Khi quyết định dùng tổng đài 1900, nhiều doanh nghiệp băn khoăn:

👉 Nên chọn gói tổng đài 1900 nào để vừa tiết kiệm chi phí, lại vận hành hiệu quả?

Việc lựa chọn gói tổng đài phù hợp không chỉ giúp bạn tối ưu ngân sách mà còn đảm bảo trải nghiệm khách hàng, tăng hiệu suất telesales và CSKH. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng phân tích các yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chọn gói tổng đài 1900 đúng nhu cầu.

1️⃣ Xác định nhu cầu gọi – nhận cuộc gọi của doanh nghiệp

Đây là bước đầu tiên quyết định loại gói tổng đài 1900 phù hợp.

Hãy tự trả lời:

• Bạn có bao nhiêu tổng đài viên/người trực điện thoại?
• Bao nhiêu cuộc gọi vào trung bình mỗi ngày?
• Có cần nhân sự gọi ra (outbound) không?
• Có cần phân luồng cuộc gọi qua IVR?
• Có cần ghi âm, báo cáo chi tiết?

👉 Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp định hình gói dịch vụ cần thiết.

2️⃣ Chọn giữa Cloud Call Center và IP PBX (cục bộ)

Tổng đài 1900 hiện nay có hai giải pháp triển khai phổ biến:

☁️ a) Cloud Call Center (Tổng đài đám mây)

✔️ Không cần máy chủ đặt tại công ty
✔️ Triển khai nhanh, không tốn chi phí phần cứng
✔️ Quản lý qua web/app
✔️ Ghi âm, IVR, phân nhóm cuộc gọi, báo cáo dễ dàng
✔️ Dễ mở rộng khi doanh nghiệp phát triển

👉 Phù hợp với:

• Doanh nghiệp vừa & nhỏ
• Đội telesales/CSKH từ 5 – 50 người
• Môi trường làm việc linh hoạt / làm việc từ xa

📞 b) IP PBX (Tổng đài tại chỗ)

✔️ Giải pháp truyền thống
✔️ Thường dùng nếu doanh nghiệp có hệ thống nội bộ lớn
✔️ Có thể tích hợp nhiều chi nhánh

👉 Phù hợp với:

• Doanh nghiệp quy mô lớn
• Có đội kỹ thuật nội bộ
• Tiêu chí bảo mật dữ liệu cao

3️⃣ Chọn tính năng tổng đài theo nhu cầu vận hành

Tổng đài 1900 có thể cung cấp các tính năng khác nhau. Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp nên cân nhắc:

🔹 IVR – Phím bấm menu tự động

✔ Giảm tải trực tổng đài
✔ Phân luồng cuộc gọi chuẩn
✔ Chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng

>>> Xem thêm: Có thể đổi kịch bản lời chào tổng đài 1900 không?

👉 Nếu công ty có nhiều bộ phận (Sales, CSKH, kỹ thuật…), hãy chọn gói có IVR đa cấp.

🔹 Ghi âm cuộc gọi

✔ Theo dõi chất lượng telesales/CSKH
✔ Hỗ trợ đào tạo
✔ Dễ dàng kiểm tra khi có tranh chấp

👉 Ghi âm là tính năng cần thiết nếu team của bạn có nhóm lớn tư vấn – hỗ trợ.

🔹 Báo cáo thống kê chi tiết

✔ Lượng cuộc gọi theo ngày/tuần/tháng
✔ Nhân sự nào nhận cuộc gọi nhiều nhất
✔ Tỷ lệ bỏ cuộc, thời gian chờ

👉 Rất quan trọng khi bạn muốn tối ưu hiệu suất tổng đài.

🔹 Tích hợp CRM / ticket

✔ Tự động lưu thông tin khách hàng
✔ Giảm nhập liệu thủ công
✔ Chốt sale nhanh hơn

👉 Nếu team sales/CSKH dùng CRM, hãy chọn gói hỗ trợ tích hợp CRM.

4️⃣ Xác định số lượng người dùng & máy nhánh

Khi đăng ký gói tổng đài 1900, doanh nghiệp cần:

• Số lượng tổng đài viên cần kết nối
• Số lượng phòng ban
• Số lượng nhánh nội bộ

👉 Một gói tổng đài cơ bản chỉ hỗ trợ vài máy nhánh sẽ khác biệt rất lớn với gói dành cho 20–50 người sử dụng đồng thời.

5️⃣ Dựa vào tần suất cuộc gọi

Tính năng và chi phí gói sẽ phụ thuộc nhiều vào:

• Số cuộc gọi trung bình/ngày
• Cuộc gọi cao điểm theo mùa
• Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng

👉 Nếu bạn có đội telesales gọi ra nhiều thì hãy chọn gói có:
✔ Call queue/Call Blasting
✔ Tự động quay số (Auto Dialer)
✔ Tích hợp CRM chi tiết

6️⃣ So sánh các mức giá gói 1900 phổ biến

Tin tức liên quan

Đăng ký đầu số 1900 cho startup chuyên nghiệp

Đăng ký đầu số 1900 cho tập đoàn đa chi nhánh

Đăng ký đầu số 1900 cho chuỗi cửa hàng uy tín