn phòng.

Điều này giúp:

• Tăng tỷ lệ phản hồi khách hàng.
• Giảm cuộc gọi nhỡ.
• Nâng cao tỷ lệ chốt đơn.

Quản lý tập trung

Dù nhân viên làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau, doanh nghiệp vẫn có thể theo dõi:

• Nhật ký cuộc gọi.
• Thời lượng cuộc gọi.
• File ghi âm.
• Hiệu suất từng máy nhánh.
• Báo cáo theo thời gian thực.

Hỗ trợ mô hình làm việc từ xa

Đây là giải pháp phù hợp với:

• Doanh nghiệp nhiều chi nhánh.
• Công ty có nhân viên kinh doanh thị trường.
• Trung tâm chăm sóc khách hàng.
• Mô hình Hybrid Working và Remote Working.

Điều kiện để sử dụng tổng đài trên điện thoại

Để đảm bảo chất lượng cuộc gọi, doanh nghiệp nên đáp ứng các điều kiện sau:

Có kết nối Internet ổn định

Có thể sử dụng:

• Wi-Fi.
• 4G.
• 5G.

Cài đặt ứng dụng Softphone

Một số ứng dụng phổ biến gồm:

• Zoiper.
• Linphone.
• Grandstream Wave.
• MicroSIP (dành cho máy tính).
• Ứng dụng do nhà cung cấp tổng đài phát triển.

Hệ thống tổng đài hỗ trợ Cloud PBX hoặc SIP

Không phải mọi hệ thống tổng đài đều hỗ trợ đăng nhập trên điện thoại. Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn các giải pháp Cloud PBX hoặc SIP hiện đại để đảm bảo khả năng sử dụng linh hoạt.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng tổng đài trên điện thoại?

Giải pháp này đặc biệt phù hợp với:

• Doanh nghiệp thương mại điện tử.
• Công ty logistics.
• Công ty bất động sản.
• Doanh nghiệp bảo hiểm.
• Trung tâm chăm sóc khách hàng.
• Đội ngũ telesales.
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên làm việc từ xa.

Một số lưu ý khi sử dụng tổng đài trên điện thoại

Để hệ thống hoạt động ổn định, doanh nghiệp nên:

• Sử dụng tai nghe chất lượng tốt.
• Hạn chế dùng Wi-Fi công cộng.
• Cập nhật ứng dụng thường xuyên.
• Kích hoạt xác thực hai lớp nếu hệ thống hỗ trợ.
• Kiểm tra kết nối Internet trước các cuộc gọi quan trọng.
• Chuẩn bị nguồn sạc dự phòng khi làm việc ngoài văn phòng.

Câu hỏi thường gặp

Dùng tổng đài trên điện thoại có mất phí không?

Doanh nghiệp vẫn trả phí dịch vụ tổng đài theo gói sử dụng. Nếu gọi qua 4G hoặc 5G, có thể phát sinh thêm chi phí dữ liệu Internet theo gói cước của nhà mạng.

>>> tổng đài 1900 có miễn phí không ?

Chất lượng cuộc gọi có tốt không?

Nếu sử dụng đường truyền Internet ổn định, chất lượng cuộc gọi qua tổng đài Cloud trên điện thoại hoàn toàn có thể tương đương hoặc tốt hơn nhiều hệ thống điện thoại truyền thống.

Có thể dùng một tài khoản trên nhiều thiết bị không?

Tùy theo chính sách của từng nhà cung cấp. Một số hệ thống cho phép đăng nhập trên nhiều thiết bị, trong khi số khác chỉ hỗ trợ một phiên đăng nhập tại một thời điểm.

Có hiển thị số điện thoại cá nhân khi gọi không?

Không. Khi thực hiện cuộc gọi qua ứng dụng tổng đài, khách hàng sẽ chỉ nhìn thấy số hotline hoặc đầu số doanh nghiệp đã được cấu hình.

Kết luận

Nếu bạn đang băn khoăn tổng đài có thể dùng trên điện thoại di động không, thì câu trả lời là hoàn toàn có. Đây là xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ khả năng làm việc linh hoạt, tiết kiệm chi phí đầu tư và vẫn đảm bảo đầy đủ các tính năng của một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp.

Việc triển khai tổng đài Cloud trên smartphone không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng mà còn tạo điều kiện để đội ngũ bán hàng và hỗ trợ kỹ thuật làm việc hiệu quả ở bất kỳ đâu.

Triển khai tổng đài 1900 chuyên nghiệp trên điện thoại di động

Nếu doanh nghiệp muốn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm khách hàng, hãy cân nhắc triển khai tổng đài 1900 kết hợp với hệ thống Cloud PBX. Giải pháp này cho phép nhân viên sử dụng tổng đài ngay trên điện thoại di động, trong khi khách hàng chỉ cần ghi nhớ một đầu số 1900 duy nhất để liên hệ.

Lợi ích nổi bật gồm:

• Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp với đầu số thống nhất trên toàn quốc.
• Tiếp nhận và phân phối cuộc gọi thông minh đến đúng bộ phận hoặc nhân viên.
• Hỗ trợ làm việc từ xa trên điện thoại, máy tính và điện thoại IP.
• Ghi âm, thống kê và báo cáo cuộc gọi theo thời gian thực.
• Dễ dàng tích hợp với CRM, phần mềm bán hàng và các nền tảng chăm sóc khách hàng.

Nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch nâng cấp hệ thống liên lạc, hãy tìm hiểu thêm về dịch vụ tổng đài 1900 và đầu số 1900 để lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô hiện tại, đồng thời sẵn sàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

Tin tức liên quan

Tổng đài có thể mở rộng khi doanh nghiệp phát triển không?

Tổng đài có thể dùng trên laptop không?

Tổng đài cho TMĐT khác gì tổng đài CSKH truyền thống?