Các chức năng cơ bản của tổng đài: Call transfer, Call Pickup, Call Forward

admin Tháng Mười 25, 2019

Tổng đài chăm sóc khách hàng ngày ngày luôn phải đối mặt với nhiều tính cách khách hàng khác nhau. Chính vì vậy, tổng đài điện thoại cũng cần có những chức năng đặc biệt để đảm bảo phục vụ nhu cầu của khách hàng. Đối với một tổng đài bình thường, tổng đài cần có các chức năng cơ bản của tổng đài Call transfer, Call Pickup, Call Forward … Vậy những chức năng này có ý nghĩa gì và nó hoạt động ra sao? Chúng ta cùng đi tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Các chức năng cơ bản của tổng đài: Call transfer, Call Pickup, Call Forward

Các chức năng cơ bản của tổng đài Call transfer, Call Pickup, Call Forward

Chức năng Call Transfer _ Chuyển cuộc gọi điện thoại nội bộ

Call transfer là chuyển cuộc gọi nội bộ đến một máy nhánh khác.

Có 2 loại chuyển cuộc gọi.

Blind Call transferChuyển máy không cần quan tâm đến tình trạng của máy nhánh được chuyển, nên trong trường hợp máy được chuyển bị gặp trường hợp máy bận hoặc bị không có ai trả lời thì người chuyển cũng không biết.
Trường hợp này có thể rơi vào tình trạng cuộc gọi bị ngắt đoạn.
Cách thực hiệnTransfer + ext + transfer ( hoặc nút # )
Khi đang nghe máy bấm nút transfer trên màn hình hoặc trên bàn phím (tùy thuộc vào dòng điện thoại) rồi bấm tiếp số máy cần chuyển rồi bấm tiếp transfer 1 lần nữa.
Attended Call transferChuyển máy có kiểm tra tình trạng của máy được chuyển, hoặc trao đổi trước với người được chuyển, thường được sử dụng cho các máy của tiếp tân. Trong trường hợp máy người được chuyển bị busy hoặc không nghe máy thì sẽ trả cuộc gọi về cho người chuyển.
Cách thực hiện*2 + ext + #
Khi N1 đang nghe cuộc gọi muốn chuyển cho N2 thì bấm phím *2 + N2 (số điện thoại) # trong trường hợp N2 bận máy, hoặc không nghe máy thì cuộc gọi trả về N1. Ngoài ra N1 có thể trao đổi trước với N2 xem có muốn nhận cuộc gọi này không rồi mới thực hiện chuyển.

Chức năng Call Pickup

Call Pickup là chức năng cướp cuộc gọi cho phép mọi người có thể nhấc máy của người khác trong nội bộ khi máy của họ đổ chuông.

Có 2 loại Call Pickup

Call Pickup trực tiếpCướp cuộc gọi trực tiếp từ 1 line cụ thể (Ví dụ N1 rước cuộc gọi từ N2)
Cách thực hiện##102#
Khi đang nghe máy bấm nút transfer trên màn hình hoặc trên bàn phím (tùy thuộc vào dòng điện thoại) rồi bấm tiếp số máy cần chuyển rồi bấm tiếp transfer 1 lần nữa.
Call Pickup group theo nhómVí dụ bạn có phòng sales 10 người, sẽ có nhiều người ra ngoài gặp gỡ khách hàng, khi có cuộc gọi đến vào các máy đó mà không ai bắt máy, nếu để khách chờ quá lâu thì họ có thể tắt máy. Với chức năng này, bạn cần phải cướp máy ngay, nhưng bạn sẽ không nhớ rõ máy đang đổ chuông là đường dây số bao nhiêu.
Call pickup group sẽ giải quyết bài toán cướp cuộc gọi trong nhóm.
Cách thực hiện*8#

Call Forward _ Chuyển cuộc gọi

Call forward là chức năng sử dụng để chuyển cuộc gọi thường sẽ được cài đặt sẵn khi có một điều kiện nào để sẽ được thực hiện.

Điều kiện chuyển cuộc gọi

§  Luôn luôn chuyển

§  Máy bận.

§  Không trả lời

§  Đổ chuông bao nhiêu giây

Call forward có thể chuyển cuộc gọi đi đâu

§  Chuyển ra số di động

§  chuyển đi line khác.

Cách chuyển

§  Bấm vào nút Call forward và làm theo hướng dẫn các tùy chọn.

Bổ sung các chức năng cơ bản của tổng đài

1Automated Attendanttrả lời các cuộc gọi đến bằng tin nhắn chung, các cuộc gọi có thể được chuyển đến đúng điện thoại
2Blacklistslọc các cuộc gọi độc hại
3Blind Transferchuyển cuộc gọi một cách mù quáng, mà không trả lời chúng trước
4Call Forward on Busychuyển hướng các cuộc gọi đến đến đích được chỉ định trước khi đường dây bận
5Call Forward on No Answerchuyển hướng các cuộc gọi đến đến đích được chỉ định trước nếu bạn không thể trả lời điện thoại
6Call Forward Variablecho phép bạn quay số mã đặc biệt để chuyển cuộc gọi từ số điện thoại của bạn sang điện thoại khác
7Call Parkingcho phép nhiều cuộc gọi được đặt trong hàng đợi và được trả lời bởi nhà điều hành có sẵn tiếp theo
8Call Queuingghi âm cuộc hội thoại
9Call Recordingphân trang cho đúng người nhận cuộc gọi
10Call Retrievalhướng cuộc gọi đến tiện ích mở rộng chính xác dựa trên số Quay số trực tiếp (DID)
11Call Routinglắng nghe trong các cuộc gọi
12Call Snoopingchuyển cuộc gọi đến tiện ích mở rộng khác
13Call Transfermột ứng dụng kết nối với hệ thống ERP / CRM của bạn. Các chi tiết liên lạc của khách hàng của bạn được hiển thị trước khi bạn
14Call Traytrả lời cuộc gọi đến. Bạn có thể chuyển cuộc gọi bằng ứng dụng và bạn có thể kiểm tra trạng thái cuộc gọi của đồng nghiệp
15Call Waitingcho phép sử dụng đèn flash móc để thay đổi giữa hai cuộc gọi đồng thời
16Caller IDxác định cuộc gọi / người gọi
17Caller ID Blockingchặn số của bạn xuất hiện trên ID người gọi
18Caller ID on Call Waitingchờ cuộc gọi: xác định cuộc gọi chờ
19Conference Bridgingcho phép một nhóm người tham gia vào cuộc gọi điện thoại
20Connection to web (based) ERP/CRM systemlưu trữ một bản sao danh sách liên lạc của bạn từ hệ thống ERP / CRM của bạn sang tổng đài điện toán đám mây. Tên của khách hàng sẽ được hiển thị trên điện thoại khi nhận được cuộc gọi đến của người nào đó
21Database Store / Retrievelưu trữ thông tin cuộc gọi trong cơ sở dữ liệu cục bộ để truy xuất sau
22Database IntegrationTích hợp cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn vào hệ thống điện thoại của chúng tôi
23Dial by Namecho phép người gọi bên ngoài nhận trợ giúp trong việc tìm số điện thoại mở rộng của người họ muốn gọi
24Direct Inward System Accesscho phép người gọi bên ngoài có quyền truy cập đầy đủ vào các chức năng PBX
25Distinctive RingCác vòng khác nhau dựa trên id người gọi hoặc lựa chọn người gọi thực hiện trong khi tương tác với người phục vụ tự động
26Do Not Disturbcác cuộc gọi đến sẽ tự động được chuyển đến hộp thư thoại, nhận hoặc mở rộng thay thế
27Fax Transmit and Receivecho phép truyền và nhận fax
28Interactive Directory Listingcho phép các cuộc gọi trong nước để tra cứu tiện ích mở rộng người theo tên của họ
29Interactive Voice Response (IVR)hệ thống nâng cao để xử lý cuộc gọi cho phép người gọi điều hướng hệ thống menu bằng cách quay số được cung cấp từ một loạt các tùy chọn
30Local and Remote Call Agentsnhân viên có thể đăng nhập vào tổng đài chăm sóc khách hàng từ bất kỳ điện thoại nào, cho phép họ thực hiện và nhận cuộc gọi như thể họ đang ở trong văn phòng
31Mobile convergencegọi với điện thoại di động của bạn thông qua mạng điện thoại cố định. Tiện ích mở rộng cố định của bạn sẽ được hiển thị. Định cấu hình điện thoại cố định của bạn thông qua ứng dụng điện thoại đám mây edpnet
32Music On Holdnhạc trong khi giữ cuộc gọi
33Music On Transfernhạc trong khi chuyển cuộc gọi
34Predictive Dialertự động gọi một danh sách các số điện thoại, sàng lọc các cuộc gọi không cần thiết như máy trả lời và tín hiệu bận, sau đó kết nối một nhà điều hành chờ với khách hàng
35Overhead Paginghoặc liên lạc nội bộ, điều này cho phép loa được đặt ở vị trí trung tâm được “quay số” để thực hiện thông báo
36Remote Call Pickupcho phép nhận cuộc gọi tại một địa điểm từ xa
37Remote Office Supportcho phép người dùng truy cập dịch vụ điện thoại của họ từ bất kỳ điện thoại nào
38Roaming ExtensionsCá nhân được cung cấp số tiện ích mở rộng thay vì điện thoại có tiện ích mở rộng. Một người đăng nhập vào điện thoại (sử dụng mã PIN) và tất cả các cuộc gọi đến tiện ích mở rộng của họ sau đó được chuyển qua điện thoại đó.
39Route by Caller IDKết nối cuộc gọi với tiện ích mở rộng nhất định, hàng đợi cuộc gọi hoặc nhóm tiện ích mở rộng dựa trên số điện thoại của người gọi
40Spell / Saycó thể “đọc” các chữ cái và số cho người gọi
41Streaming Media Accesscho phép truyền phát đa phương tiện như mp3 trực tiếp vào hệ thống điện thoại, hữu ích để giữ tin nhắn
42Supervised Transfercho phép một người chuyển cuộc gọi sang tiện ích mở rộng khác bằng cách thông báo cuộc gọi đầu tiên đến tiện ích được chuyển
43Three-way Callingthêm bên thứ ba vào cuộc trò chuyện đang diễn ra
44VoicemailChỉ báo trực quan cho Chờ tin nhắn, thư thoại đến email, giao diện thư thoại web

Xem thêm bảng giá và tính năng của tổng đài 1900