Cấu Tạo Hệ Thống Tổng Đài Nội Bộ Và Những Tính Năng Của Hệ Thống
Hệ thống của tổng đài nội bộ mỗi doanh nghiệp chính là thiết bị không thể thiếu trong việc hoạt động và quản lý tại cơ sở. Vậy các bạn đã bao giờ thắc mắc về cấu tạo hệ thống tổng đài nội bộ như thế nào và các tính năng của hệ thống này ra sao không? Bài viết sau đây sẽ cung cấp những thông tin về cấu tạo hệ thống tổng đài nội bộ cũng như các tính năng của nó, hãy cùng tìm hiểu nhé!
Tìm Hiểu Về Cấu Tạo Hệ Thống Tổng Đài Nội Bộ
Cấu Tạo Chính Của Hệ Thống Tổng Đài Nội Bộ
Cấu tạo của một hệ thống tổng đài nội bộ bao gồm những bộ phận sau:
– Tổng đài điện thoại: đây là bộ trung tâm chuyên xử lý các thông tin, chuyển mạch tất cả những cuộc gọi, tín hiệu số, tín hiệu đàm thoại…
– Đường trung kế: hay còn được gọi là các đường line bưu điện từ các nhà cung cấp mạng điện thoại
– Máy nhánh: bao gồm tất cả các loại điện thoại mẹ bồng con, điện thoại bàn, máy fax, máy in…
– Hộp cáp: đây nơi tập trung của những dây tín hiệu, dùng để đấu nối những thiết bị đầu cuối lại với nhau. Mục đích là nhằm chống rỉ sét và có thể phục vụ công tác bảo dưỡng, bảo trì được tốt hơn.
Phụ Kiện Đi Kèm Với Hệ Thống Tổng Đài Nội Bộ
*Những phụ kiện đi kèm của tổng đài nội bộ bao gồm:
– Bộ nguồn dự phòng: Nguồn dự phòng sẽ kết nối trực tiếp vào tổng đài phòng khi cúp điện, đảm bảo sự hoạt động của tổng đài khi mất điện.
– Bàn giám sát DSS: Nhận biết tình trạng của máy nhánh trong hệ thống (gác máy, bận máy, trung kế bận, trung kế rảnh…)
– Hiển thị số điện thoại gọi đến (CID) gồm có 3 loại sẽ tùy thuộc vào dòng tổng đài mà doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
+ Tổng đài đã được tích hợp sẵn. Tổng đài này sẽ hiển thị trực tiếp phía trên các điện thoại bàn (có màn hình).
+ Hộp dùng để hiển thị số điệnt hoại gọi đến sẽ nằm độc lập với tổng đài được gắn thêm vào.
+ Card dùng dể hiển thị số điện thoại gọi đến: card này chỉ dành riêng cho những dòng tổng đài không tích hợp sẵn mà buộc phải nâng cấp riêng ra.
Sơ Đồ Kết Nối Của Tổng Đài Nội Bộ
Sơ đồ kết nối của tổng đài nội bộ bao gồm:
– Trên tổng đài sẽ có nhiều cổng được gọi chung là các port.
– Các cổng dùng để kết nối với những đường line bên ngoài được gọi là đường trung kế (CO)
– Các cổng dùng để kết nối với những thiết bị bên trong được gọi là những máy nhánh (EXT)
– Trên tổng đài luôn có 1 cổng COM – dùng để kết nối với máy tính chủ để có thể dễ dàng quản lý toàn bộ hệ thống.
– Cổng để kết nối với bình lưu điện.
– Tất cả những thiết bị trong tổng đài sẽ được kết nối với nhau bằng một dây điện thoại loại 2P hoặc loại 4P, thông thường sẽ có 1 dây có 2 ruột bao gồm dây mát và dây nóng.
Tìm Hiểu Về Hoạt Động Và Các Tính Năng Của Tổng Đài Nội Bộ
Khi nhận được tín hiệu cuộc gọi có tác động từ phía bên ngoài vào (gọi là đường trung kế) tổng đài sẽ nhận được các tín hiệu và ngay lập tức xử lý cuộc gọi đó.
Cách Lập Trình Hệ Thống Tổng Đài Nội Bộ Như Thế Nào?
Có 2 cách để lập trình tổng đài nội bộ như sau:
+ Cách thứ nhất là đổ chuông trực tiếp: sẽ có những quy định về đổ chuông cho các máy nhánh trực tiếp nào đó, điện thoại viên sẽ chỉ cần nhấc máy và trao đổi, trò chuyện cùng với khách hàng.
+ Cách thứ hai là chế độ DISA: tổng đài nội bộ sẽ tự động phát ra một câu chào đã cài đặt sẵn để hướng dẫn các khách hàng thực hiện các thao tác trực tiếp ngay trên điện thoại của khách hàng để có thể gặp được bộ phận mà khách hàng mong muốn gặp. Khi khách hàng gọi đến tổng đài 1900 trên hệ thống tổng đài nội bộ, trong vòng khoảng 10 giây nếu vị khách hàng không thực hiện thao tác thì tổng đài sẽ tự động đổ chuông ở trên máy nhánh mà ban đầu đã được quy định.
Quy Định Số Máy Lẻ Trên Hệ Thống Tổng Đài Nội Bộ Như Thế Nào?
Mỗi máy nhánh của tổng đài nội bộ sẽ được quy định bằng một con số nhất định mà ban đầu doanh nghiệp đăng ký đã lập trình cho nó trên các port (cổng) của tổng đài nội bộ.
+ Ví dụ như: ta quy định phòng kinh doanh số 101, phòng tiếp tân số 102, phòng nhân sự số 103,… .Khi phòng kinh doanh muốn gọi qua phòng tiếp tân ta chỉ việc nhấc máy lên và bấm 102. Lúc này tổng đài nội bộ sẽ phát tín hiệu số từ cổng 101 sang cổng 102 và máy nhánh tại cổng 102 sẽ đổ chuông.
+ Có 1 cuộc gọi đang được thực hiện vào đã kết nối được với tổng đài và đã gặp được tiếp tân. Khi khách hàng yêu cầu được gặp 1 bộ phận khác thì tiếp tân sẽ thực hiện cấc thao tác là bấm phím flash ở trên điện thoại bàn và sau đó tiếp tục bấm số nội bộ cần chuyển hướng cuộc gọi. Tổng đài nội bộ sẽ vẫn giữ cuộc gọi ở port đó và sẽ tự động chuyển tiếp sang port mà tiếp tân đã ra lệnh chuyển đổi.
Bạn có thể tìm hiểu thêm: Cách Gọi Điện Thoại Bàn Có Số Máy Lẻ Như Thế Nào?
Tăng Khả Năng Bảo Mật Và Quản Lý Cao Với Hệ Thống Tổng Đài Nội Bộ
+ Tổng đài đã lập sẽ cấp mật khẩu cho từng máy nhánh. Khi bạn gọi ra ngoài hệ thống tổng đài sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu thì mới được phép gọi ra.
+ Có quy định về từng trung kế được phép gọi như: di động, nội thành hay liên tỉnh, ….
Copyright © 2017 dauso1900.vn. Thiết kế và nội dung Công Ty Dịch Vụ Viễn Thông Số.