Dịch vụ tổng đài ảo (hay còn gọi là tổng đài điện thoại ảo) là một dịch vụ điện thoại trực tuyến được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ. Nó cho phép doanh nghiệp thiết lập một số điện thoại duy nhất, và khách hàng có thể gọi đến số này để liên lạc với doanh nghiệp. Khi cuộc gọi đến, tổng đài ảo sẽ trả lời tự động và hướng dẫn khách hàng chọn các tùy chọn để được phục vụ tốt nhất.

Các tính năng của dịch vụ tổng đài ảo bao gồm:

• Quản lý cuộc gọi đến và đi của doanh nghiệp
• Hỗ trợ khách hàng thông qua các tùy chọn giọng nói hoặc các menu
• Chuyển cuộc gọi đến các nhân viên hoặc phòng ban phù hợp
• Ghi âm cuộc gọi để dễ dàng theo dõi và đánh giá
• Cung cấp các thông tin liên lạc cần thiết cho khách hàng, ví dụ như địa chỉ email hoặc website của doanh nghiệp

Tổng đài điện thoại ảo là một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, để tăng tính chuyên nghiệp, cải thiện khả năng tiếp cận khách hàng và giảm chi phí.

Có nhiều lý do mà doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tổng đài ảo. Dưới đây là một số lý do phổ biến:

1. Tiết kiệm chi phí: Sử dụng dịch vụ tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với việc thuê nhân viên để quản lý và trả lời cuộc gọi.
2. Tăng tính chuyên nghiệp: Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tăng tính chuyên nghiệp trong việc quản lý các cuộc gọi đến và đi. Khách hàng sẽ được tiếp đón một cách chuyên nghiệp hơn, từ đó tăng độ tin tưởng và tăng khả năng giữ chân khách hàng.
3. Tăng hiệu quả làm việc: Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả làm việc bằng cách giải phóng các nhân viên khỏi việc trả lời điện thoại và tập trung vào công việc chính của mình.
4. Dễ dàng quản lý: Dịch vụ tổng đài ảo cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ quản lý và giám sát cuộc gọi. Do đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và theo dõi hoạt động của tổng đài ảo.
5. Tăng khả năng tiếp cận khách hàng: Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tăng khả năng tiếp cận khách hàng bằng cách cung cấp các kênh liên lạc khác nhau như cuộc gọi, tin nhắn, email và trò chuyện trực tuyến.

Tóm lại, sử dụng dịch vụ tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng tính chuyên nghiệp, tăng hiệu quả làm việc, dễ dàng quản lý và tăng khả năng tiếp cận khách hàng.

>>> Các công nghệ có thể được tích hợp với tổng đài ảo

Những nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo tại Việt Nam

Hiện nay có nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo tại Việt Nam. Dưới đây là những nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo tại Việt Nam:

1. Viettel IDC: Đây là một trong những nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hàng đầu tại Việt Nam. Viettel IDC cung cấp các giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp và tổ chức bao gồm các tính năng như tổng đài đa kênh, ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, và hỗ trợ khách hàng.
2. FPT Telecom: FPT Telecom cũng là một trong những nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo phổ biến tại Việt Nam. Các giải pháp tổng đài ảo của FPT Telecom bao gồm các tính năng như phát triển cuộc gọi đến, quản lý dịch vụ, báo cáo cuộc gọi và hỗ trợ khách hàng.
3. VinaPhone: VinaPhone là một trong những nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hàng đầu tại Việt Nam. Các giải pháp tổng đài ảo của VinaPhone bao gồm các tính năng như quản lý cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, và hỗ trợ khách hàng.
4. VNPT: VNPT cũng cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam. Các tính năng của giải pháp tổng đài ảo của VNPT bao gồm quản lý cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi và hỗ trợ khách hàng.

Ngoài ra, còn có nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo khác như Mobifone, CMC Telecom, Viettel Post, Zalo Business, … Bạn có thể tìm hiểu thêm về các nhà cung cấp dịch vụ này để chọn lựa phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp của bạn.